Цели, задачи и виды инвентаризации

ВВЕДЕНИЕ

Переход страны к рыночной экономике обусловил проведение радикальных экономических преобразований, возникновение новых организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов на базе различной собственности, расширение международных связей и интеграции Республики Казахстан в мировое  сообщество. Многие изменения, происходящие в экономике страны, непосредственно  связаны с внутренней торговлей.. Именно в торговой сфере началось возрождение предпринимательства, формирование свободной хозяйственной  инициативы, разгосударствление через  коммерциализацию и приватизацию торговых предприятии. В настоящее время торговлей товарами народного потребления занимаются крупные промышленные предприятия через свои фирменные магазины, акционерные общества, товарищества с ограниченной ответственностью и частный сектор. В этих условиях возникает объективная необходимость совершенствования системы и методов управления отдельными организациями, отраслями и звеньями экономики страны, непременным условием является четко налаженная система экономической информаций, охватывающая все хозяйственные подразделения и все управленческие звенья. При этом необходимо повышение действенности информационных функций бухгалтерскою учете, который является одним из основных «поставщиков» экономической информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, необходимой для принятия управленческих решений и способствующей выполнению всех функций управления. При этом бухгалтерский учет призван обеспечить информацией не только о состоянии актива, собственного капитала и обязательств организации, но и о правильном определении и своевременном перечислении в бюджет страны налогов, сборов и других обязательных платежей и отчислении в пенсионные и другие фонды.

 Прежде чем приступить  к составлению годовой отчетности, каждая организация обязана провести  инвентаризацию своего имущества.  Как правильно провести годовую  инвентаризацию. Какими документами  оформить ее результаты. Как отразить  выявленные недостачи или излишки  имущества в бухгалтерском учете.  Как использовать полученные  результаты на пользу фирме.

В ходе проводимой инвентаризации проверяются и документально  подтверждаются наличие имущественных  ценностей, состояние расчетов и  финансовых обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем  организации, за исключением тех  случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Соответствующее решение  может быть оформлено в виде отдельного приказа (распоряжения) по организации, приложения к приказу об учетной  политике и т.п. В такого рода документе  устанавливаются случаи проведения инвентаризаций (как плановых - ежемесячно, по итогам квартала и т.п., так и  проводимых в зависимости от наступления  определенных обстоятельств), их сроки (продолжительность), состав инвентаризационной комиссии, а также непосредственно  порядок проведения инвентаризации.

1. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ  И ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРОВ  И ТАРЫ.

Важным средством проверки реальности и уточнения учетных  данных о наличии на торговом предприятии  товаров и тары является инвентаризация.

Инвентаризация товаров  и тары – это проверка их наличия  в натуре путем перевешивания, перемешивания  и перерасчета. Целью инвентаризации товаров и тары является установление реальности данных бухгалтерского учета  путем сопоставления фактического наличия товарно-материальных запасов  с учетными данными. Периодическая  инвентаризация товаров и тары необходима потому, что между фактическими остатками  и данными бухгалтерского учета  возможны расхождения по различным  причинам: в результата естественной убыли товаров; недостачи или  излишков товаров; неисправности измерительных  и весовых приборов; допущении  арифметических ошибок в подсчетах  при оформлении первичных документов; умышленные злоупотребления (растраты, хищения, прямое присвоение и т.д.) и  др. Периодические инвентаризации товаров  и тары на оптовых базах и складах  промышленных товаров, а также в  магазинах и других розничных  торговых предприятиях – не менее  двух раз в год (мяса на холодильниках  и хладокомбинатах и в книжных  магазинах – не менее одного раза в год). Периодичность проведения инвентаризации товарно-материальных запасов указывается в учетной  политике торговой организации.

Кроме периодических, инвентаризация проводится в обязательном порядке  перед составлением годовой финансовой отчетности; передаче товарно-материальных запасов одним материально ответственным  лицом другому (смене); при переоценке товаров; при установлении фактов хищений  и других злоупотреблений, а также  порчи товарно-материальных запасов; в случае стихийных бедствий (пожара, наводнения, землетрясения и др.), краж, ограблений, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных форс-мажорными  обстоятельствами; по требованию судебно-следственных органов, а также по указанию руководителей  вышестоящих организаций или  руководителя торговой организации  и предприятия; при ликвидации или  реорганизации организации (предприятия) перед составлением ликвидационного  или разделительного баланса  и других случаях, предусмотренных  законодательством Республики Казахстан.

Основными задачами инвентаризации товаров и тары являются:

• контроль за полным и точным отражением фактического наличия и  состояния товарно-материальных запасов  путем сопоставления его с  учетными данными в целях обеспечения  их сохранности и реальности данных бухгалтерского учета;

• проверка правильности учетных  данных по товарно-материальным запасам, их реальное отражение в балансе  торговой организации;

• выявление малоходовых, неполноценных, залежавших и совершенно непригодных для использования  товаров, а также товаров устаревших фасонов и моделей, товаров, частично потерявших свое первоначальное качество, что очень важно для разработки мер по ликвидации сверхнормативных товарных запасов;

• проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных запасов;

• проверка соблюдения правил организации материальной ответственности  за ценности.

