Аудит расчетов с подотчетными лицами

Четвертый вариант  завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются  все материалы, необходимые для  оценки состояния бухгалтерского учета  и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию. 
 

3. АУДИТ РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 

3.1. Аудит расчетов  с подотчетными лицами по методике  В.И. Подольского 

3.1.1. Составление  программы аудиторской проверки  расчетов с подотчетными лицами 
 

      Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу  изучения документов в зависимости  от состояния данного раздела  учета на предприятии. Для сбора  информации при составлении программы  аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 2.

      По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вышеназванному вопроснику аудитор  может сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение п. 11 ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы. 

3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить не допускается ли под видом командировочный расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4. В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.

5. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физический лиц» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

6. В нарушение ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ (утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552) сметы представительский расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

7. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительский расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

8. В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые. 
 

3.1.2. Контрольные  процедуры для выявления возможных  нарушений 
 

По результатам  опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

      Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур. Основными контрольными процедурами  являются:

Процедура 1.1.1 —  проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные деньги их кассы  на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному  руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 —  проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. —  проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. —  наличие подотчетных лиц в  штате предприятия.

Процедура 1.1.5. —  проверка правильности списания подотчетных  сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды (включая Пенсионный фонд 1 % и 28% соответственно).

Процедура 2.1.1 —  проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к  авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. —  проверка наличия приказов о направлении  работников в командировку.

Процедура 2.1.3 —  проверка правильности возмещения командировочных  расходов. Нормы возмещения командировочных  расходов определены:

• ПИСЬМОМ Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН" — в пределах РФ — суточные (22 руб.), расходы по найму жилья (145 руб.; без документов — 4,5 руб.);

• ПИСЬМОМ Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) и ПИСЬМОМ Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) — соответственно суточные и расходы по найму жилья при загранкомандировках (в зависимости от страны);

• ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН" — нормы суточных при командировках во все страны — бывшие республики СССР.

Процедура 2.1.4. —  проверка правильности ведения учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 —  проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм. Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования  и в Фонд занятости населения (в Фонд социального страхования  отчисления не производятся). При оплате работникам расходов на краткосрочные  командировки как внутри страны, так  и ее пределы, в облагаемый доход  работника не включаются:

• суточные в пределах норм, установленных законодательством;

• расходы по найму жилья в пределах норм;

• фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

Процедура 2.2.2 —  проверка правильности выделения НДС  в сумме командировочных расходов. Суммы НДС выделяют по

• проезду к месту служебной командировки и обратно;

• затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями;

• хранению багажа;

• расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

Процедура 3.1.1 —  проверка правильности отражения в  учете НДС по приобретенными подотчетным  лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС (ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ"). При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации  приобретены материальные ценности, только на основании того, что они  приобретены за наличный расчет, НДС  не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается  на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура 4.1.1 —  проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы  — это затраты предприятия  по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и  учреждений (включая иностранных), прибывших  для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного  сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся  затраты, связанные с проведением  официального приема (завтрака, обеда  или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно  зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием  во время переговоров и мероприятий  культурной программы, оплатой услуг  переводчиков, не состоящих в штате  предприятия.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм (0,5 % от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год), и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых  должны быть указаны дата, место, программа  проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон (ПИСЬМО Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95) "НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУ КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ").

Процедура 4.1.2 —  проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 —  проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность  подотчетных лиц предприятию  и предприятия подотчетным лицам  должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 —  проверка соответствия записей в  авансовых отчетах и журнале-ордере № 7. 

3.1.3. Проверка  документов по расчетам с подотчетными  лицами по форме 
 

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором  с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с  подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает  взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена ниже в Приложении 4.

Взаимоувязка аналитический и синтетический данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется компьютеризованная форма учета, следовательно необходимость в блоках № 4 и 5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчетный период. (Бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных правил отражения операций.) 
 

3.1.4. Проверка  расчетов с подотчетными лицами  по содержанию 
 

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить  следующие ключевые моменты.

Предельные сроки  командировки. В соответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР" служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.