Автоматизация учета основных средств (ОС) на предприятии

Табл. 1 «Формы первичной учетной документации ОС»

В зависимости от назначения, состава и количества объектов основных средств для оформления и учета операций по приему, приему-передаче объектов основных средств между организациями используются:

- акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооруже­ний) по форме № ОС-1 (применяется для отдельного объекта основных средств, не отно­сящегося к зданию и сооружению);

- акт о приеме-передаче здания (сооружения) по форме № ОС-1а (применяется только для зданий и сооружений);

- акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (хроме зданий, сооружений) по форме N9 ОС-16 (применяется для групп объектов основных средств, не относящихся к зданиям и сооружениям).

    Акты в количестве не менее двух экземпляров составляются комиссией с заполнением всех необходимых реквизитов и должны иметь все необходимые подписи. К актам должна прилагаться техническая документация, относящаяся к данным объек­там основных средств. Указанные акты применяются для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

     При поступлении объектов основных средств данные формы оформляются:

    - для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения;

    - для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуа­тацию;

    - поступивших по договорам купли-продажи, мены имущества» дарения, финансовой аренды, путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собст­венных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке.

    В актах предусмотрен реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость», ко­торый заполняется при оформлении прав на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним. В случаях приобретения объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в формах № ОС-1 и № ОС-1а предусмотрен раздел 1, в котором указываются сведения о состоянии объекта на дату передачи. Данный раздел заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер. В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указываете» сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации объекта. В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли или изготовления их для собственных нужд раздел 1 не заполняется. Раздел 2, включающий сведения об объектах на дату их принятия к бухгалтерскому учету, заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. В актах данные об объектах основных средств, находящихся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей соб­ственности.

     Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика основных средств.

     После оформления акты с приложенной технической документацией передаются в бух­галтерию организации, где на объект основных средств открывается инвентарная карточка (книга).

    Данные приема и выбытия объекта из состава основных средств вносятся в инвентар­ную карточку (книгу) учета объектов основных средств.

    Для учета наличия объектов основных средств, а также учета движения их внутри орга­низации бухгалтерией открывается:

- на каждый объект - инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6;

- на группу объектов - инвентарная карточка группового учета объектов ос­новных средств по форме № ОС-6а;

- для объектов основных средств малых предприятий - инвентарная книга учета объектов основных средств по форме № ОС-6б.

     Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта и находятся в бухгалтерии.

     Записи в инвентарных карточках (инвентарной книге) производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N8 ОС-1, № ОС-1 а, № ОС-16) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

     Пообъектный учет основных средств осуществляется на инвентарных карточках типовой формы № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств», составляемых в одном экземпляре. Карточки составляются на основании документов на поступление, выбытие, ремонт объектов основных средств. Карточка содержит следующие обязательные реквизиты: наименование объекта, инвентарный номер, изготовитель, номер документа, первоначальная стоимость, дата приемки, срок полезного использования, место эксплуатации, метод начисления амортизации, краткая техническая характеристика. В инвентарную карточку вносятся все изменения, которые происходят с инвентарным объектом.

     На группу объектов основных средств одинаковой стоимости, поступивших в одно время, заполняется инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а). На малых предприятиях пообъектный учет основных средств может осуществляться в инвентарной книге учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).

     Инвентарные карточки, составленные на объекты основных средств, группируются в картотеке по классификационным группам, внутри каждой группы — по местам нахождения, видам, инвентарным номерам.

     Перемещение основных средств внутри организации оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме № ОС-2.

     Данная форма применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. На­кладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписыва­ется ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.

     Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарные карточки (книгу) учета объектов основных средств, которые помещаются в картотеку по новому ме­стонахождению.

    Для оформления приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации (восстановление основных средств) применяется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию» модернизацию. Акт утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицо и сдается в бухгалтерию.

1.2.3 Выходные документы, формируемые в процессе автоматизации учета ОС на предприятии

     При продаже или передаче основных средств сторонним организа­циям оформляется акт  о приеме-передаче объекта основных средств (по форме № ОС-1, № ОС-1а или № ОС-16), на основании кото­рого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке (книге) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а или № ОС-66).

1.3 Организация обработки информации по учету ОС в программе 1С: Предприятие

     Организация обработки информации по учету ОС в программе 1С:     Предприятие осуществляется следующим образом:

      Поступление ОС,

      принятие ОС к учету,

      перемещение ОС,

      передача ОС,

      списание ОС.

