Аудит системы управления на примере ООО ЖЭУК «Жилье 2003»

Введение

 

«Система управления организации» - одно из ключевых  понятий  Теории организации, тесно связанное  с  целями,  функциями,  процессом  управления, работой менеджеров и  распределением между  ними  полномочий  во  исполнение определённых целей. В рамках этой  системы  протекает  весь  управленческий процесс,  в  котором  участвуют  менеджеры  всех   уровней,   категорий   и профессиональной специализации. Система  управления  организации  построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись  своевременно и  качественно.  Отсюда  то  внимание,  которое  уделяют  ей   руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в  целом,  так  и  её  отдельных  составляющих.  Очевидно,  что изучение и совершенствование системы управления,  как  в  рамках  отдельной организации, так и государства, общества в  целом  способствует  скорейшему достижению поставленных целей и задач.

Аудит функции (системы) управления персоналом - это  процесс всестороннего анализа всех элементов управления персоналом компании, способов взаимодействия всех участников данного процесса, порядка постановки задач, порядка выполнения работ и отчетности, а также оценка легитимности тех критериев, по которым принимается то или иное решение об эффективности системы управления персоналом.

Практика проведения аудита в различных компаниях  также различна. Его могут проводить  сами сотрудники службы управления персоналом, руководители компании или привлеченные эксперты (консультанты). Последние дают наиболее незаинтересованную, независимую, но иногда и наименее качественную информацию, поскольку они не всегда способны достаточно глубоко вникнуть в то, что творится в компании - не все в компании документируется и не вся документация соответствует действительности. Аудит проводится периодически - раз в несколько лет, раз в год или раз в квартал, в зависимости от того, насколько динамично развивается компания, что и обуславливает актуальность проводимого исследования.

Предметом исследования является методика проведения аудита системы управления организацией. Объектом исследования является ООО ЖЭУК «Жилье 2003»

Целью исследования является рассмотрение порядка организации  и проведения аудита системы управления организацией.

Исходя из цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть  основные понятия системы управления  организацией;

- рассмотреть  нормативное регулирование аудита  системы управления организации;

- изучить методику  проведения аудита системы управления  организацией.

В исследовании были использованы следующие источники информации: методическая  литература, труды известных деятелей в области учета и аудита, нормативно-справочная информация, данные периодической печати, материалы информационных систем Гарант, Консультант.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.Теоретические аспекты аудита системы  управления 1.1 Основные  понятия системы управления организацией

 

Система  –   это   целое,   созданное   из   частей   и   элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди  её основных признаков следует назвать: множественность элементов,  целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе  с  тем система имеет  свойства,  отличные  от  свойств  своих  элементов.   Всякая система, в  общем  виде,  имеет  входное  воздействие,  систему  обработки, конечные результаты и обратную связь.

 Система управления организацией состоит из отдельных подсистем, каждая из которых может быть описана как некоторая система, однако в ней, возможно, выделить компоненты, которые существуют на самом нижнем уроне иерархии организации. Компоненты системы обладают определёнными свойствами или характеристиками. Эти характеристики воздействуют на функционирование организации, её динамичность, точность, надёжность, гибкость и другие параметры, что предопределяет многовариантность построения организации.

Структура  и  техника  управления  являются   элементами   механизм управления и включают себя соответственно:

  - функциональную  и организационную структуру,  схему  организационных отношений, профессионализм персонала;

-  компьютерную  и оргтехнику,  мебель,  каналы  передачи  информации (сети  связи),  систему   документооборота.  

Структура   управления   будет рассмотрена  отдельно, а в отношении  техники  управления  следует  отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени  зависит от системы документооборота предприятия. От неё  напрямую  зависит  и  число ошибок учёта и планирования, и оперативность  реагирования  на  определённое воздействие.    «Бумажная»    бухгалтерия    неизбежно    отступает    перед "компьютерной".  Неизбежно  уходит  в  прошлое  «наказуемость»   инициативы.

Доказано на практике и находит всё  более  широкое  практическое  применение понимание того, что функциональность  организации рабочего  места повышает производительность труда работника и управленца не только технически,  но  и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Процесс  управления,  как   элемент   управленческой   деятельности, включает   в   себя:   систему   коммуникаций,   разработку   и   реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в себя  цели,  законы,  принципы,  методы  и функции,  технологии  управления  и  практику  управленческой  деятельности.

Основной  задачей  системы  управления  организации  ставится   формирование профессиональной управленческой  деятельности.  Как  процесс  управленческая деятельность  –  это  совокупность  действий,  ведущая   к   образованию   и совершенствованию  связей  между  частями  системы.  Как   явление   –   это объединение элементов (цели,  программы,  средства)  для  реализации  миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как  синтез  науки и  искусства.  Научная  часть   управленческой   деятельности   состоит   из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей,  т.е.  мало зависит  от  личности  управленца.  Искусство  же,   в   данном   контексте, представляет  собой  использование  менеджером  своего  творческого  начала, интуиции, субъективного опыта, здравого  смысла  и  т.д.  Здесь  наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества,  как здравый смысл и интуиция,  точнее  их  присутствие  в  большей  или  меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

Наибольший  интерес представляет  структура  управления  организации, как, во многом, определяющая по  отношению  к  другим  элементам.  Структура органов управления и  должностей,  распределение  между  ними  полномочий  и ответственности часто предопределяет и  технику  управления,  и  процесс,  и методы, и функции.

