Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Источники информации: ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчет с подотчетными лицами»; приказы о выдаче денег  под отчет, о направлении в  командировку (форма Т-9), заявления о выдаче денег под отчет с разрешительной резолюцией руководства.

     В заявлениях на выдачу денежных средств в Солецком райпо указывается только размер испрашиваемой суммы и на какие цели; срок, на который она выдается не определяется (Приложение У);

     2. правильность оформления, своевременность  представления авансовых отчетов,  соответствие приложенных к ним  документов нормативным требованиям.  Работники, получившие денежные  суммы под отчет на хозрасходы  обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3-х дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по возвращении из внутрироссийской командировки и в течение 10 дней по возвращении из заграничной командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток.

     Отчет работника об израсходовании полученных денежных сумм должен быть совершен путем  составления авансового отчета установленной  Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) и утвержден руководителем организации. К авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции, прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы должны быть установленной формы, иметь все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату должны быть выписаны на подотчетное  лицо.

     Источники информации: авансовые отчеты (форма  АО-1) с приложенными к ним первичными документами. Все проверенные в  ходе аудита авансовые отчеты Солецкого  райпо имеют все необходимые  подписи; приложенные первичные документы подтверждают факт израсходования полученных денежных сумм;

     3. правильность оформления командировочных  документов и возмещения командировочных  расходов. Направление организацией  своего работника в служебную  командировку должно быть оформлено командировочным удостоверением установленной формы. Командируемому работнику должен быть выдан под отчет аванс в размере суммы предстоящих командировочных расходов. При заграничных командировках аванс должен быть выдан в валюте, которую организация вправе купить для этих целей через уполномоченный банк с зачислением на специальный транзитный счет (приобретение организацией наличной иностранной валюты запрещено Центральным банком РФ).

     Командировочные расходы, подлежащие возмещению организацией работнику, включают в себя:

     • расходы по проезду;

     • расходы по найму жилого помещения

     • суточные.

     • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководства.

     Порядок и размеры возмещения командировочных  расходов должны быть определены коллективным договором либо локальным нормативным актом организации (положением, приказом). Размеры возмещения командировочных расходов не могут быть менее норм, установленных для организаций финансируемых из федерального бюджета.

     При заграничных командировках остаток неиспользованного аванса должен быть Возвращен работником в кассу организации либо в валюте, либо в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения аванса отчета. Перерасход командировочных расходов в этом случае аналогичным образом должен быть возмещен работнику в валюте либо в рублях по курсу ЦБ РФ на указанную дату.

     Источники информации: авансовые отчеты (форма  АО-1) с приложенными к ним командировочными удостоверениями (форма Т-10) и иными  подтверждающими документами; служебные  задания на командирование и отчет об их выполнении (форма Т-1ОА); локальные нормативные акты (положения, приказы), устанавливающие порядок и размер возмещения командировочных расходов.

     В распоряжении № 7 от 10.01.2008 г. Солецкого  райпо утверждены размеры суточных (Приложение Ф);

     4. правильность ведения учета расчетов  с подотчетными лицами и отражения  в бухгалтерской отчетности задолженности  по расчетам. Аналитический учет  расчетов с подотчетными лицами  должен вестись на счете 71 по  каждой сумме, выданной под отчет.

     Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный  срок, должны быть списаны со счета 71 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей». Со счета 94 эти суммы  подлежат списанию на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они будут удерживаться из оплаты труда) или на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда и будут взыскиваться иным образом).

     Источники информации: карточка и ведомость  аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; бухгалтерская отчетность.

     Суммы, выданные в подотчет в Солецком райпо, возвращаются своевременно. Аналитический  учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 по каждой сумме, выданной под отчет, в журнале  формы К-10.

     Объектами аудита являются показатели бухгалтерской и налоговой отчетности, данные регистров синтетического и аналитического учета, отражающие состояние расчетов с подотчетными лицами:

• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• приказы о направлении сотрудников в командировку;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов.

     Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• бухгалтерский баланс (ф. № 1) (строка баланса 246 — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев);
• отчет о движении денежных средств (ф. №4);
• главная книга;
• кассовая книга;
• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства) (в Солецком райпо журнал формы К-10 при книжно-журнальной форме учета), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

     В процессе аудита перечисленные показатели отчетности и регистров бухгалтерского и налогового учета проверяются на наличие существенных ошибок. Для сбора доказательств используются информационная база, формируемая из различных источников, регистры синтетического учета и первичные документы, необходимые для проверки расчетных операций.

     Для учета специфики деятельности клиента аудитор формирует пакет нормативных документов, регулирующих установленные правила ведения бухгалтерского и налогового учета и операций по расчетам с подотчетными лицами.  
 
