Аудит системы управления на примере ООО ЖЭУК «Жилье 2003»

К нормативным актам организации относятся:

• распорядительные акты - приказы;
• положения, устанавливающие задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделений и служб организации и их руководителей;
• должностные инструкции, устанавливающие права и функциональные обязанности лиц административно-управленческого состава и специалистов;
• стандарты предприятия (СТП), устанавливающие нормы, правила, требования организационно-методического и технического характера, регламентирующие взаимоотношения руководителей подразделений, служб и отдельных лиц, участвующих в управлении организацией;
• другие акты с учетом специфики производства.

Нормативные акты разрабатываются соответствующими подразделениями и службами организации и издаются руководителем по согласованию с соответствующими общественными организациями и обязательны для подразделений, служб и должностных лиц, которым они адресованы.

Нормативные акты организации подлежат обязательной правовой экспертизе на соответствие требованиям законодательства, проводимой на заключительной стадии подготовки проекта нормативного акта к утверждению. В целях придания юридической силы управленческим решениям издаются правовые акты: приказы, распоряжения и указания. Приказы издаются руководителем организации, а распоряжения и указания руководителями подразделений и служб.

Приказы, распоряжения и указания разрабатываются и  представляются на утверждение соответствующим  руководителям подразделений и  служб, к сфере деятельности которых  относятся вопросы, решаемые этими  правовыми актами.

В организации  устанавливается единый порядок учета, регистрации и контроля за выполнением приказов, распоряжений и указаний.

Для разрешения споров между подразделениями и  службами в организации может быть создана арбитражная комиссия.

Головным подразделением - носителем функций подсистемы "Правовое обеспечение управления" является юридическая служба организации (юридический отдел, юридическое бюро, юрисконсульт). Юридическая служба осуществляет общее методическое руководство деятельностью в области правового обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

Руководство организации  и юридическая служба несут ответственность  за законность нормативных актов  организации и правовых актов  ненормативного характера.

Методическое  и нормативное обеспечение управления организацией состоит в организации разработки документов и ведении нормативного хозяйства организации.

Нормативное хозяйство  организации - совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического и экономического характера, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации производства и управления.

Целями подсистемы "Методическое и нормативное обеспечение  управления" являются:

• создание правовой, методической и расчетной базы для осуществления функций управления организацией;
• организация производственных процессов и процессов управления на основе научно обоснованных регламентирующих документов и норм;
• обеспечение режима экономии трудовых, материальных, финансовых ресурсов.

Документы организационного, организационно-методического и  организационно-распорядительного характера регламентируют функции, права и обязанности организации в целом, его подразделений и отдельных работников, в том числе технологию выполнения управленческих функций. Головным подразделением в данном случае является служба стандартизации; подразделение, ответственное за организацию управления, а в случае его отсутствия - ОТиЗ.

Документы технического и нормативно-технического характера peгламентируют технические требования к осваиваемой и выпускаемой продукции, технологии ее изготовления, метрологическому обеспечению, оснастке, инструменту, оборудованию, средствам транспорта и связи и т.п. Головным подразделением является служба стандартизации и соответствующие службы по принадлежности технической документации.

Документы технико-экономического и экономического характера регламентируют натуральные и стоимостные показатели норм расхода всех видов ресурсов, используемых в организации. Головными подразделением являются планово-экономический отдел; подразделение, ответственное за организацию управления.

В процессе организации  разработки документов и ведения  нормативного хозяйства головные подразделения обеспечивают общее методическое руководство в данной области, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль деятельности.

Головные подразделения  обеспечивают:

• изменение регламентирующих документов, норм и нормативов по мере развития производства и управления;
• своевременное снабжение документами, нормами и информирование о них заинтересованных подразделений и вышестоящих организаций;
• систематический контроль за внедрением и соблюдением норм, правил и требований, установленных в документах.

 

1.3.Источники информации аудита системы управления

 

Аудит системы  управления организацией начинается с  изучения структуры управления предприятием, организации, изучения организационной структуры самой организации. Анализу подвергаются система сбыта, методы оценки товароматериальных запасов, учетная политика предприятия. Проводится опрос менеджеров и персонала, не связанных с ведением бухгалтерского (финансового) учета, о политике предприятия, его тактике и стратегии. После неформального опроса менеджеров и персонала и сбора нужной информации определяются степень ответственности и права руководителей, ознакомление со всеми юридическими документами предприятия, организации. Система управления организацией должна обеспечивать рациональное соединение предметов, средств труда, трудовых функций людей в единый производственный процесс, технологический процесс, изучать совместную деятельность работников, их рациональность и эффективность с целью достижения наивысших результатов деятельности предприятия/организации, поставленных целей, задач, решать и предотвращать неоднородные сложные конфликтные ситуации.

В ходе аудиторской проверки аудитор (аудиторская фирма) должен установить соответствие организационной структуры управления рыночным отношениям, в условиях современного законодательства.

Структура управления организацией - совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в  процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений».

