Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Проверка  расчетных операций может иметь  сплошной или выборочный характер. Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию (таблица).

Таблица 1

Вопросы и аудиторские доказательства для  проверки расчетов с подотчетными лицами

 

Продолжение таблицы

 

     При проверке авансовых отчетов по форме  следует протестировать следующее:

• соответствие типовой форме № АО-1 «Авансовый отчет»;
• наличие номера и даты составления;
• указание подотчетного лица;
• указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• указание назначения аванса;
• наличие подписей;
• заполнение обратной стороны авансового отчета.

     Методика  документальной проверки авансовых  отчетов по существу заключается  в проверке законности отраженных в  учете операций с подотчетными лицами.

     При этом необходимо проконтролировать  соблюдение сроков предоставления авансовых  отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных  лиц аудитор проверяет путем  сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет  и в авансовых отчетах. При  этом необходимо руководствоваться  Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Срок отчетности не может превышать трех рабочих  дней по истечении срока, на который  выданы деньги, или со дня возвращения  из командировки. При этом аудитор  должен убедиться в наличии приказа  руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут  выдаваться деньги под отчет, и о  сроках отчетности. Параллельно проверяется  наличие значительной дебиторской  задолженности подотчетных лиц  и сроки ее отражения в бухгалтерском  учете, а также причины непогашения  дебиторской задолженности.

     Вместе  с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом  отчете. 

     2.2. Типичные нарушения  при осуществлении расчетов с  подотчетными лицами

     Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

     Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных  пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

     1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

     1.2. В приказе о порядке выдачи  подотчетных средств не установлен  круг лиц, имеющих право на  получение денег под отчет,  или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

     1.3. Выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

     1.4. Выдача денежных сумм из кассы   под отчет лицам, не являющимся

работниками предприятия;

     1.5. Выдача денег под отчет лицам,  не рассчитавшимся по ранее  выданным авансам;

     1.6. Списание подотчетных сумм за  счет чистой прибыли предприятия;

     1.7. Несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

     1.8. Допускается передача полученных  под отчет наличных денег одним работником другому;

     2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов

     2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

     2.2. Отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания  в командировке;

     2.3. Несоблюдение установленных норм  командировочных расходов;

     2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх

установленных норм;

     2.5. Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм;

     3. Нарушение порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов

     3.1. Нарушение порядка удержания  подоходного налога и начисления  фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

     3.2. Некорректное выделение налога  на добавочную стоимость в  суммах командировочных расходов;

     4. Нарушения при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг  подотчетными лицами

     4.1. Выделение сумм налога на добавленную  стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

     4.2. Списание на затраты сумм налога  на добавленную стоимость от  стоимости материальных ценностей,  приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

     5. Нарушения порядка учета представительских  расходов

     5.1. Несоответствие фактического размера  представительский расходов

утвержденной  смете (или ее отсутствие);

     5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;

     6. Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами

     6.1. Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами;

     6.2. Неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода;

     6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не  по каждому подотчетному лицу  и выданной сумме одновременно;

     6.4. Несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере №  7 или других регистрах;

     7. Нарушения в форме и реквизитах  первичных документов

     Рассмотрим  подробнее ряд допускаемых организациями  ошибок при выдаче денег под отчет  и контроле за их использованием.

          Нарушение: в организации не  проводится инвентаризация расчетов

с подотчетными лицами.

     В соответствии с пунктом 26 Положения  о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного  приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить  инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том  числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна  перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности.

     Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, определено, что  при инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также  правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому  подотчетному лицу.

     При большом количестве подотчетных  лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

          Нарушение: к авансовым отчетам  не прилагаются либо прилагаются

не имеющие  всех обязательных реквизитов первичные  оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных  сумм расходы.

     В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129‑ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о

     бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

     Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных  услуг, счета, счета-фактуры, проездные  документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

     При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание хозяйственной операции;
• денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;
• наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные