Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

 

      В ООО «Рембыттехника» осуществляются командировки не только в пределах Российской Федерации, но и заграницу.

      При заграничных командировках сотрудников  организации выполняются следующие  правила.

      Затраты в иностранной валюте на заграничные  командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации.

      Для целей исчисления  налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы  установлены  по каждой стране в долларах США. Работникам, которые направляются в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке.  Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ, а также за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте. При направлении  работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100%  по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

      Организация вправе без ограничений и специальных  разрешений Банка России покупать иностранную  валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных  расходов.

      Для получения иностранной валюты с  валютного счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации. Расходы на заграничные командировки  возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты).

      При возвращении из командировки остаток  неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией  работнику в рублях  или  валюте, полученных путем  перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

        Командировочные расходы, выдаваемые  в иностранной валюте, учитываются  одновременно в рублях и в  валюте, полученных путем перерасчета  валюты в рубли по курсу  Банка России на день совершения операции.

      На  счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается  по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет  подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета.

      Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

      Рассмотрим  один из примеров загранкомандировки осуществленной в июле 2008 года заместителем директора ООО «Рембыттехника» Анисимовым Г.А. Командировка осуществлена в соответствии с приказом по организации. По расходному кассовому ордеру № 54 от 15.06.2008г. выдан аванс в сумме 2280 евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о закупке импортного оборудования (курс евро на день выдачи - 26 руб., курс доллара США -25 руб.).

      Срок  командировки составляет 5 дней. Задолженности  по подотчетным суммам у Анисимова  Г.А. не имеется. Для обоснования  командировки Анисимова Г. А. имеются  следующие документы:

      1) Приглашение немецкой фирмы «Стрезен и К⁰» для проведения переговоров в Берлине  в управлении немецкой фирмы. В приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона.

      2) Приказ руководителя организации  № 8 от  12.06.2008 г. о направлении  в командировку Анисимова Г. А. в Берлин в фирму «Стрезен и К» для проведения переговоров сроком на 5 дней.

      3) плановая смета командировочных  расходов Анисимова Г.А.

      - стоимость авиабилета (туда-обратно)  компании Люфтганза составила  600 евро;

      - гостиница  (5 дней х260 евро) - 1300 евро, суточные (по норме                                                               5 дней х58 долл. США х25 руб.\долл.\26 руб./евро - 280 евро;

      -оформление  визы – 100 евро.

      ИТОГО: 2280 евро.

      Анисимовым  Г.А. представлен в бухгалтерию  авансовый отчет № 9 от 22.06.2008 г. об израсходованных суммах.

      К авансовому отчету приложены следующие  оправдательные документы:

      1) авиабилеты компании Люфтганза  – 800 евро;

      2) счет гостиницы – 1400 евро;

      3) квитанция немецкого консульства  об уплате услуг по выдаче визы -100 евро;

      4) распоряжение руководителя об  оплате суточных по норме  (5 дней х58 дол. США х25 руб.\долл.\27 руб./евро.

      Итого: 2569 евро. (Курс евро на дату  утверждения  авансового отчета 22.06.2008 -27 руб./евро; курс доллара США-25 руб./долл.);                                                                                              

      5) отчет о работе проделанной  Анисимовым Г. А.. с указанием  того, что цель командировки достигнута  и заключен договор о поставке  импортного оборудования (Приложение 6,7);                                                                                                        

      6) загранпаспорт Анисимова Г.А с  отметками заграничных постов.

      По  расходному кассовому ордеру № 74 от 22.06.2008 г. Анисимову Г. А. выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.

      В таблице 3 произведен расчет командировочных расходов Анисимова Г. А.. Он необходим для расчета расходов по норме, принимаемых для налогообложения. 
 
 
 
 
 

Таблица 3

Расчет  командировочных расходов 

 

     Определим все хозяйственные операции по  ситуации, составим по операциям бухгалтерские  проводки и занесем информацию в  журнал регистрации операций (таблица 4).

Таблица 4

Журнал  регистрации операций

 

      Таким образом, исследовав учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Рембыттехника» можно сделать вывод, что следует уделять особое внимание следующим вопросам:

      - имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в  командировку;