Бухгалтерский учет и внутрихозяйственного контроля сохранности

Как государственный контролер  главный бухгалтер должен ежедневно  следить за всеми хозяйственными операциями, связанными с движением  денежных средств.

Основным нормативным  актом, регулирующим порядок осуществления  операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок  хранения наличных денег, их приема и  выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии  кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Проверка правильности ведения  кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания  предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира  с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков  использованных чековых книжек; выписки  банка со счетов предприятия с  прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

Согласно порядка ведения кассовых операций в ходе осуществления контроля денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе предприятия путем инвентаризации, по результатам которой составляется акт. Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тщательно проверяет соблюдение во всем объеме Порядка ведения кассовых операций.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведут ли в хозяйстве по установленной  форме журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров, предусмотренных  Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована  и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут в данном хозяйстве, как это предусмотрено  инструкцией Центробанка.

При ревизии приема наличных денег, полученных в учреждении банка, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба.

Для выявления полноты  оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно  изучить сложившуюся в хозяйстве  практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки  чеков при поездке кассира  в банк. При наличии каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания главному бухгалтеру хозяйства об их немедленном устранении.

Все чековые книжки должны храниться в сейфе у главного бухгалтера и заполняются до выезда кассира из хозяйства.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда. Поэтому в первую очередь  следует проверить расчетно-платежные  ведомости и расходные кассовые ордера.

Как приходные, так и расходные  кассовые документы проверяют, также, с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены шариковой  ручкой без каких-либо подчисток, помарок  или исправлений), передачи в кассу  для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или  получающим деньги) и даты исполнения (разрешается производить по ним  прием и выдачу денег только в  день их составления). Все приходные и расходные кассовые документы должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами «получено» и «оплачено».

На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным  пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии  кассира проверяют наличие полистным  пересчетом всех денег, находящихся  в кассе, квитанции на сданные  для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также  ведение кассовой книги и порядок  хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом. В акте фактические  остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность  определить недостачу или излишек  денежных средств. Акт оформляется  в день ревизии кассы и подписывается  всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если установлена недостача  или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой- у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50, кредит счета 99 «Прибыли и убытки»), а недостачу относят на виновное лицо (согласно новому плану счетов дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит 73-2).

Проверка правильности ведения  кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания  предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира  с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков  использованных чековых книжек; выписки  банка со счетов предприятия с  прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

В первую очередь проверяется  правильность оформления первичных  документов, по которым производились  операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Все  кассовые документы должны быть заполнены  бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и  без помарок или исправлений  даже оговоренных. В приходных и  расходных кассовых ордерах указывается  основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали  ли остатки наличных денег в кассе  установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды  в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность  и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату  заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей  и других поступлений. При этом следует  иметь в виду, что предприятия  имеют право хранить в кассе  наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки  в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем  предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты  заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих  дней (для колхозов, исполкомов, сельских советов не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег  в банке. Денежная наличность сверх  лимитов должна сдаваться в обслуживающий  предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе  сопоставляют их фактические остатки  на отдельные даты и в среднем  за месяц с лимитом остатка. Фактические  остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий  и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.

Использование наличных денег  проверяется путем сопоставления  данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.           Для обобщения информации об израсходовании денежных средств по целевому назначению целесообразно составлять ведомость следующей формы.

Ведомость составляется по данным отчетов кассира, журнала регистрации  приходных и расходных документов, а также журнала-ордера 1, ведомости 1  либо соответствующих машинограмм.

Приведенная ведомость подписывается  проверяющим (ревизор, аудитор и  др.) главным бухгалтером предприятия.

Своевременность и полноту  внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления  даты и суммы зачисления денег  на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания  выплаты премий, пособий, пенсий и  др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее  невыплаченных сумм, а также с  датой и суммой оприходования  денег в кассу по прочим поступлениям. При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков следует  удостовериться в наличии всех выписок  банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Для облегчения работы и обеспечения  полноты проверки оприходования  в кассу полученных в банке  денег целесообразно составлять ведомость следующей формы. В  нее записываются данные всех чеков  по возрастающим номерам, включая испорченные  и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет  выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев  неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.   Одновременно проверяется полнота отражения по кассе внесенных в банк наличных денег и их зачисления на счета предприятия. Для этого целесообразно использовать ведомость следующей формы.

В дальнейшем проверяют полноту  оприходования денег, полученных за реализованную продукцию, работы, услуги, товарно-материальные ценности и др., использую при этом отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. Причем дебетовые записи по счетам реализации должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета ценностей, а их кредитовые записи с дебетовыми записями по счету кассы. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные ценности необходимо проверить реальность возникновения задолженности.

При этом следует отметить, что ценности, реализуемые предприятием за наличный расчет должны отпускаться  только при наличии на товарной накладной  штампа «Оплачено», т.е. после внесения денег в кассу с выдачей  на руки квитанции приходного кассового  ордера. Запрещается материально  ответственным лицам получать наличные деньги за отпускаемые населению ценности со склада предприятия.

В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, стипендий и  др., а также в расходных кассовых ордеров и других документах на выдачу денежных средств проверяется подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях или других документах сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на исправления и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

Подвергается проверке также  правильность взимания и полнота  оприходования квартирной платы, оплаты коммунальных услуг, за содержание детей  в дошкольных детских учреждениях  и других поступлений. В этом случае пользуются встречной проверкой  операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец  отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а  также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку  по счету 50 «Касса» в Главной книге.