Аудит расчетов с подотчетными лицами

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в  кассу организации, реализующей  продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

За несоблюдение установленного порядка, согласно пункту 9 вышеназванного Указа Президента РФ, на организации налоговыми органами налагается штраф в двукратном размере  внесенной на расчетный счет суммы. 

Ошибка: бухгалтерия  организации неправомерно принимает  авансовые отчеты, дата составления  которых противоречит датам, указанным  на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных  средств.

Принцип временной  определенности фактов хозяйственной  деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете  и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения  финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета  в том отчетном периоде, в котором  данные операции имели место.

На основании  этого Положения даты, проставленные  на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных  работ, квитанциях к приходным кассовыми  ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем  на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие  в указанных датах свидетельствует  о следующих фактах:

• в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

• во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие  в первом случае уже подробно рассмотрены.

Остановимся на втором случае, когда даты, указанные  на первичных оправдательных документах, более ранние, чем на расходном  кассовом ордере на получение подотчетных  средств. Такой случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных  сумм расходов работников, произведенных  на хозяйственные нужды организации, в том числе на приобретение горюче-смазочных  материалов.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого  физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться  договором купли-продажи.

При этом в соответствии с подпунктом «т» пункта 8 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с  физических лиц"» (в редакции последующих  изменений и дополнений) с суммы, получаемой физическим лицом от продажи  имущества, принадлежащего ему на праве  собственности, в части, превышающей  тысячекратный установленный законом  размер минимальной месячной оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

Кроме того, по мнению Госналогиснпекции по г. Москве (письмо от 1 марта 1995 г. № 11 13/3206), стоимость горюче-смазочных материалов относится на издержки производства и обращения организации только при условии их приобретения непосредственно самой организацией, в том числе при оплате наличными деньгами через подотчетных лиц, выданных в установленном порядке.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

В результате проделанной  работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

В работе также  были проанализированы различные методы получения аудиторских доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета. К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

Были изучены  методики проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, предлагаемые такими авторами, как В.И. Подольский, Н.П. Барышников и Р.А. Алборов. Применение данных методик имеет целью выявление допускаемых в организациях нарушений бухгалтерского учета расчетов с подотчеными лицами, в результате чего аудитор может дать руководству организации соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению в будущем допущенных нарушений.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятих при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты и другие.

Зачастую в  результате указанных нарушений  на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по социальному  страхованию и обеспечению, транспортному  налогу.

 

ЛИТЕРАТУРА: 

1. "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения". Письмо Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95)

2. «О бухгалтерском учете». Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ

3. "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках". Письмо Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94)

4. "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации". Постановление Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95)

5. "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах". Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30

6. "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу". Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ

7. "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость". Инструкция Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97)

8. “О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов”. Положение ЦБР от 25.06.97 № 62

9. "О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран". Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14

10. "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран". Письмо Минфина РФ от 27.12.96 N 110

11. "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств". Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96)

12. "О служебных командировках в пределах СССР". Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62

13. "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен". Письмо Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96)

14. "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами". Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У

15. "Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей". Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92)

16. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97)

17. "По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц". Инструкция Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97)

18. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (утверждено постановлением Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97)

19. Порядок ведения кассовых операций в российской федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40

20.  «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Положение по бухгалтерскому учету (утверждено приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 50)

21. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК: Учебно-практическое пособие. — М.: Дело и сервис, 1998. — 464 с.

22. Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В.И. — М.: Аудит, 1997. — 432 с.

23. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. — 4 изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 1998. — 528 с.

24. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб, 1997

25. Воронов В.В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени — М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 1997 г. — 544 с.

26. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту — 2-е изд. М.: ИНФРА, 1998

27. Кирилишин И.М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций// Главбух — 1994 — № 9

28. Клонотовская С.Г., Чепуренко А.В. Актуальные вопросы учета и налогообложения расходов по загранкомандировкам// Главбух -–1997 — № 8

29. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух — 1998 — № 9

30. Сотникова Л. Аудит хозяйственных операций: методы и процедуры// Аудит и налогоообложение — 1997 — № 8

31. Талье И.К и др. Операции по счетам 71 и 73 — М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 1996. — 112 с.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Таблица 1. 

Методы контроля для выявления типичных нарушений  расчетов

с подотчетными лицами