Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

 
 
 
 

4. Документооборот

 

      Документооборот представляет собой процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете организации, включающий их составление или получение от других организаций, принятие к учету, систематизацию и передачу в архив.

      В общем случае, документооборот включает в себя следующие этапы:

      - составление первичных учетных  документов по совершенным хозяйственным  операциям;

      - перенос сведений из первичных  учетных документов в учетные  регистры;

      - систематизацию переносимых сведений  путем отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учета;

      - составление бухгалтерской отчетности  организации по окончании отчетного  периода на основании данных  учетных регистров;

      - составление инвентаризационных  описей, ведомостей, актов;

      - обработку и систематизацию всех  документов для последующей сдачи в архив.

      Перечень  первичных учетных документов, сроки  составления, представления и обработки  первичных учетных документов, сроки  систематизации и регистрации учетных  данных, а также сроки прохождения  других стадий учетного процесса устанавливаются графиком документооборота (Приложение №1).

      График  документооборота разрабатывается  главным бухгалтером. На главного бухгалтера возлагается также и контроль за выполнением графика документооборота. График документооборота утверждается руководителем организации в виде приложения к приказу об учетной политике организации. 
 
 
 

3. Порядок прохождения аудиторских проверок на предприятии 

     Цель аудита на предприятии - установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по расчетам с подотчетными лицами нормативным документам, действующим в РФ в проверяемом периоде, выявление имеющихся ошибок и нарушений, а также степени их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

     Основными задачами аудита являются:

     - проверка правильности документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;

     - оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

     - оценка полноты и правильности отражения расчетов с подотчетными лицами в учетных регистрах и отчетности;

     - проверка соблюдения организацией налогового законодательства по хозяйственным операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

     Аудиторская проверка на предприятии заключает в себе следующие вопросы:

1. Проверка оформления первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами.
2. Определение состава документов, подлежащих проверке согласно установленной материальности и рабочим планом проверки.
3. Аудит итогов инвентаризации по расчетам с подотчетными лицами.
4. Проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчетных сумм по данным журнала-ордера № 7 или иного учетного регистра счета 71.
5. Установление фактов выдачи денежных средств под отчет при наличии неизрасходованного остатка от предыдущего аванса и проверка своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм.
6. Проверка наличия приказа, в котором отмечен круг лиц, которым предоставлено право принимать деньги под отчет.
7. Проверка соблюдения сроков, на которые выдаются авансы на операционно-хозяйственные расходы.
8. Аудит правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.
9. Аудит правильности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчетных лиц.
10. Проверка правильности отнесения расходов по командировкам на себестоимость, правильность ведения раздельного учета произведенных затрат согласно установленным нормам и сверхнормативным расходам.
11. Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими на предприятии, по служебным поездкам за счет проверяемой организации.
12. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными принадлежностями.
13. Аудит четкости ведения раздельного учета расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте и в рублях.
14. Аудит правильности учета курсовых разниц по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте.
15. Проверка правомерности получения в банке валюты на командировочные расходы через уполномоченных организации, своевременности и полноты ее оприходования и выдачи в подотчет.
16. Проверка точности и своевременности возврата неизрасходованной валюты в кассу предприятия и ее зачисления на текущий валютный счет.

     Информация, необходимая для проверки расчетов с подотчетными лицами может быть получена из следующих источников:

     - типовые (унифицированные) формы первичных учетных документов, служащие основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами;

     - командировочное удостоверение;

     - авансовый отчет;

     - журнал учета работников, выбывающих в командировки;

     - журнал учета работников, прибывающих в командировки;

     - инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Регистры  учета, которые используют для отражения хозяйственных операций учета расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте:

     - на предприятиях, применяющих единую журнально-ордерную форму счетоводства: журнал-ордер № 1, журнал-ордер № 7, ведомость № 1.

     - на предприятиях, применяющих упрощенную журнально-ордерную форму учета: журнал-ордер № 3.

     - на предприятиях, применяющих форму учета для субъектов малого предпринимательства: форма № В-5 «Ведомость учета расчетов и прочих операций».

     - на предприятиях, использующих при учете вычислительную технику.

     Прочими учетными регистрами и документами являются:

     - приказы о направлении работников в командировки;

     - первичные документы, подтверждающие целевое использование денежных средств (проездные билеты, счета гостиниц, товарные чеки др.);

     - приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;

     - приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;

     - договоры гражданско-правового характера с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации;

     - акты закупок материальных ценностей у физических лиц;

     - контракты с иностранными партнерами, договоры;

     - учетная политика организации (в части порядка использования, выдачи, сроков возврата, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами);

     - главная книга или иной обобщающий регистр бухгалтерского учета (записи по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

     Порядок проведения аудиторской проверки можно разделить на 3 этапа: ознакомительный, основной, заключительный.

     1. Ознакомительный этап аудиторской проверки включает в себя следующие вопросы, которые должен изучить аудитор:

     - рассмотрение приказа об установлении круга лиц, которые имеют право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

     - проверка наличия журналов учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки.

     - проверка наличия в учетной политике периодичности и сроков проведения инвентаризации расчетов.

     - установление состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки.

     На  основном этапе проверки аудитором источниками информации о проверяемом объекте могут служить:

     - приказы об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

     - журнал учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки.

     - приказ об установлении учетной политики организации.

     - приказы (распоряжения) руководителя организации о проведении инвентаризации;

     - приказы о составе комиссии;

     - книга контроля за выполнением приказов о проведении;

     - книга учета контрольных проверок правильности проведения;

     - акты контрольной проверки правильности проведения инвентаризации;

     - акты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;

     - ведомости результатов, выявленных инвентаризацией;

     - журнал-ордер № 7, ведомость № 7;

     - главная книга;

     - баланс;

     - авансовые отчеты и оправдательные документы к авансовым отчетам.

     Заключительный этап обобщает результаты проведенной проверки, по документам, составленным в ходе проведения проверки. Выявленные вопросы и замечания, которые с точки зрения аудитора дальнейшему анализу и обработке другими аудиторами, формируются в виде служебных записок.

     По  каждому выявленному нарушению  и (или) замечанию приводится ссылка на нормативный документ, согласно действующему законодательству.

     Отчетные документы аудитора и рабочие документы, подшитые в специальную папку, и по указанной форме представляются руководителю группы для включения необходимых результатов проверки в отчет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в

ООО «Рембыттехника» 

       В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации, для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета работники называются подотчетными лицами.

       Командировочные расходы относятся к категории  затрат предприятия, которые постоянно  находятся под пристальным вниманием  проверяющих органов. Поэтому правильно  организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. Поэтому цель преддипломной практики – осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов.