Аудит приобретения и расходования товаро-материальных ценностей

   Доверенность  от имени юридического лица, основанного  на государственной или муниципальной  собственности, на получение или  выдачу денежных средств и других ценностей должна быть подписана  также главным бухгалтером этой организации. Доверенность, в которой  не указана дата её совершения, ничтожна.

   Поступившие в организацию товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты передаются соответствующему подразделению организации (складу) как основание для приёмки  и оприходования материалов.

   Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.

   При приёмке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении  соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в расчетных  документах.

   Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются  специальными нормативными документами. Приемка и оприходование поступающих  материалов и тары оформляется соответствующими складами, путем составления приходных  ордеров (типовая межотраслевая  форма №М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. №71а), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными.

   Прибытие  нескольких грузов от одного и того же поставщика несколько раз в  течение дня, допускается составление  одного приходного ордера в целом  за день. При этом каждую отдельную  приемку материала в течение  этого дня делаются записи на обороте  ордера, которые в конце дня  подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.

   Вместо  приходного ордера приемка и оприходование  материалов может оформляться проставлением  на документе поставщика (счет-фактура, накладная) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и  в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа, и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

   При перевозке грузов автотранспортом  приёмка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между  данными накладной и фактическими данными).

   При установлении несоответствия поступивших  материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным документам поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует  предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приёмку осуществляет Комиссия, которая оформляет её актом о  приемке материалов.

   В случае составления приёмного акта приходный ордер не оформляется.

   Приёмный  акт о приёмке служит основанием для предъявления претензий и  исков к поставщику и (или) транспортной организации.

   Материалы должны приходоваться в соответствующих  единицах измерения (весовых, объёмных, линейных, в штуках). По этим единицам измерения устанавливается учетная  цена.

   Материалы поступают в одной единице  измерения (например, по весу), а отпускается  со склада по другой (например, поштучно), оприходование и отпуск отражается в первичных документах, на складских  карточках и соответствующих  регистрах бухгалтерского учета  одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной  в документах поставщика, затем в  скобках – количество в единицах измерения, по которой материал будет  отпускаться со склада.

   Если  в расчетных документах поставщика указана более крупная (мелкая) единица  измерения (тонна), чем принято в  организации (килограмм), такие материалы  приходуются в той единице  измерения, которая принята в  организации.

   Если  направить материалы непосредственно  в подразделения организации, минуя  склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. В приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

   Материалы, которые могут завозиться транзитом  непосредственно в подразделения  организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

   Приемные  акты и приходные ордера должны составляться в день поступления соответствующих  материалов на склад в сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих  грузов.

   Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут  расходоваться.

   Если  материалы приняты на ответственное  хранение, относятся в соответствии со ст. 225 Гражданского кодекса Российской Федерации к бесхозным вещам и являются скоропортящимися или издержки по их хранению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то организация может использовать указанные материалы в производственных целях или продать. При этом указанные материалы приходуются в организации по рыночной стоимости.

   Выручка от продажи этих материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов для собственных нужд организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику материалов.

   В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов, а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями. Контроль за своевременным оприходованием прибывших  грузов осуществляется согласно решению  руководителя организации соответствующими подразделениями то есть бухгалтерской  службой, службой снабжения или  должностными лицами.

   Покупка материалов подотчетными лицами организации  подлежат сдаче на склад. Приход материалов производится в общеустановленном  порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета  и чеки магазинов,

   квитанция к приходному ордеру – при покупке  у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке  на рынке или у населения), которые  прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

   Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях  когда:

• осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

   продукция, изготовленная подразделениями  организации, используется для внутреннего  потребления в организации или  для дальнейшей переработки.

• производится сдача отходов, образующихся в процессе продукции, а также сдача брака;
• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.

   Операции  по передаче материалов из одного подразделения  в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

   Стоимость материалов, оставшихся на конец месяца в пути или не вывезенных со складов  поставщиков, в конце месяца отражается в бухгалтерском учете по Дт.10 «Материалы» Кт.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (без оприходования  этих ценностей на склад). В следующем  месяце эта запись сторнируется.

   Налог на добавленную стоимость начисленный  при приобретении материалов, учитывается  на счете «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям» одновременно с оприходованием поступивших материалов. Налог цены не включается в фактическую  себестоимость материалов и в  их учетные записи.

   В случаях, когда в первичных учетных  документах (счетах-фактурах, накладных, приходно-кассовых ордеров, актах выполненных  работ), подтверждающих стоимость приобретенных  материальных ресурсов, не выделена сумма  налога, то и в расчётных документах (поручениях, требованиях-поручениях, реестров чеков и реестров на получение  средств с аккредитива) исчисление ее расчетным путем не производится. Стоимость приобретенных в таких  случаях материальных ресурсов, включая  предполагаемый по ним налог, учитывается в целом на счетах учета материально-производственных запасов.

2. Аудит операций по выбытию: продаж и списания материалов

   При продаже организацией материалов физическим и юридическим лицам цена продажи  определяется по соглашению сторон (продавца и покупателя). Материалы должны продаваться по рыночным ценам с  учетом их физического состояния. Исчисление и уплата налога к цене продаваемых  материалов осуществляется организацией в порядке, предусмотренном действующим  законодательством. Продажа материалов оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим  аналогичные функции, путем выписки  накладной на отпуск материалов на сторону, на основании договоров  или других документов и разрешения руководителя организации или уполномоченных лиц.

   Порядок вывоза и выноса с территории организации  материалов, оформления пропусков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материалов устанавливается  организацией.

   При отгрузке материалов для продажи  определяются суммы, подлежащие оплате покупателем, оформляется и предъявляется  ему к оплате расчетный документ.

   Продавец (поставщик) учитывает по дебету счета  учета расчетов в корреспонденции  с кредитом счета учета продаж следующие суммы, подлежащие оплате покупателем:

   1. стоимость отгруженных материалов  по договорным ценам;

   2.налог  на добавленную стоимость в  размерах, установленных законодательством.

   В случае образования задолженности  за покупателями списываются в дебет  счета учета продаж:

1. фактическая себестоимость материалов (при применении учетных сумма стоимости материалов по учетным ценам и доля отклонений или транспортно-заготовительных расходов, относящихся к этим материалам);
2. расходы по продажам, относящиеся к проданным материалам;
3. налог на добавленную стоимость – в суммах, определенных в соответствии с действующим законодательством;
4. дебетовое или кредитовое сальдо по счету учета продаж списывается на финансовые результаты организации.

   Оплаченная  сумма покупателем отражается по дебету соответствующих счетов учета  денежных средств в корреспонденции  с кредитом счетов учета расчетов.

   Аналитический учет расчетов с покупателями за отгруженные (отпущенные) им материалы должен вестись  по каждому предъявленному покупателю и заказчику счету.

   Списание  материалов со счетов учета запасов  может осуществляться в следующих  случаях:

1. пришедшие в негодность по истечении сроков хранения;
2. морально устаревшие;
3. при выявлении недостач, хищений или порчи, пожаров, аварий, стихийных бедствий.

   Подготовка  необходимой информации для принятия руководством организации решения  о списании материалов осуществляется Комиссией с участием материально-ответственных  лиц. Комиссией осуществляется ряд  функций:

1. непосредственный осмотр материалов;
2. установление причин непригодности к использованию материалов (нарушений условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий);
3. выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;
4. определение возможности использования материалов на другие цели или их продажи;
5. составление акта на списание материалов;
6. представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;
7. проведение совместно с экономическими службами (специалистами) организации оценки рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств (моральный износ материалов, изменение рыночной цены) и определение стоимости отходов (лома, утиля);
8. осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материалов.

   В акте на списание материалов указывается:

• наименование списываемых материалов и их отличительные признаки;
• количество;
• фактическая себестоимость;
• установленный срок хранения;
• дата (месяц, год) поступления материалов;
• причина списания;
• информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.