Бюджетирование в торговой организации ООО «П»

В 2008 году ООО «П» начало подготовку краткосрочного финансового плана на следующий плановый год, в данном случае на 2009год. В соответствии со сложившейся традицией финансовый менеджер составляет систему бюджетов на ежеквартальной основе, получив из отдела маркетинга данные о прогнозных объемах сбыта. Совокупность собранной информации представлена ниже. Следует отметить, что исходные данные обычно представляются по блокам в соответствии со списком бюджетов, которые разрабатываются финансовым менеджером организации.

Таблица 2.Прогноз объема продаж и цен на реализуемый товар.

Прогноз объема продаж и цен	I квартал		II квартал		III квартал		IV квартал
Показатели	шт.	у.е.	шт.	у.е.	шт.	у.е.	шт.	у.е.
«Телевизор»	15000	400	18000	350	12000	350	25000	400
«Холодильник»	10000	800	12000	710	8000	700	15000	790
«Кухонный комбайн»	40000	150	35000	130	32000	120	60000	140
Ожидаемый объем продаж (у.е.)	20 000 000		19 370 000		13 640 000		30 250 000

 

Объем продаж в 2008году составил 72400 тыс.у.е. Планируемый рост товарооборота – 15%. Это будет реализовано за счет:

• Увеличения количества магазинов розничной сети;
• Реконструкции уже существующих магазинов и расширение торговых площадей;
• Более активной работы с клиентами в магазинах и агрессивной рекламной компании.

Закупочная стоимость  продукции, которая планируется к реализации в 2009г., - 63695,55тыс.у.е. Это соответствует торговой наценке в размере 28,76%. Для оплаты наличными денежными средствами в текущем квартале составляет 85% от объема выручки, оставшиеся 15% оплачиваются в следующем квартале. Планируемый переходящий остаток товарных запасов на конец планируемого периода (квартала) составляет 20% от объема продаж будущего периода. Запасы товарной продукции на конец года планируются в объеме 13тыс.штук.

Величина коммерческих расходов складывается из двух частей, постоянной и переменной. В постоянную входят: расходы компании по постоянным договорам, с транспортной компанией и др. Сумма этих затрат составляет 1800000у.е. ежегодно. Переменная часть коммерческих затрат складывается из затрат на рекламу и обслуживание автотранспорта. Норматив переменной части составляет по товарам группы:

- Аудиовидеотехника (условно  – «телевизор») – 1,5%

- Крупная бытовая техника  (условно – холодильник) –  2%

- Мелкая бытовая техника  (условно – «кухонный комбайн») – 0,5%

Величина затрат на управление не нормируется и планируемые  объемы постоянных административных затрат приведены в табл.3.

Таблица 3.Прогноз управленческих затрат.

Прогноз управленческих затрат, у.е.	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал
Зарплата	1 000 000	1 000 000	1 000 000	1 000 000
Страховка	100 000	100 000	100 000	100 000
Аренда и коммунальные платежи	250 000	250 000	250 000	250 000
Прочие	100 000	100 000	100 000	100 000

Организация планирует  закупку торгового оборудования на сумму 200000у.е. во II квартале и на 10000у.е. в III квартале с целью модернизации основных средств. Состояние активов и пассивов предприятия на начало планового периода представлено в виде баланса.

На основании приведенных  данных необходимо построить систему  бюджетов предприятия. Среди операционных бюджетов на предприятиях розничной торговли обычно принято выделять следующие:

• Бюджет продаж показывает помесячный и поквартальный объем продаж по видам товаров и в целом по компании в натуральных и стоимостных показателях на протяжении бюджетного периода;
• Бюджет товарных запасов отражает минимально допустимый уровень запасов товаров, подлежащих продаже на протяжении бюджетного периода;
• Бюджет закупок товаров регулирует помесячный и поквартальный объем закупок товаров для их последующей продажи, составляется на основе бюджета продаж и бюджета товарных запасов;
• Бюджет управленческих расходов содержит информацию о расходах на заработную плату административно-управленческого, инженерно-технического и вспомогательного персонала организации, арендные платежи, коммунальные и командировочные расходы, затраты на текущий ремонт, стоимость МБП и другие (главным образом организационные) расходы на протяжении бюджетного периода;
• Бюджет коммерческих расходов включает расходы на рекламу, комиссионные сбытовым посредникам, транспортные расходы и прочие расходы по реализации товаров;
• Бюджет накладных расходов дает информацию о прочих расходах предприятия, например амортизации, уплаты процентов за пользование кредитом и другие расходы на протяжении бюджетного периода.