     Поступление ОС

Согласно пункту 12 Инструкции по бюджетному учету основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью основных средств признается сумма фактических вложений учреждений в приобретение, сооружение и изготовление объектов основных средств.

     Вложениями на приобретение, сооружение и изготовление основных средств являются:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), в том числе налог на добавленную стоимость (кроме их приобретения за счет средств от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход);

суммы, уплачиваемые организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам;

суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств;

регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с приобретением (получением) прав на объект основных средств;

таможенные пошлины;

вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств;

затраты по доставке объектов основных средств до места их использования, включая расходы по страхованию доставки;

иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств.

Фактические вложения, связанные с приобретением, безвозмездным поступлением, сооружением, изготовлением хозяйственным способом, модернизацией основных средств, собираются на счете 106.01 "Капитальные вложения в основные средства".

    Принятие ОС к учету

    Документ "Принятие к учету ОС" предназначен для отражения принятия основных средств к бухгалтерскому и налоговому учету. Принятие основных средств к учету означает, что формирование стоимости основного средства окончено. Как правило, это происходит одновременно с вводом основного средства в эксплуатацию.

Принятие к учету основных средств отражается в оперативном, бухгалтерском и налоговом учете.

    Для данного документа возможен выбор одного из видов операции:

    Оборудование - принятие к учету оборудования

Объекты строительства - принятие к учету объектов строительства

По результатам инвентаризации - оприходование объектов ОС по результатам инвентаризации.

    Реквизиты документа

Фирма - фирма, на баланс которой относится основное средство.

Куратор - сотрудник, ответственный за ввод информации о принятии к учету.

    Основные средства

    Оборудование - выбор наименования основного средства из справочника "Номенклатура".

Склад - склад, на котором будет числиться основное средство.

Счет (БУ)/Счет(НУ) - счета бухгалтерского и налогового учета, на которые относится ОС при приемке.

    Для быстрого заполнения табличной части однотипными объектами основных средств, имеющими одинаковые наименования, нужно ввести в табличную часть хотя бы один такой объект. Затем следует воспользоваться кнопкой Заполнить в командной панели табличной части. При выборе в выпадающем меню пункта По наименованию табличная часть будет заполнена объектами основных средств, имеющими такое же наименование, как у введенного первоначально.

    Общие сведения

    Операция с объектами ОС - выбор события из справочника "События с основными средствами".

    Способы отражения расходов по амортизации - выбор способа из подчиненного справочника "Способы отражения расходов по амортизации". В справочнике предварительно должны быть заполнены счета затрат по бухгалтерскому и налоговому учету для каждого способа.

    Ввести в эксплуатацию одновременно с принятием к учету - при установке флажка основное средство будет автоматически введено в эксплуатацию при проведении документа "Принятие к учету ОС".

    Бухгалтерский учет

   Общие сведения:

    Порядок учета - выбор порядка учета основного средства.

Подразделение - подразделение, на которое будут относиться затраты по амортизации ОС.

     Способ поступления - выбор способа поступления ОС.

МОЛ - сотрудник, ответственный за объект.

Счет учета - счет учета основного средства.

Параметры начисления амортизации:

     Счет учета - счет учета амортизации

Начислять амортизацию - при установке отметки амортизация будет начисляться автоматически при проведении документа "Закрытие месяца".

Способ начисления - выбор одного из способов начисления амортизации.

    Срок полезного использования - указание срока полезного использования для расчета амортизации в месяцах.

     При выборе способа начисления "Пропорционально объему продукции (услуг)"/"По единым нормам амортизационных отчислений" появляются дополнительные реквизиты: Налоговый учет

    Порядок заполнения параметров начисления амортизации по налоговому учета аналогичен закладке "Бух.учет", за исключением параметров расчета амортизационной премии.

Амортизационная премия

    При принятии к учету основного средства предусмотрена возможность определить размер амортизационной премии (п. 1.1 ст. 259 НК РФ). Амортизационная премия – это часть стоимости основного средства (не более 10%), которую разрешается списать на расходы при первом начислении амортизации по этому основному средству. При этом дальнейшее начисление амортизации происходит исходя из первоначальной стоимости основного средства, уменьшенной на сумму амортизационной премии.