Аудит в условиях компьютерной обработки данных

- контроль показателей, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета экономического субъекта;

- тестирование алгоритмов, используемых в автоматизированной системе бухгалтерского учета;

- контроль соответствия показателей, содержащихся в формах бухгалтерской отчетности, данным бухгалтерских регистров или базы данных, формируемой в бухгалтерии при обработке первичных документов;

- использование возможностей поисково-справочных информационных систем в области нормативных и законодательных актов, регламентирующих бухгалтерский учет и аудит в Российской Федерации;

- формирование аудиторской документации (рабочей и итоговой).

Источниками получения аудиторских  доказательств при проведении аудиторских  процедур являются данные, подготовленные в электронной среде экономического субъекта в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета  экономического субъекта.

Рабочие документы, формирующиеся  в процессе аудита с применением  компьютера (например, документы, подготовленные в виде компьютерных файлов), могут  храниться в аудиторской организации  обособленно в архивах на машинных носителях.

Эффективность аудиторских  процедур может быть повышена благодаря  использованию компьютеров при  проведении аудита при получении  и оценке некоторых аудиторских  доказательств в следующих случаях:

- когда проверке подвергаются большие однородные массивы данных по участкам и операциям бухгалтерского учета;

- у проверяемого экономического субъекта используется унифицированная стандартная система оформления бухгалтерских операций;

- имеется и используется информационно-поисковая система для расшифровки и подтверждения наличия соответствующих первичных документов, регистров бухгалтерского учета;

- имеется и используется автоматизированная система контроля исполнения утвержденного регламента решения соответствующих учетных задач.

Цели тестов средств контроля компьютерных информационных систем остаются теми же, что и при выполнении операций вручную, однако некоторые  аудиторские процедуры могут  быть изменены. Аудитор может посчитать  необходимым или может предпочесть  использование методов аудита с  помощью компьютеров. Использование  подобных методов, например инструментов по исследованию электронных файлов, может быть уместным в том случае, если системы бухгалтерского учета  и внутреннего контроля не предоставляют  видимого доказательства, документально  подтверждающего применение средств  внутреннего контроля, которые запрограммированы  в компьютерной системе бухгалтерского учета.

Применение компьютеров  позволяет аудитору провести следующие  процедуры:

- тестирование операций и остатков по счетам в компьютерной базе данных;

- аналитические процедуры с целью выявления отклонений от обычно принятых параметров в компьютерной базе данных;

- тестирование базы данных проверяемого экономического субъекта;

- тестирование информационного, математического, программного и технического обеспечения проверяемого экономического субъекта.

 

 

1.3 Методология применения персональных компьютеров в аудиторской деятельности

С начала 90-х годов XX в., когда  приобретение в России персонального  компьютера перестало быть проблемой, начался активный процесс внедрения  информационных технологий в практику ведения бухгалтерского учета предприятий  и организаций.

В последние годы на рынке  программного обеспечения появились программные продукты, позволяющие аудиторам активно использовать возможности компьютеров в своей работе. Первыми появились программы, обеспечивающие документирование аудита в соответствии с требованиями федерального правила (стандарта) «Документирование аудита»( утверждено Постановлением Правительства Российской Федерацииот 23 сентября 2002 г. № 696), затем программы, решающие полный цикл задач по проведению аудиторской проверки на всех этапах - от подготовки и планирования аудита до формирования аудиторского заключения. Разработчики прикладных программ для аудиторов работают над созданием автоматизированных систем, позволяющих не только выполнять все этапы аудиторской проверки, но и обеспечивающих руководителям аудиторских фирм возможность осуществлять полный контроль над деятельностью своей организации, ее отдельных подразделений и сотрудников, повысить оперативность, оптимизировать процесс принятия управленческих решений, рационально планировать ресурсы компании и многое другое.

При разработке комплексной  системы автоматизации аудиторской  деятельности (СААД) необходимо учесть необходимые условия для практического  решения всех стоящих перед ней  задач. СААД включает две основные подсистемы: функциональную и обеспечивающую.