Определение набора операционных бюджетов сугубо внутреннее дело самой  организации. Главный смысл операционных бюджетов состоит в более тщательной подготовке исходных данных для всех основных бюджетов, а также в переводе планируемых показателей из натуральных единиц в стоимостные показатели. Важной особенностью составления операционных бюджетов является отражение затрат различного вида в расчете на единицу стоимости продаж товаров. Это позволяет уже в основных бюджетах произвести разделение затрат на переменные и постоянные.

Еще одним важным аспектом составления операционных бюджетов является то, что они отличаются от смет по формату и по форме.

Во-первых, все затраты  в бюджете представлены в идее планов-графиков и имеют четкую привязку к срокам их осуществления, к отдельным подпериодам внутри всего бюджетного периода, т.е. разбивку по неделям, декадам, месяцам и т.п.

Во-вторых, бюджеты обычно составляются в виде двух таблиц (форм):

• Планов – графиков начисления затрат (их распределения в составлении с объемом продаж внутри бюджетного периода);
• Графиков оплаты, в которых отражается порядок поступлений или списаний денежных средств за поставленные товары (график погашения кредиторской задолженности).

Операционные бюджеты  содержат в планах – графиках информацию, которая непосредственно отражается в бюджете доходов и расходов. На этой основе составляются графики поступлений и графики оплаты. Данные этих графиков используются при составлении бюджета движения денежных средств и частично в расчетном балансе. В связи с этим операционные бюджеты имеют те же рамки периодизации, что и БДР и БДДС. Кроме того, в некоторых операционных бюджетах содержится информация о состоянии запасов ресурсов по отдельным статьям, необходимая для правильного составления расчетного баланса.

При разработке операционных бюджетов важна последовательность их составления, поскольку итоговые данные одних операционных бюджетов могут служить исходными данными  для других бюджетов. В условиях рынка первым показателем, с которого необходимо начинать любое планирование, является прогноз продаж. Вот почему и бюджетирование начинается составлением бюджета продаж, основанного на прогнозах сбыта, отражающего динамику общего оборота организации в предстоящий бюджетный период.

Прогноз объема продаж – это важный предварительный этап по подготовке бюджета доходов и расходов. Прогноз объема продаж становится бюджетом в том случае, если дирекция организации полагает, что прогнозируемый объем продаж может быть достигнут. Сам бюджет продаж имеет несложную форму составления. Однако для его подготовки отделу маркетинга необходимо проделать объемную работу, чтобы определить, какой товар, по какой цене и в каком количестве можно будет реализовать в прогнозном периоде.

При прогнозировании  продаж необходимо учитывать различные факторы. К таким факторам можно отнести внутренние (объем продаж предшествующих периодов, доходность товаров, ценовая политика, качество товаров) и внешние (зависимость продаж от общеэкономических показателей, состояние рынка, рекламная компания, конкуренция, сезонные колебания).

Для прогноза объема продаж рекомендуют выбирать одну из типовых  ценовых стратегий:

- установление цен  несколько выше, чем у конкурентов  (премиальное ценообразование);

- установление цен  примерно на уровне конкурентов (стратегия нейтрального ценообразования);

- установление цен  несколько ниже, чем у конкурентов  (стратегия ценового прорыва).

