Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности перед, т. е. «по отгрузке», что означает переход права собственности на отгруженную продукцию к покупателю. Согласно принципу имущественной обособленности, предусмотренному ПБУ/1 «Учетная политика организации», имущество, находящееся в собственности организации, должно быть отражено в ее балансе. Из этого следует, что обязательства по расчетам с поставщиками и подрядчиками должны быть отражены организацией в следующих случаях:

• при поступлении непосредственно на склад организации товарно-материальных ценностей или приемки оказанных услуг и выполненных работ в соответствии с документами поставщика;
• при поступлении материалов и оприходования их без расчетных документов поставщика на их оплату, т. е. имеет место неотфактурованная поставка;

         –         при оплате расчетных документов поставщика за материалы, должны быть сторнированы на начало месяца. Такой методологический подход к формированию информации о состоянии производственных запасов дает возможность обеспечить достоверные сведения о состоянии материально-производственных запасов, используемые для исчисления налога на имущество.

Погашение обязательств по расчетам с поставщиками оформляется бухгалтерской  записью:

Д-т сч. 3310«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т счетов 1010 «Денежные средства в кассе»,1030 «Денежные средства на Текущих банковских счетах», 1060 «Прочие денежные средства».

По дебету счета 3310 отражаются и выданные авансы, которые представляют собой предварительные платежи по сделкам, вытекающие из условий расчетов между участниками договоров. Учет выданных авансов осуществляется обособленно в отдельных регистрах аналитического учета с целью получения информации о расчетах с конкретными поставщиками и контроля за их состояниями. Суммы выданных авансов перечисляются по платежному поручению с расчетного и других счетов в банках. Эти операции оформляются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т счетов 1010 «Денежные средства в кассе», 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» и др.

Перечисленные авансы поставщикам и подрядчикам учитываются по дебету этого счета до тех пор, пока не будут полностью выполнены и документально оформлены поставка материально-производственных запасов или объем предусмотренных договором работ и услуг. За полученные товары и выполненные работы, подтвержденные документально, возникает, в частности, по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил или неоплаченным в срок. Кроме того, аналитическая информация формируется в зависимости от используемых форм расчетов, которые необходимы для контроля и взаимоувязки с данными синтетического учета.

Различные по своему характеру факты  хозяйственной деятельности, в результате которых возникают и прекращаются обязательства организации перед  различными юридическими лицами за поступившие материально -произодственные запасы и принятые услуги и работы можно сгруппировать следующим образом.

По кредиту счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражаются бухгалтерской записью:

1) задолженность организации перед  поставщиками за приобретенные оборудование к установке, основные средства, другие внеоборотные активы; а также за материальные ценности, поступившие в организацию

Д-т счетов 2410 «Основные средства »,2730 «Прочие нематериальные активы», 1310 «Сырье и Материалы».

К-т сч. 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

4) задолженность организации перед  поставщиками и подрядчиками  за товарно-материальные ценности, работы и услуги, расчетные документы  по которым не поступили, а  также за выявленные излишки  товарно-материальных ценностей в процессе их приемки

Д-тсч. 1310 «Сырье и Материалы», 1330 «Товары»

К-т сч. 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

5) возврат ранее уплаченных поставщикам  и подрядчикам сумм по расчетным  документам и выданных авансов  в случае недопоставки продукции

Д-т счетов 1010 «Денежные средства в кассе», 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах»,1060 «Прочие денежные средства»

К-т сч.3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

6) расчеты по претензиям к  поставщикам, подрядчикам, транспортным организациям, возникшие из-за несоответствия качеств, материальных ценностей, установленных стандартами или условиями договоров, а также из-за

Д-т сч. 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

К-т счетов1010 «Денежные средства в кассе», 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах»,1060 «Прочие денежные средства»;

2) выданные авансы поставщикам  и подрядчикам в соответствии  с условиями договоров

Д-т сч. 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т счетов1010 «Денежные средства в кассе», 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах»,1060 «Прочие денежные средства»;

3) списание сумм задолженности  перед поставщиками и подрядчиками  в результате проведения взаимозачетных  расчетных операций с покупателями  и заказчиками.

Аналитический учет по счету 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

- сальдо на начало  месяца по неотфактурованным  поставкам – материалы поступили,  а товарно-сопроводительным документы  для оплаты их не поступили  (сальдо кредитовое);

- сальдо на начало  месяца по авансам выданным, когда  материалы еще не поступили (сальдо дебетовое).

В течение отчетного  месяца бухгалтерия организации  получает документы поставщиков, акцептованные  отделом маркетинга, принимает приходные  ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов организации. Это позволяет отразить обязательства либо закончить расчеты ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.

Журнал-ордер №6 ведется линейно-позиционным  способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнал-ордер №6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам организации и стоимость по платежному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платежным требованиям – в разрезе видов материалов (основные, параллельно с аналитическим в ведомостях. Указанные регистры используются для составления оборотных ведомостей по счетам, на основе которых производятся записи в Главную книгу.