Основными элементами организационной  структуры являются:

1. уровни управления;
2. подразделения и звенья управления;
3. управленческие связи.

Система управления предприятием должна обеспечивать принятие управленческих решений в области  инвестиционной политики. В ней должны найти отражение вопросы учетной политики, контроля, внутреннего аудита.

На предприятии  должны быть задействованы структуры, обеспечивающие эффективную хозяйственную деятельность умелым использованием налогового планирования, расчетом рисков, активным участием на рынке ценных бумаг, валютном рынке.

Определяющее  значение имеют объем и характер учетной работы, структуры бухгалтерии и формы ее связи с отдельными частями предприятия.

Все эти сведения являются необходимым инструментом для решения вопроса о необходимости проведения консультаций по отдельным вопросам и привлечению специалистов, юристов и других экспертов в области совершенствования системы управления и деятельности организации.

Система управления и ее работа накладывают отпечаток на всю деятельность организации, и задача аудитора здесь заключается в ее изучении и при необходимости корректировке.

 

 

 

Глава 2. Порядок организации и проведения аудита системы управления на предприятии  ООО ЖЭУК «Жилье 2003»

 

Общество с  ограниченной ответственностью Жилищно-эксплуатационная управляющая компания «Жилье 2003»  обратилось к нам с просьбой проведения аудита системы управления организации. Ниже приведены сведения об аудируемом лице.

Сокращенное фирменное  наименование Общества: ООО ЖЭУК «Жилье 2003».

Форма собственности ООО ЖЭУК "Жилье 2003" - частная собственность.

ООО Управляющая  жилищная компания "Жилье 2003" зарегистрировано 16 августа 2010 года выдано регистрирующим органом Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы №1 по Республике Хакасия.

Место нахождения Общества: 655010, Россия, Республика Хакасия, г. Абакан, ул. Торговая, 2-2.

ИНН 1901095970, ОГРН 1101901002862, ОКПО 63339308.

Перечень видов  деятельности:

- ОКВЭД 70.32.1 «Управление эксплуатацией жилого фонда».

Деятельность  «Жилье 2003»:

• Монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений;
• Производство электромонтажных работ;
• Производство изоляционных работ;
• Производство санитарно-технических работ;
• Монтаж прочего инженерного оборудования;

 

Банковские  реквизиты: р/с 40702810900010103482 в ООО «Хакасский муниципальный банк» г. Абакан, к/с 30101810900000000745, БИК 049514745

Директор - Благодатных Александр Яковлевич.

После изучения организации наша аудиторская фирма  составила письмо- обязательство для последующего ознакомления аудируемого лица с условиями проверки и письменного его подтверждения. (Приложение 1). На основании данного обязательства был заключен договор на проведение аудиторских услуг, с целью проверки системы управления организации. (Приложение 2).

В процессе аудита финансовой отчетности в ООО ЖЭУК «Жилье 2003» уделяется внимание только тем основным целям и конкретным процедурам в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, которые имеют отношение к процессу подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности.

В процессе получения  представления о системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, необходимого для планирования аудиторской  проверки, вначале приобретаются  знания о структуре этих систем и  их функционировании.

Необходимо получить аудиторское доказательство посредством  проведения тестов средств контроля для подтверждения любой оценки риска средств контроля, которая является ниже высокой. Чем ниже оценка риска средств контроля, тем больше подтверждений необходимо получить относительно надлежащей структуры и эффективного функционирования систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Тесты позволяют, установить насколько контроль расчетных операций отвечает современным требованиям, а их учет - выполняет поставленные перед ним задачи.

В результате полученного  понимания систем бухгалтерского учета  и внутреннего контроля, а также  тестов средств контроля аудитор  может понять, какие недостатки существуют в этих системах.

Проанализируем  состояние системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля и данные отразим в таблице 1.

 

Таблица 1. Результаты теста оценки системы учета

№ п/п	Вопросы (тесты)	Процедура	Вариант оценки
1	2		4
1.	Имеется ли у  предприятия служба внутреннего  контроля?	Опрос	1
2.	Существует  ли понимание персоналом своих обязанностей и ответственности?	Опрос и проверка документации	3
3.	Осуществляется  ли контроль за процессом поведения операций с покупателями и заказчиками?	Наблюдение, опрос	3
4.	Сопоставление количества отгруженных товаров с данными счетов-фактур?	Опрос и повторное  выполнение процедур документального контроля	2
5.	Проверка сроков возникновения задолженности?	Опрос	3
6.	Обоснование цен  и сроков расчетов с покупателями заказчиками по договорам	Опрос и проверка документации	3
7.	Проведение  инвентаризации расчетов с покупателями заказчиками	Опрос и проверка документов	1
8.	Контроль последовательности нумерации для выявления неучтенных счетов-фактур и накладных	Проверка документации и повторное выполнение процедур контроля	1
9.	Соблюдение  графика документооборота по учету  расчетов с покупателями заказчиками?		3