После прогноза объема продаж переходят к составлению соответствующего бюджета. При разработке бюджета  продаж рекомендуют учитывать следующие условия:

• Это начальный и самый важный шаг в составлении бюджета доходов и расходов;
• Он должен отражать месячный или квартальный объем продаж в натуральном и денежном выражении;
• Его составляют с учетом спроса на продукцию, сегментов рынка, категорий покупателей и других факторов;
• Он включает в себя объем будущих денежных поступлений от текущей деятельности;
• Для прогноза денежных поступлений от продаж целесообразно учитывать коэффициент инкассации, который выражает, какая часть отгруженных товаров будет оплачена в первый месяц (месяц отгрузки), во второй и т.д. с учетом безвозвратной дебиторской задолженности;
• Незначительное отклонение планового объема продаж от фактического может привести к значительным колебаниям основного бюджета по отношению к отчетному.

В табл. 4 приведен расчет объема продаж в ООО «П».

Таблица 4.Бюджет продаж организации и график поступления денег.

	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал	За год
Ожидаемый объем продаж (шт.), в т.ч.
«Телевизор»	15 000	18 000	12 000	25 000	70 000
«Холодильник»	10 000	12 000	8 000	15 000	45 000
«Кухонный комбайн»	40 000	35 000	32 000	60 000	157 000
Ожидаемая цена единицы продукции (у.е.), в т.ч.
«Телевизор»	400	350	350	400
«Холодильник»	800	710	700	790
«Кухонный комбайн»	150	130	120	140
Выручка за проданные товары (у.е.)	20 000 000	19 370 000	13 640 000	30 250 000	83 260 000
График поступления денежных средств
Дебиторская задолженность на начало года	4 000 000				4 000 000
Приток денег от продаж I кв.	17 000 000	3 000 000			20 000 000
Приток денег от продаж II кв.		16 464 500	2 905 500		19 370 000
Приток денег от продаж III кв.			11 594 000	2 046 000	13 640 000
Приток денег от продаж IV кв.				25 712 500	25 712 500
Итого поступление денег	21 000 000	19 464 500	14 499 500	27 758 500	82 722 500

 

Данный бюджет является базой для разработки общего бюджета, поскольку объем продаж оказывает  влияние на все его статьи. Составление  бюджета начинают с определения  объема продаж на предстоящий квартал  в физическом выражении. Объем продаж сформирован на основе имеющегося в организации портфеля заказов. В разработке бюджета принимают участие отделы маркетинга, экономический и другие службы. Они исходят из годовой программы (с поквартальной разбивкой), в разработке которой принимают участие многие подразделения организации. Кроме того, отдел маркетинга отвечает и за прогноз цен на продукцию. Выручка от реализации (без косвенных налогов) на предстоящий квартал определена путем умножения цен на соответствующий объем продаж в натуральном выражении.

Первые две строки в табл.4 просто переписываются из исходных данных. Строка «выручка» получается перемножением объема продаж на цену. При составлении графика поступления денег учитывается, что выручка от продаж текущего периода приходит в виде денег только на 85%, оставшаяся часть поступает в следующем периоде. Наряду с планом-графиком в бюджете продаж должен быть представлен график поступлений денежных средств от проданных товаров. Стоимость продаж предстоит теперь превратить в денежные средства. В табл.4 приведен условный пример такого графика. График поступлений необходим для более точного составления БДДС.

Переходя к вопросу  об оплате реализованных товаров, следует  отметить, что все реализованные  покупателям товары могут быть оплачены следующими видами платежей: предоплата, оплата по факту получения продукции и продажа товара в кредит, т.е. с временной отсрочкой платежа. Лучшим вариантом прогнозирования характера оплаты продукции является совокупная работа по статистическому анализу опыта торгового предприятия, сортировке всех существующих контактов по признаку сроков оплаты продукции, оценка степени выполнения покупателями своих обязательств и выдача результата в следующем виде (см. табл.5).

Таблица 5.Коэффициенты относительной оплаты продукции (в%)

Виды оплаты	1-й период	2-й период	…	n-й период
Предоплата (оплата в квартале перед  отгрузкой)	0	0	…	0
Оплата в квартале отгрузки	85	85	…	85
Оплата в следующем за отгрузкой  квартале	15	15	…	15
Безвозвратная задолженность	0	0	…	0