Среди   этапов   понимания   сущности   управления   и    построения управленческих структур следует выделить пять этапов:

1. Организация  представляется,  как  сумма  трудовых  операций.  Управлять организацией – значит правильно организовать производственные процессы и   повышать  производительность   труда.   Организация   конструируется   и   контролируется менеджерами.

2. Организация – это административная  пирамида,  как  наиболее  устойчивое строение  (административный  механизм).  Ей  присуща  чёткая  структура,  единоначалие, разделение труда,  баланс  полномочий  и  ответственности,  корпоративная мораль.

3. Организация – бюрократия, где человек  –  это  винтик  огромной  машины, материал для построения  целого,  не  имеющий  право  на  индивидуальные особенности.  Индивидуальность  личности   подавляется   разработкой   и предписанием точного соблюдения инструкций практически  «на  все  случаи жизни».

4. Элтон Мэйо  в 30-х 40-х годах двадцатого  столетия предложил рассматривать организацию как общину и соответственно ей управлять.  В  его  понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он  подчёркивал  право  на  индивидуальность  каждого,   возможность   иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне  организации.

При такой концепции  на первый план выходят межличностные  и  межгрупповые отношения. Управление должно  вписываться  в  психологическую  структуру  группы,   осознавать   возможность    спонтанного,    неконтролируемого,   самоорганизации.

Эффективная система  управления компанией – главный  залог ее успеха. Эта аксиома не требует доказательств, и с ней  знакомы все, без исключения, руководители и ТОП-менеджеры. Когда организация только создается, при умелом подходе ее структура фактически совершенна. Все находятся на своих местах, каждая подсистема, выполняющая ключевые функции управления, работает с максимальной эффективностью; оперативное планирование, распределение финансов, учет и кадровая политика налажены. Проходит время, и система начинает становиться громоздкой и неповоротливой. Она «обрастает» лишними сотрудниками, не справляющимися с работой, страдает от дефицита новаторских идей и сталкивается с чередой проблем, несвоевременное решение которых угрожает ее стабильности. Такая компания нуждается в профессиональной диагностике и разработке действенной схемы, которая бы помогла ей вернуться на былые позиции и продолжать движение вверх. Аудит системы управления организации – самая первая мера, которая должна предприниматься, когда у организации начинаются проблемы, если она хочет выйти на мировые рынки или же просто расширить свое влияние в уже занимаемом сегменте.

В России аудит системы  управления организации проводится, как правило, именно тогда, когда у компании возникают неприятности. Падение продаж, ухудшение общих финансовых показателей, проблемы с учетом и налоговой отчетностью, выявленные контролирующими органами, «вопросы» акционеров к менеджерам организации – вот главные поводы начинать аудит. За границей подход совершенно иной. Там аудит управленческой системы в крупных компаниях является фактически непрерывным процессом, а не единоразовым. Причиной его проведения может стать желание компании выявить свои слабые места, чтобы оперативно их устранить, поиск новых решений в бизнесе, желание минимизировать затраты или оптимизировать свою структуру. Одним словом, отечественные руководители и владельцы предприятий при помощи данного вида аудита решают проблемы, а зарубежные – предотвращают их появление, добиваясь большей прибыльности и эффективности. 

Еще один вариант, когда  компании может понадобиться помощь аудитора по вопросам системы управления – при необходимости внедрения стратегически важных управленческих решений или же смене самой системы.

 

1.2.Нормативное  регулирование аудита системы  управления

 

Регулирование аудиторской деятельности в Российской Федерации осуществляется на разных уровнях. Первый уровень — это уровень федерального законодательства, представленный Гражданским кодексом РФ, Федеральными законами «Об аудиторской деятельности», «Об акционерных обществах» и др. Приоритетное значение здесь имеет Федеральный Закон «Об аудиторской деятельности», которому должны соответствовать все нормы других законодательных актов в области аудита. На втором уровне аудиторскую деятельность регламентируют нормативные акты Президента РФ и Правительства РФ, которые определяют общие организационные вопросы регулирования аудита. И, наконец, третий уровень регулирования аудиторской деятельности представлен аудиторскими стандартами — федеральными, внутренними стандартами профессиональных аудиторских объединений и внутренними стандартами аудиторских фирм.

Обеспечение нормального функционирования системы управления организации осуществляют следующие подсистемы: правовое обеспечение управления, информационное обеспечение управления, обеспечение техническими средствами управления, методическое и нормативное обеспечение управления, делопроизводство.

Правовое обеспечение  управления.

Правовое обеспечение - составная часть системы управления организации и заключается в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления для обеспечения высокой эффективности производства, укрепления дисциплины, охраны труда работающих и повышения уровня социально-экономического развития организации.

Основные цели правового обеспечения управления:

• правовое регулирование отношений в процессе управления организации;
• защита прав и законных интересов организации, а также прав и законных интересов работников.

Задачами подсистемы являются:

• применение норм действующего законодательства;
• разработка и утверждение локальных нормативных актов;
• подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших нормативных актов, изданных в организации;
• применение предусмотренной действующим законодательством юридической ответственности и других мер воздействия за нарушение закона.