Аудитору  следует запросить приказ об учетной  политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

     2. Проверка документального оформления авансовых отчетов:

     В ходе работы аудитор проверяет:

• оформление авансовых отчетов;
• оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
• порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
• своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию.

     Документальная  проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

       При проверке авансовых отчетов  по форме следует протестировать следующее:

• соответствие типовой форме № АО –1 «Авансовый отчет»;
• наличие номера и даты составления;
• указание подотчетного лица;
• указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• указания назначения аванса;
• наличие подписей;
• заполнение обратной стороны авансового отчета.

     Методика  документальной проверки авансовых  по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

     При этом необходимо проконтролировать  соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет  и в авансовых отчетах.

     При этом необходимо руководствоваться  Порядком ведения кассовых операций в Российской федерации. Срок отчетности не может превышать  трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

     Вместе  с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом  отчете.

     3. Детальная проверка отдельных  расчетных операций с подотчетными  лицами:

     Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

     При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально – производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

     В процессе документальной проверки авансовых  отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника  в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 5.01.2004. г. №1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

     Важным  внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме №  Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу  для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10)  и авансовым отчетом.

     Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расхода (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому  ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей и др.).

     Согласно  постановлению Госкомстата РФ от 05.01.04. г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда  и его оплаты» командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

• приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а;
• командировочным удостоверением № Т-10;
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т-10 а.

     По  прибытии из командировки отчет о  выполнении служебного задания согласовывается  с руководителем структурного подразделения  организации и представляется в  бухгалтерию вместе с командировочным  удостоверением и авансовым отчетом. Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки.

     Бухгалтеру  следует обратить внимание  на оформление  служебного задания и отчета  о его выполнении в качестве приложения к авансовому  отчету.

     Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина,  дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

     Например, водитель Солецкого райпо Дружинин О.А. на основании приказа № 351 от 22.09.2010 г. (Приложение Н) направлен в командировку в г. Санкт-Петербург на 2 календарных дня. Служебное задание (Приложение О) составлено должным образом, определена цель задания и имеется краткий отчет о выполнении задания. В командировочном удостоверении имеются отметки о прибытии и выбытии из пунктов назначения. Перед командировкой водитель приобретал бензин на сумму 241 руб. из подотчетных сумм. Отнесение стоимости бензина на счета расходов произведено на основании путевого листа № 4207 от 23-24.09.2010 г. К данному авансовому отчету (Приложение П) приложены документы по поездке водителя в г. Санкт–Петербург.

     Обращается  внимание на правомерность на оформление представительских расходов.

       Представительские расходы могут  быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом  и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты: по проведению официального приема, по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно, по буфетному обслуживанию лиц участвующих  во встрече во время переговоров, по оплате услуг переводчиков, не стоящих  в штате организации.

     4. Проверка расчетов наличными денежными средствами:

     При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного расчетов наличными  денежными средствами, осуществляемых  от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками  или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

     Программа аудита расчетов с подотчетными лицами по Солецкому райпо представлена в таблице 5 (Приложение Р). Аудит проведен сплошным методом.

     Аудитором проведен ряд определенных действий для получения необходимых результатов. В Солецком райпо имеется приказ об утверждении лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет (Приложение С), однако в этом приказе отсутствуют сроки отчета за полученные деньги. Порядок расчетов с подотчетными лицами соответствует Порядку ведения кассовых операций в РФ и другим нормативным актам. При проверке авансовых отчетов за декабрь 2010 г. выявлено, что все авансовые отчеты сдаются своевременно в бухгалтерию Солецкого райпо. При сдаче авансовых отчетов в бухгалтерию организации осуществляется арифметическая проверка отчетов и прилагаемых к ним документов, а также проверка по формальным признакам, т.е. наличие подписей и заполнение необходимых реквизитов. При расчетах с подотчетными лицами используются унифицированные формы первичных документов. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется ручным способом. Контроль за лимитом расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами осуществляется, превышения над установленным лимитом не установлено. На счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами отражаются правильно, записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сверяются.

     Основные  нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами, выявленные в ходе аудиторской проверки данного раздела представлены в Приложении Т.  

      4. Аудит расчетов с подотчетными  лицами 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

     Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации  по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и т.д. Для этого деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остаток сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил свои деньги), то сумма переплаты организация должна ему компенсировать.

     Как правило, в организациях деньги под  отчет выдаются достаточно часто  и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку в авансовом отчете. Как же построить работу с «подотчетниками», чтобы не допустить ошибок? Как правильно составить авансовый отчет, и какие документы к нему прилагать, чтобы подтвердить произведенные расходы?

     Аудитор при проверке должен знать, что получать деньги в подотчет имеют право, только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Эти  правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

     В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен убедиться  в следующем (задачи проверки):

     1. соответствие выдачи денежных  сумм под отчет установленным  правилам. Организация может выдавать наличные денежные суммы под отчет своим работникам на хозяйственно-операционные расходы. Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче), не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.