Функциональная подсистема должна включать комплекс функций, задач, подзадач, процедур. Обеспечивающая подсистема включает следующие компоненты: информационное, техническое, математическое, программное, технологическое, организационное, правовое, эргономическое обеспечение.

Информационное обеспечение  подразделяется на внемашинное (документы  и справочники) и базы данных (на машинных носителях). Первое включает нормативно-законодательную базу как  бухгалтерской, так и аудиторской  деятельности, методические материалы, всю первичную и отчетную документацию, если она предоставляется на бумажных носителях. Второе включает всю информацию, предоставляемую экономическим субъектом на машинных носителях.

Техническое обеспечение  включает комплекс вычислительной и  организационной техники, средства обработки, передачи и вывода информации, используемые в автоматизированных системах бухгалтерского учета.

Математическое обеспечение  представляет совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение, корректировку информации, формирование результативной информации, обеспечение  защиты информации. Кроме того, математическое обеспечение включает различные  алгоритмы расчетов, связанных с  анализом бухгалтерской информации, организацией аудиторских выборок  и обработкой данных выборочного  контроля, построением рабочих таблиц, графиков, диаграмм.

Программное обеспечение  включает операционную систему и  пакеты прикладных программ, реализующие  алгоритмы обработки информации в широком смысле слова.

Технологическое обеспечение - описание технологии обработки информации (ввода, преобразования, вывода, хранения, защиты), т.е. подробные инструкции пользователям  или специалистам, работающим в системе.

Организационное обеспечение - комплекс документов, регламентирующих работу специалистов, выполняющих всю  работу по обработке информации, а  также определяющих взаимосвязь, как  специалистов различных подразделений, так и аудиторов и представителей экономического субъекта.

Правовое обеспечение - комплекс документов, определяющих права и  обязанности аудиторов и представителей экономических субъектов, участвующих  в процессе работы комплекса.

Эргономическое обеспечение - комплекс мероприятий по организации  современных рабочих мест, комфорта для работы специалистов аудиторских  организаций.

Программное и технологическое  обеспечение носит специфический  характер, отражающий навыки и уровень  квалификации разработчиков, реализующих  алгоритмы решения информационных задач в форме интерфейса оператора  и компьютера. В данной работе программирование не будет предметом нашего рассмотрения, основное внимание будет уделено  анализу состава и содержания информационных задач, решаемых в системе.

Что касается таких компонентов, как техническое, организационное, эргономическое обеспечение, то применительно  к системе автоматизации деятельности аудитора они практически не имеют особенностей, отличающих их от других информационных систем, и поэтому не требуют подробного рассмотрения.

Аудиторская деятельность включает предпринимательскую деятельность по проведению аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности и оказанию услуг, сопутствующих  аудиту. Следовательно, система автоматизации аудиторской деятельности включает функциональные задачи по проведению аудита и по оказанию сопутствующих аудиту услуг.

Функциональная структура (представлена в виде схемы)  подсистемы системы автоматизации аудиторской деятельности в части проведения аудита должна отражать, во-первых, основные этапы аудита, а во-вторых, специфику аудита как проверки информационной системы бухгалтерского учета.

Блок-схема функциональной структуры системы автоматизации аудиторской деятельности в части проведения аудиторской проверки приведена на рисунке 1.

На заключительном этапе  аудитор окончательно оформляет  письменную информацию о результатах  проверки, проводит анализ этих результатов, оценку существенности выявленных искажений, формирует аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской  отчетности и юридически оформляет  завершение работы по договору.

