Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

         Учет расчетов с подотчетными  лицами  в ООО «Рембыттехника» ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки.

       Все хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно  из банка под отчет. Рассмотрим порядок  оформления документов при совершении хозяйственной операции.

       Для того чтобы отправить в  командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ),:

     - приказ (распоряжение) о направлении  работника (работников) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а);

     - командировочное удостоверение  (форма N Т-10);

     - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);

     - авансовый отчет (форма N АО-1).

     На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

     На  израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются: по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     В дальнейшем эти суммы списываются  со счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     Предприятия всех отраслей, осуществляющие бухгалтерский  учет по единой журнально-ордерной форме  счетоводства, ведут учет операций по счету 71 в журнале-ордере № 7.

     В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

     Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется линейно-позиционным способом.

     Для получения синтетических данных по счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

     Одновременно  приводится справка о суммах расхода  на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.

     Итоги журнала-ордера № 7 дают проводку за месяц  для записи в Главной книге  по кредиту счета № 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» и по дебету корреспондирующих с ним счетов.

     Общее требование к ведению учета - это  соответствие оборотов и равенство  сальдо синтетического счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и всех аналитических счетов, открытых к  данному счету.

       Выполнение данного требования  реализуется на практике при  подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц, и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников.

     Возврат в кассу неиспользованной суммы  оформляется приходным кассовым ордером, а перерасход подотчетной  суммы выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета

       Сальдо  счета 71 отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму не возмещенного перерасхода. 
 

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

      По  дебету счета записываются суммы  возмещенного перерасхода и вновь  выданные под отчет на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту  суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные по приходным  кассовым ордерам (неиспользованные).

      Рассмотрим подробнее аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Рембыттехника».

      Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

      Выдача  денежных средств работнику предприятия под отчет отражается проводкой:

      Д-т 71 – К-т 50 - субсчет «Касса организации» – на выданную сумму из кассы  предприятия;

      Д-т 71 – К-т 51 – Перечисление (перевод)  денежных средств по месту нахождения подотчетного лица.

      На  израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

      Д-т 10 – К-т 71 – на сумму оприходованных материалов. Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов;

      Д-т 41 – К-т 71 – приобретение подотчётным  лицом товаров;

      Д-т 44 – К-т 71 – подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией товаров;

      Д-т 50 – К-т 71 – возвращены в кассу  неиспользованные подотчётные суммы;

      Д-т 76 – К-т 71 – произведен расчёт с  дебиторами с помощью подотчётной  суммы.

      Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

      Д-т 94 – К-т 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

      Д-т 70 – К-т 94 – удержание подотчетных  сумм из заработной платы;

      Д-т 73 – К-т 94 – если нет возможности  удержать эти суммы из заработной платы работника.

      В таблице 1 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» проводимого в исследуемом  предприятии. 
 
 
 
 

     Таблица 1

Анализ  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  за декабрь 2009г.

 

      Из  данных таблицы 1 видно, что задолженность предприятия «Рембыттехника» перед работниками на начало месяца составляла 3 662 руб. На конец периода предприятие погасило задолженность перед работниками выдав им заработную плату.

      Как уже ранее упоминалось, каждая операция, связанная с выдачей подотчетных сумм в бухгалтерском учете ведется отдельно.

      Рассмотрим  один пример отражения на счетах бухгалтерского учета операций  на хозяйственные  расходы в ООО «Рембыттехника» по подотчетным суммам.

      Водителю-экспедитору ООО «Рембыттехника» Афанасьеву К.М. (табельный номер 05) по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру № 35 от 15.03.2008г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 3 900руб.  Деньги выданы Афанасьеву К. М. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15.03.2008г. у Афанасьева К.М. нет. Афанасьеву К.М. выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

      Афанасьев К.М. предоставил в бухгалтерию  авансовый отчет №3 от 16.03.2008г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

      1) товарный чек № 105 от 15.03.2008г.  и кассовый чек магазина розничной  торговли «Стройматериалы» на  общую сумму 800руб., в том числе:

      - 10 шариковых ручек - 200руб.;

      - 2 упаковки бумаги - 600руб.;

      2) счет фактура № 7 от 15.03.2008г.  и накладная № 11053 от 15.03.2008г.  фирмы «Россо» на 2 электронных  калькулятора «Ситизен» на общую  сумму 2 520 руб., в том числе цена 2 калькуляторов-2100., НДС-378руб., полученных от Афонасьева К. М., квитанция к приходному кассовому ордеру № 263 от 15.03.2008г. фирмы «Россо» на сумму 2 478 руб., в том числе НДС-378 руб., полученные от Афонасьева К. М.;

      3) договор купли-продажи № 18 от 15.03.2008г. и акт купли-продажи,  составленные с предпринимателем Архипцевым Н. И. на приобретение 2 –х стульев по цене 360 руб., на общую сумму 720 руб.

      Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: ручек – 10 шт.; упаковка бумаги – 2 пачки; калькуляторов-2 шт; стульев- 2 шт.

      Авансовый отчет приняла и проверила  бухгалтер Климова Н. К.., правильность оформления подтвердила главный  бухгалтер Онищенко Е. В., утвердил отчет  директор Дроздов М. В. 16.03.2008 г.

      Перерасход  подотчетных сумм выдан Афонасьеву К. М. по расходному кассовому ордеру № 44 от 16.03.2008 г (Приложение 2).

      Все хозяйственные операции занесены в  журнал регистрации хозяйственных  операций. 
 
 
 

      Таблица 2

Учет  расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным  расходам