В современных условиях развития экономических отношений  существуют различные виды контроля.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками – раздел учета, где  наряду с проверкой отражения  операций в системе бухгалтерского учета немаловажное значение приобретает  оценка системы первичного учета. Связано  это в первую очередь с тем, что практически все документы, оформляющие операции данного раздела, поступают в организацию извне.

Отсюда риск того, что  первичная документация может быть не признана, если будут какие-либо  сомнения в правильности оформления документов.

Факторы риска, а также возможность разного рода злоупотреблений обусловливают необходимость предварительного исследования системы первичного учета на участке расчетов с поставщиками и подрядчиками. Такой анализ позволяет более подготовлено подойти к проведению основных процедур по данному разделу учета, а также обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов в проверяемую совокупность.

Кроме того, предварительный  анализ системы первичного учета  даст возможность оценить качество первичной учетной документации, которая будет использоваться в качестве доказательств. Конкретизируются объемы первичной учетной документации, представляемой к проверке, по данному разделу учета.

На основании проведенного исследования составляются план и программа  проверки, определяются объемы выборки на отдельных участках учета в рамках данного раздела и способы отбора элементов проверяемой совокупности.

Рассмотрим процедуры, которые могут присутствовать в  зависимости от результатов. В организации присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период.

Проверяя полноту отражения  приобретенных работ, услуг, можно  использовать информацию о типичном «наборе» услуг, предоставляемых проверяемой  организацией за определенный период, полученную, например, в результате устного опроса или просмотра учетных регистров за предыдущие периоды по предложенной форме.

При этом нужно сверить  данные первичных приходных документов с договорами и на поставку с тем  или иным поставщиком. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур. После этого необходимо сверить полученные данные с данными складского учета или с информацией от каналов поступления документов, ведется ли их централизованная регистрация и т.д. Полезно также ознакомиться с перечнем постоянных и разовых контрагентов предприятия, причем документам последних уделить особое внимание.

Проверка законности первичной учетной документации, оформляющей операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Цель проведения данной процедуры – получение достаточного количества доказательств того, что весь массив первичной учётной документации имеет юридическую силу (т.е. соблюдены все требования к оформлению документации). К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью. По результатам проведения данной процедуры можно выявить общий уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку и, выявив нарушения, отразить их в акте проверки. Информация по тем операциям, где документов нет либо они оформлены неверно (отдельные реквизиты отсутствуют либо в документах есть исправления), обязательно должна быть учтена при дальнейшей проверке отражения этих операций на счетах учета.

Проверка соблюдения за движением конкретного документа и исполнением сроков его создания и обработки. Если графиков документооборота нет или они подготовлены формально, то появляется риск того, что некоторые первичные документы могут отсутствовать или быть утеряны, будут приняты к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно, например в следующем отчетном периоде, а также риск приписок и прочих злоупотреблений. Следовательно, на документацию, на которую нет графиков документооборота или если эти графики реально не работают, при проведении следующей процедуры нужно обратить особое внимание.

Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности. Цель этой процедуры – достижение уверенности в том, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Данная процедура – одна из важнейших в проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют расчетов, так и очень сложные, которые почти невозможно вскрыть при помощи проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Следует убедиться также в том, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Кроме того, суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на внереализационные доходы организации.

Проверка расчетов по неотфактурованным поставкам. С помощью этой процедуры проверяется отражение на счетах учета операций по получению ТМЦ (работ, услуг) от сторонних организаций, не подтвержденных в течение определенного срока первичными документами. Отсутствие подтверждающих документов выявляется в ходе проведения проверки системы первичного по ценам и на условиях, предусмотренных договором. Надлежит убедиться в том, что истребование документов по неотфактурованным поставкам производится в организации в разумные сроки. В случае неотфактурованных поставок, по которым подтверждающие документы отсутствуют достаточно долгое время (имеется в виду, что на момент составления отчетов – налоговых и финансовых – документы еще не поступили), нужно убедиться в том, что входящий НДС по таким поставкам не был принят к возмещению. Если же подтверждающие документы поступили и имеются расхождения в ценах и номенклатуре, то следует проверить правильность корректировки сумм по соответствующим позициям на счетах бухгалтерского учета, которые к моменту поступления документов уже были списаны на затраты проверяемого периода. Если корректировке подлежат данные за предыдущие отчетные периоды, то целесообразно также проверить правильность корректировки соответствующих налоговых и финансовых документов, приложенных к претензии и исковым заявлениям, должен быть доказательным, в частности в нем должны присутствовать, как минимум, претензионный расчет, коммерческий акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке ТМЦ (в качестве – при приемке выполненных работ, оказанных услуг), претензионное удостоверение о полномочии участников количественной и качественной выбраковки, документы, подтверждающие произведенные расходы, стоимость которых возмещается за счет поставщика.