Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

1.2  Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность .

В связи с тем, что аудит  расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения  кассовых операций, удобнее проводить  их параллельно.

Контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером осуществляется на основании приказов по учетной  политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении  работников организации в командировки, а также журнала регистрации  авансовых отчетов.

При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец  каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует  сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами  по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этих процедур проверяется  соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые  отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому  подотчетному лицу с представленными  авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение всех перечисленных  действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого  авансового отчета и в правильном распределении сумм по авансовым  отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одно из направлений получения  аудиторских доказательств –  инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет  требованиям п. 11 Положения о порядке  ведения кассовых операций, утвержденного  решением совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 № 40.

При инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также  суммы выданных авансов по каждому  подотчетному лицу (дата выдачи, целевое  назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться  чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  были выданы денежные средства (или  со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под  отчет наличных денег одним лицом  другому запрещается.

 

1.3 Основы аудита  расчетов с подотчетными лицами

 

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Они включают:

1) приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

2) оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

3) расходы на командировки по территории РФ и за границу;

4) представительские расходы.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов аудитора.

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- приказы о направлении сотрудников в командировку;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- баланс предприятия;

- отчет о движении денежных средств;

- главная книга;

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Основные нарушения –  злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1) нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся

работниками предприятия;

- выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2) нарушения при оформлении командировочных расходов

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в

командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- отсутствие локальных нормативных актов организации (приказов,

распоряжений, коллективных договоров) об оплате суточных сверх  установленных норм;

- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3) нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

- нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. Согласно решения Высшего Арбитражного суда РФ от 26.01.05 N 16141/04 сумма превышения фактических расходов над нормативными по суточным, налогом на доходы физических лиц не облагается, если эти фактические расходы определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации;

- некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах

командировочных расходов;

4) нарушения при приобретении материальных ценностей, работ, услуг

подотчетными лицами:

- выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

- списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5) нарушения порядка учета представительских расходов:

- несоответствие фактического размера представительских расходов

утвержденной смете;

- отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

6) Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

- несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах. Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

1) внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

2) в нарушение Порядка ведения кассовых операции в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;

3) приказы о направлении работников в командировки не оформляются – следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;

4) в нарушение ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;

5) в нарушение Налогового кодекса учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;

6) в нарушение Порядка ведения кассовых операции в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

При проверке расчетов с  подотчетными лицами применяются практически  все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности  расчетов сотрудников предприятия  по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций.

Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные  суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица. Далее с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход подотчетного лица.

Основными контрольными процедурами  являются:

1) проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

2) проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не

отчитавшимися по ранее полученным авансам;

3) проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

4) проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

5) проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены;

7) проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

8) проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

9) проверка правильности возмещения командировочных расходов. Для

выполнения этой процедуры  при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

10) проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

11) проверка правильности удержания налога на доходы физических лиц при командировках. Следует иметь в виду, что при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, а также суточные сверх норм, если они определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Не включаются также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на