Аудит расчетов с подотчетными лицами

При загранкомандировках  таких ограничений нет, однако начиная 61 дня нахождения работника в  командировке суточные ему будут  начисляться по ставкам, установленным  для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (ПИСЬМО Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ").

Отнесение командировочных  расходов на затраты производства. Для того, чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

• внутренний приказ директора о направлении в командировку;

• авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;

• утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

Нельзя считать  командировочными расходы лиц, работающих на предприятии по договору подряда. Договор подряда относится к  числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами  гражданского права. Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется законодательство о труде. В связи с этим командировочные  расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу  компенсационных выплат, предусмотренных  ст.116 КЗоТ РФ, а являются доходом, подлежащим налогообложению в общепринятом порядке.

Отнесение на затраты  транспортных расходов, связанных с  командировкой. В соответствии с  Порядком ведения кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

Пересчет расходов по загранкомандировкам в рубли. В соответствии с ПОЛОЖЕНИЕМ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ" (утверждено ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95 N 50) расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом. 

3.2. Аудит расчетов  с подотчетными лицами по методике  Н.П. Барышникова 

      При проверке авансовых отчетов необходимо обратить внимание на следующее:

• имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;

• правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда). Согласно Инструкции Росналогслужбы от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядке начисления и уплаты налога на добавленную стоимость» суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС. При этом сумм НДС, оплаченная при возмещении таких расходов (в пределах нормы), определяется по расчетной ставке от суммы указанных расходов, а сверх нормы — налог возмещению не подлежит;

• имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;

• правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

• правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

• наличие оправдательных документов;

• полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;

• правильность возмещения затрат на представительские расходы. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) проводится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов;

• правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках. При этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировке, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки (любой из трех дней, в течение которых командированный обязан сдать авансовый отчет по командировке). 

3.3. Аудит расчетов  с подотчетными лицами по методике  Р.А. Алборова 

      Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

• кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации);

• имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

• кому подотчетен данных бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;

• имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации). 

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в журнале-ордере № 7, Главной книге  и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой  проведения проверки. При наличии  расхождений выявить их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо выявить:

• суммы выдаваемых под отчет авансов;

• имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

• назначение и фактическое использование авансов;

• сроки представления авансовых отчетов;

• имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;

• правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов;

• правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

• правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

• своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

• наличие оправдательных документов по всем операциям

Необходимо также  установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица, возможность  проведения этих расходов по безналичным  расчетам.

При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных  лиц требуется проверить:

• подписываются ли авансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации.

• полноту и действительность прилагаемых документов. Часто допускают ошибку, прилагая к авансовому отчету недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов) или списывая на себестоимость выданные подотчетным лицам суммы на ГСМ, техремонт, приобретение запасных частей и ремонтных материалов без оправдательных документов. В то же время к авансовым отчетам не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Выявляя такие факты, аудитор должен признать списание сумм на затраты необоснованными и определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу;

• правильность отражения суточных и затрат на жилье, а также правильность выделения по ним НДС. Превышение норм суточных бухгалтерия должна относить на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы, списанные на затраты (себестоимость), должны быть снижены на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).

• правильность отражения выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо. В данном случае поступление выручки от реализации показывают на кредите счета 71 без предварительного (или последующего) отнесения этой суммы на кредит счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки);

• правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на издержки производства (обращения) организации. 

Проверяя расчеты  с подотчетными лицами, связанными с загранкомандировками, аудитор  должен установить:

• правильность учета расчетов;

• правильность возмещения работнику расходов в однодневную командировку, а также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием и жилищным помещением;

• правильность расчета курсовых разниц на день представления подотчетным лицом авансового отчета;

• правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля. Здесь необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты сета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 — с данными журнала-ордера № 1, по счетам 51, 52 — журнала-ордера № 2 и т.д. 

3.4. Типичные  нарушения при осуществлении  расчетов с подотчетными лицами 

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с  подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и  отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом: 

1. Нарушение  порядка выдачи подотчетных сумм

1.1. Отсутствует  приказ руководителя, устанавливающий  порядок выдачи работникам подотчетным  средств;

1.2. В приказе  о порядке выдачи подотчетных  средств не установлен круг  лиц, имеющих право на получение  денег под отчет, или не указаны  размеры подотчетных сумм, а также  сроки их возращения;

1.3. Выдача денежных  средств лицам, не указанным  в списке лиц, которым в соответствии  с приказом руководителя предприятия  могут быть выданы деньги и  хозяйственно-операционные расходы;

1.4. Выдача денежных  сумм из кассы  под отчет  лицам, не являющимся работниками  предприятия; 

1.5. Выдача денег  под отчет лицам, не рассчитавшимся  по ранее выданным авансам;

1.6. Списание  подотчетных сумм за счет чистой  прибыли предприятия;

1.7. Несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они  были выданы;

1.8. Допускается  передача полученных под отчет  наличных денег одним работником  другому; 

2. Нарушения  при оформлении командировочных  расходов

2.1. Отсутствие  приказов (распоряжений) о направлении  работников в командировку;

2.2. Отсутствие  командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания  в командировке;

2.3. Несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов;

2.4. Отсутствие  приказов (распоряжений) об оплате  суточных сверх установленных  норм;

2.5. Отсутствие  аналитического учета командировочных  расходов в пределах норм и  сверх норм; 

3. Нарушение  порядка налогообложения при  оформлении командировочных расходов

3.1. Нарушение  порядка удержания подоходного  налога и начисления фондов  социального страхования и обеспечения  с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм;

3.2. Некорректное  выделение налога на добавочную  стоимость в суммах командировочных  расходов; 

4. Нарушения  при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг  подотчетными лицами