 
 
 

     5. Оформление заключительных аудиторских документов 

     На  завершающем этапе аудитор должен обобщить всю полученную в ходе проверки и сосредоточенную в его рабочей  документации информацию, обработать её определённым образом и сформировать на этой базе своё профессиональное мнение о достоверности бухгалтерской отчётности.

      Результаты  этой работы аудитор должен оформить в виде двух итоговых документов: письменной информации (отчёта) и аудиторского заключения, которые передаются экономическому субъекту.

      Письменная  информация (отчёт) – это документ, составляемый аудитором и предназначенный для заказчика аудиторской проверки. Целью этого документа является доведение до заказчика проверки сведений о методах, использованных при проведении проверки, обо всех отмеченных аудитором ошибках, нарушениях, неточностях, о том, какие меры должны быть приняты для устранения отмеченных недостатков.

      Основные  принципы отчёта: краткость, чёткость, содержательность информации, воспринимаемость информации, обоснованность информации, т.е. подтверждение высказанной позиции аудитора ссылкой на достоверный источник.

     Отчёт должен быть подписан аудиторами и  привлечёнными экспертами, непосредственно  проводившими проверку. Отчёт составляется не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр передаётся заказчику  аудиторской проверки; второй экземпляр отчёта остаётся в распоряжении аудиторской фирмы и приобщается к прочей рабочей документации по проверке.

     Отчёт аудитора является конфиденциальным документом. Аудиторская фирма, её сотрудники обязаны  хранить в тайне содержание отчёта, за исключением случаев, прямо предусмотренных федеральными законами.

     В Солецком райпо проведен аудит аудиторской  фирмой ООО «Паритет». Согласно данного  отчета  аудит расчетов с подотчетными лицами в организации проведен за сентябрь 2008 г. При планировании и  проведении аудита расчетов с подотчетными лицами аудиторской фирмой рассмотрено состояние внутреннего контроля в Солецком райпо. В результате проверки аудиторской фирмой нарушений в оформлении и обработке бухгалтерских документов по учету расчетов с подотчетными лицами не выявлено (Приложение 28).

     Аудиторское заключение – это официальный  документ, предназначенный для пользователей  бухгалтерской отчётности проверяемого субъекта. Аудиторское заключение содержит выраженное установленным образом  мнение аудитора о достоверности бухгалтерской отчётности проверяемого экономического субъекта и о соответствии порядка ведения им бухгалтерского учёта законодательству РФ.

     Аудиторское заключение включает в себя:

• наименование: «Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчётности»;
• адресата (лицо, предусмотренное договором на проведение аудита);
• сведения об аудиторе: организационно-правовую форму и наименование, место нахождения, номер и дату свидетельства о государственной регистрации, номер и дату предоставления лицензии, наименование лицензирующего органа, срок действия лицензии;
• сведения о проверяемой организации: организационно-правовую форму и наименование, место нахождения и пр.;
• вводную часть;
• часть, описывающую объём аудита;
• часть, содержащую мнение аудитора;
• дату аудиторского заключения;
• подпись аудитора.

     В зависимости от мнения, выраженного  аудитором, аудиторское заключение может быть следующего вида:

• безоговорочно положительным;
• модифицированное путём включения абзаца, привлекающего внимание к какому-либо аспекту;
• модифицированное путём включения оговорки;
• отрицательное;
• заключение с отказом от выражения мнения.

     Аудиторское заключение является безоговорочно  положительным, если аудитор высказывает  мнение о том, что бухгалтерская  отчетность достоверно отражает финансовое положение и результаты финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица в соответствии с установленными принципами и методами ведения бухгалтерского учета и подготовки бухгалтерской отчетности в РФ.

     Заключение, модифицированное путем включения  оговорки, составляется в случае, если аудитор приходит к выводу о том, что безоговорочно положительное  заключение не может быть составлено, но влияние искажений или ограничение  объема аудита не настолько существенно, чтобы выразить отрицательное мнение или отказаться от его выражения. В заключении с оговоркой аудитор подтверждает достоверность бухгалтерской отчетности, но указывает при этом на наличие причин, обусловливающих оговорку. Причины эти должны быть описаны и по возможности количественно оценены.

     Аудиторское заключение является модифицированным путем включения абзаца, привлекающего  внимание, если аудитор высказывает  мнение о том, что бухгалтерская  отчетность достоверна, но при этом считает необходимым привлечь внимание к сложившейся у аудируемого лица ситуации, которая влияет или может оказать влияние на его финансовую (бухгалтерскую) отчетность. Аудиторское заключение является отрицательным, если аудитор высказывает мнение о том, что бухгалтерская отчетность аудируемого лица недостоверна (содержит существенные искажения). В этом случае аудитор должен описать причины, сформировавшие подобное мнение, и по возможности дать количественную оценку искажений бухгалтерской отчетности.