Бухгалтерский учет кассовых операций

В случаях когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя организации, на расходных кассовых ордерах она необязательна.

При выдаче денег отдельным  лицам по кассовым ордерам требуется  предъявление документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он выдан. Во всех случаях  обязательна расписка в получении  выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом "Получено" или "Оплачено" с  указанием даты.

Заработная плата, пособия, пенсии, стипендии выдаются кассиром по платежной ведомости или платежному чеку (см. главу 7) без заполнения расходных  ордеров на каждого получателя. На платежной или на расчетной ведомости (при выдаче по платежным чекам) должна быть разрешительная надпись руководителя организации о выдаче денежных средств с указанием суммы прописью.

По истечении срока  выдачи денег по ведомости (обычно в  течение трех дней) против фамилий  лиц, не получивших причитающуюся им сумму, кассир ставит штамп "Депонировано" и составляет реестр депонированных сумм. На общую сумму выданных по ведомости денежных средств составляют расходный кассовый ордер.

Отчет кассира

Учет движения денег в  кассе ведется кассиром в кассовой книге, которая должна быть прошнурована и опечатана сургучной печатью, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производят в двух экземплярах через копировальную  бумагу. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира.

В организации с согласия кассира и при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись  автоматизированным способом, при котором  ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные для формы кассовой книги. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

В конце рабочего дня кассир подводит итоги операций по приходу  и расходу денег в кассе, выводит  остаток денежной наличности на следующее  число и передает в бухгалтерию  отрывной лист или копию записей  в кассовой книге с приходными и расходными документами под  расписку в кассовой книге.

При наличии в крупных  организациях касс-филиалов старший  кассир перед началом рабочего дня  выдает другим кассирам авансом необходимую  для расходных операций сумму  под расписку в книге учета  принятых и выданных главной кассой денег.

Кассиры касс-филиалов и  пунктов выдачи наличных денег в  конце рабочего дня или другого  заранее оговоренного времени (как  правило, не более трех дней) обязаны  отчитаться перед старшим кассиром в полученном авансе и деньгах, принятых по приходным документам, сдать остаток  наличности и все оправдательные документы. Все обороты по приходу  и расходу денежных средств касс-филиалов следует отразить через оборот главной кассы.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, см таблицу 2.2:

Таблица 2.2

унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций

№ формы	Наименование формы
КО-1	Приходный кассовый ордер
КО-2	Расходный кассовый ордер
КО-3	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
КО-4	Кассовая книга
КО-5	Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

 

Помимо указанных выше форм первичной учетной документации по учету кассовых операций каждая организация обязана использовать также документы, формы которых  установлены ЦБ РФ, в частности кассовую заявку (форма № 0408027) и денежный чек.

Авансовые отчеты составляются на основании первичных, оправдательных документов. Если выданные под отчет  суммы не возвращены в течение 3-х  дней установленной даты их возврата, а оправдательные документы отсутствуют, то указанные суммы подлежат включению  в облагаемый подоходным налогом  совокупный доход работника. Синтетический  и аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в журнале-ордере № 7. Аналитический учет организован не только по каждому подотчетному лицу, но и по каждому авансовому отчету.

Порядок заполнения журнала-ордера № 7

1. Подбираем все авансовые  отчеты с приложенными документами  за месяц и разносим эти  данные в журнал-ордер № 7. Каждая отдельная строка соответствует каждому отдельному номеру авансового отчета. Заполняются графы: номер по порядку, номер авансового отчета, утвержденная сумма авансового отчета и в дебет каких счетов произведены расходы.

2. На основании данных из журнала-ордера № 7 за прошлый месяц заносим в текущий журнал-ордер № 7 сведения об остатках по незаконченным расчетам с подотчетными лицами. Это порядковый номер по журналу-ордеру за прошлый месяц, дата возникновения задолженности и остаток по дебету, если должно подотчетное лицо, или по кредиту, если предприятие должно подотчетному лицу.

3. На основании приходных и расходных кассовых ордеров заносим суммы, выданные под отчет, в возмещение перерасхода и суммы возвращенных неиспользованных подотчетных сумм.

4. Просматриваем расчетно-платежные ведомости по заработной плате. На основании этих ведомостей заносим данные в журнал-ордер № 7, удержанные из заработной платы.

5. Подсчитываем остатки  по каждому подотчетному лицу.

6. Все графы просчитываем  и сверяем остатки.

 

2.3 Синтетический и аналитический  учет кассовых операций и расчетов  с подотчетными лицами

 

Поскольку в ООО «Молоко» применяется автоматизированная форма учета кассовых операций кассовая книга ведется и в автоматическом режиме. Оттуда все данные автоматически регистрируются в журнале учета хозяйственных операций.