 

Рисунок 1: Функциональная структура  системы автоматизации аудиторской деятельности:

 

Заключительный этап содержит следующие задачи:

1) формирование письменной  информации об аудиторской проверке (редактирование отчетов аудиторов,  проверявших отдельные участки  учета, обобщение информации, обсуждение  с руководством экономического  субъекта результатов проверки  и утверждение отчета);

2) оформление аудиторского  заключения (оценка существенности  неисправленных искажений финансовой  отчетности, определение вида, печать  и утверждение аудиторского заключения);

3) юридическое оформление  окончания работы по договору (подписание акта приемки-передачи  и оформление счета-фактуры на  выполненные аудиторские услуги).

Функциональная структура  системы автоматизации аудиторской деятельности в части аудита (контроля) имеет прямую связь с функционированием автоматизированной системы бухгалтерского учета (АСБУ), которая является объектом аудиторской проверки.

Основная цель аудита (контроля) - проверить правильность работы автоматизированной системы бухгалтерского учета, а именно проверка:

- правильности оформления  первичных документов:

- обработки первичных  документов и оформления бухгалтерских  проводок;

- формирования регистров  бухгалтерского и налогового  учета;

- расчета и формирования  отчетности и налоговых деклараций.

Наибольшее количество ошибок, включая некачественное оформление документации, относится к документам, поступающим в бухгалтерию из внутренних служб предприятия, особенно при заполнении их от руки и плохой организации системы внутреннего  контроля. Поэтому проверка подобного  рода документов является обязательной и трудоемкой работой.

Первичные учетные документы  группируются, поступают и хранятся в соответствии со сложившейся организацией бухгалтерского учета и распределением обязанностей между сотрудниками бухгалтерии. Традиционно такое распределение  соответствует объектам учета, предусмотренным  статьями бухгалтерского баланса: оборотные и внеоборотные активы, собственный капитал, долгосрочные и краткосрочные обязательства с той или иной степенью детализации.

На каждом участке бухгалтерского учета обрабатывается определенный состав входящих первичных документов, и поэтому аудиторы обычно организуют проверку также по участкам учета. В ходе этой проверки аудитор совмещает проверку юридической силы первичных документов, оформления первичных документов и правильности отражения содержания этих документов и отражающих их бухгалтерских записей, формирования проводок по бухгалтерским счетам.

Таким образом, проверку оформления первичных документов, их полноты  и большую часть процедур проверки правильности формирования бухгалтерских  проводок удобнее выполнять, проверяя отдельные участки учета.

В автоматизированных системах бухгалтерского учета центры ввода и обработки данных первичных документов могут быть объединены в общую сеть с выходом на единый массив бухгалтерских записей. В этом случае любая корректировка вводимой информации на участке учета отражается в сводном журнале бухгалтерских проводок . Такая конфигурация наиболее благоприятна для аудитора. Возможны случаи, когда в нескольких центрах вводятся и обрабатываются первичные документы одного или нескольких участков учета и полный журнал бухгалтерских проводок физически составляется с использованием машиночитаемых носителей - дисков, с которых считывается информация, сформированная на отдельных участках. Эта информация может быть точным повторением всех бухгалтерских записей (проводок) или содержит только итоговые суммы по всем группам однотипных корреспонденции счетов.

В такой ситуации проверка усложняется тем, что аудитор  должен убедиться в наличии адекватных организационных мероприятий, обеспечивающих координацию действий сотрудников, которые обрабатывают первичные  документы в разделенных центрах.

В автоматизированных системах бухгалтерского учета предусмотрено накопление информации и автоматическое составление различных регистров бухгалтерского и налогового учета за любой отчетный период

Для получения регистров  учета в базе данных системы хранятся остатки по аналитическим счетам рабочего плана счетов на заранее  известную дату, начиная с которой  ведутся записи о бухгалтерских  проводках (дата возникновения является одним из признаков каждой записи). Проверка правильности формирования регистров учете предусматривает проверку верности работы модуля программы, рассчитывающего и формирующего все предусмотренные регистры синтетического и аналитического учета на основании данных двух массивов: массива остатков по счетам и журнала бухгалтерских проводок.

Во многих АСБУ предусмотрено  автоматическое получение форм индивидуальной бухгалтерской отчетности и налоговых  деклараций.