Пример. ООО «Молоко» в течение одного рабочего дня (05.02.2011 г.):

• получила по чеку из банка наличные деньги в сумме 25 000 руб. на выплату заработной платы в сумме 20 000 руб. и на хозяйственные нужды в сумме 5 000 руб.
• Полученные наличные деньги оприходованы по приходному кассовому ордеру № 19;
• из этой суммы 20 000 руб. по расходному кассовому ордеру № 25 (на основании платежной ведомости № 2 за январь 2011 г.) выдана заработная плата сотрудникам организации за 2 половину января 2011 года;
• одному из сотрудников (Серову Р.В.) выдана под отчет по расходному кассовому ордеру № 26 сумма в размере 3 500 руб. на приобретение канцелярских товаров.

Остаток денег в кассе  организации на начало дня составлял 450 руб. Лимит остатка кассы для  организации установлен в сумме 3 000 руб.

Бухгалтерские проводки по совершенным кассовым операциям  отражаются в журнале учета хозяйственных  операций следующим образом (табл. 2.3):

Таблица 2.3

Журнал хозяйственных  операций ООО «Молоко» за январь 2011 года

№ п/п	Содержание хозяйственных  операций	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.
		Дебет	Кредит
1.	Получены из банка по чеку наличные деньги	50-1	51	25000
2.	Выдана зарплата работникам организации	70	50-1	20000
3.	Выдано под отчет Серову на приобретение канцтоваров	71	50-1	3500

 

Не реже одного раза в  месяц в ООО «Молоко» проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

В ООО «Молоко» инвентаризацию кассы проводит ревизионная комиссия. При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный хозяйству ущерб. Обнаруженные в кассе излишки ценностей оприходуются. Одновременно выясняются причины их возникновения.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты  с подотчетными лицами". По отношению  к балансу – это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету записываются суммы, выданные под отчет, и возмещение перерасхода. По кредиту суммы списанной задолженности подотчетных лиц согласно утвержденных авансовых отчетов и суммы, сданные в кассу, неиспользованные подотчетными лицами.

Рассмотрим пример хозяйственных  операций по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Молоко»

Д71-К50. Выдано под отчет  на хозяйственные нужды, командировочные  расходы, в возмещение перерасхода  по авансовому отчету.

Д71-К51. Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица.

Д25,26-К71. Подотчетные суммы  использованы на производственные нужды.

Д43-К71. Расходы произведены  по отгрузке и реализации продукции.

Д10,12-К71. Покрытие расходов, связанных с процессом заготовления товарно-материальных ценностей или  с их приобретением.

Д50-К71. Взнос неиспользованных подотчетных сумм.

Д70-К71. Удержан из заработной платы долг по подотчетным суммам.

 

 

 

3 Совершенствования по  учету кассовых операций и  расчетов с подотчетными лицами

 

3.1 Проблемы в учете  кассовых операций и расчетов  с подотчетными лицами

 

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний  среди расчетов с дебиторами и  кредиторами вызывают расчеты с  подотчетными лицами. В большинстве  случаев авансовые отчеты подписываются  только бухгалтером, без утверждения  руководителем предприятия или  организации. При этом суммы по предоставленным  авансовым отчетам списываются  с подотчетного лица на расходы или  иные объекты учета. Повсеместны  случаи, когда к авансовым отчетам  прилагаются недействительные документы  в виде товарных чеков без отметок  или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения  к операции, отражаемой в авансовом  отчете и т.п. В других случаях  к авансовым отчетам не прилагаются  квитанции приходных кассовых ордеров  или чеки при оплате стоимости  товарно-материальных запасов подотчетным  лицом.

Особое внимание следует  обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение ГСМ, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление  ремонта. Как правило, эти суммы  безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия  либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность  в производстве ремонтов или приобретении запчастей. Иногда к авансовым отчетам  прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров.

При несоблюдении организациями  условий работы с денежной наличностью, а также несоблюдении порядка  ведения кассовых операций в РФ применяются  следующие меры финансовой ответственности:

• за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа;
• за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;
• за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством  РФ размере минимальной месячной оплаты труда (МРОТ).

 

3.2 Рекомендации по совершенствованию  учёта кассовых операций и  расчетов с подотчетными лицами 

 

Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются  только главным бухгалтером или  лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются  авансовые отчеты, хотя и утвержденные руководителем предприятия, но без  указания утверждаемой суммы или  утверждаемая сумма обозначена в  числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия  делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотреблений со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.