При бригадной материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно, когда одна бригада  передаст товарно-материальные запасы другой бригаде и когда увольняется  или временно выбывает (отпуск, длительная болезнь и т.д.) бригадир или более  половины членов бригады, а также  по требованию одного или нескольких членов бригады. При письменном согласии всех членов бригады увольнения одного из ее членов (кроме бригадира) может  производиться без проведения инвентаризации. Инвентаризация может не проводиться, если вновь принятый член бригады  дает подписку о принятии им материальной ответственности за находящиеся  в подотчете бригады товарно-материальные запасы.

1.1 ПЛАНОВАЯ И ВНЕПЛАНОВАЯ  ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Инвентаризации товарно-материальных запасов по своему назначению и характеру  бывают плановые и внеплановые. Плановые инвентаризации проводятся периодически согласно заранее разработанному главным  бухгалтером и утвержденному  руководителем торговой организации  в начале отчетного года графику (плану) их проведения. Их называют также  периода периодическими. Утвержденные графики должны храниться у главного бухгалтера и никто, кроме них, не должны знать об этом.

Внеплановые инвентаризации проводятся вне графика (плана) по распоряжению руководителя вышестоящей организации  или предприятия, в случае особой необходимости и во всех остальных  случаях, непредусмотренных установленным  графиком (планом) проведения инвентаризации.

По полноте охвата проверкой  товарно-материальных запасов на предприятии  различают полные и частичные  инвентаризации. Полная инвентаризация - это проверка всех без исключения товарно-материальных запасов, находящихся  на данном торговом предприятии - товаров, тары, предметов многократного использования (так называемые ранее малоценных и быстро разнашивающие предметы). Она проводится обязательно перед  составлением годовой финансовой отчетности, при смене материально ответственных  лиц (бригады или бригадира), при  переоценке более одной трети  всех товаров и другиx ценностей (по сумме в стоимостном выражении) находящихся под отчетом у  того или иного материально ответственного лица или бригады. включая и не подлежащее переоценке, стихийных бедствиях  и в других случаях, вызывающих необходимость  знать остатки имеющихся на торговом предприятии всех товарно-материальных запасов.

Частичная инвентаризация представляет собой проверку только лишь части  или отдельных видов товарно-материальных запасов. Например, при переоценке менее  одной трети всех товаров по сумме  у того или иного материально  ответственного лица или бригады  с разрешения вышестоящей организации  допускается проведение инвентаризации только тех товаров, которые подвергаются переоценке.

В зависимости от степени  охвата проверкой товарно-материальных запасов инвентаризации бывают сплошные и выборочные. Сплошная инвентаризация - это проверка товарно-материальных запасов одновременно на всех предприятиях торговой организации и структурных подразделениях предприятия (отделы, секции) и филиалах данного предприятия, а также и в прикрепленной к нему мелкорозничной сети (палатки, киоски, ларьки, лотки и т.п.)

Выборочная инвентаризация - это проверка отдельных наименований товаров, имеющихся на торговом предприятии  и является разновидностью частичной. Выборочные инвентаризации рекомендуется  проводить не менее 2-3 раз в межинвентаризационный  период на оптовых базах и складах, кладовых, где ведется натурально-стоимостной  учет товарно-материальных запасов. Выборочной проверке подвергаются прежде всего  наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом (дефицитные) товары, а также  товары, по которым образовались сверхнормативные запасы или продолжительное время  не было их движения (поступления или  выбытия). Если при выборочных проверках  будут установлены расхождения  сданными бухгалтерского учета, то должна быть проведена внеочередная сплошная инвентаризация товарно-материальных запасов, находящихся на торговом предприятии.

Внеочередные полные (сплошные) и частичные (выборочные) инвентаризации товарно-материальных запасов следует  проводить прежде всего у лиц, вновь принятых на должность с  материальной ответственностью, а также  при образовании возрастающих сверхнормативных запасов товаров при поступлении  сигналов о фактах нарушения правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации сонаров, несвоевременного использования  отпусков и т.д.

2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРОВ И ТАРЫ.

Общие положения, порядок  и сроки проведения инвентаризации товарно-материальных запасов устанавливаются  и реализуются в соответствии со стандартом бухгалтерского учета 24 «Организация бухгалтерской службы»  и методическими рекомендациями к нему, «Основными положениями по инвентаризации», утвержденными Министерством  финансов республики и соответствующими инструкциями бывшего Министерства торговли Республики Казахстан.

Согласно указанным нормативным  документам, руководители и главные  бухгалтера торговой организации осуществляют общее руководство и контроль за проведением инвентаризации и  несут ответственность за правильное и своевременное се проведение. Они  обязаны создать необходимые  условия для проведения полной и  точной проверки фактического наличия  товарно-материальных запасов в  сжатые сроки (обеспечение рабочей  силой и погрузочно-разгрузочной техникой для перевешивания и  перемещения товарно-материальных запасов, технически исправными весоизмерительными приборами и т.п.). Главный бухгалтер  совместно с руководителями торговых организаций и их структурных  подразделений обязан, осуществлять тщательный контроль за соблюдением  правил проведения инвентаризации, обеспечить своевременное и правильное выведение  ее результатов и отражение их в бухгалтерском учете.

Руководитель и главный  бухгалтер торговой организации, как  ответственные лица за правильное и  своевременное проведение инвентаризации, должны лично заниматься подбором Членов инвентаризационной комиссии и провести с ними всесторонний инструктаж. В состав комиссии должны включаться проверенные, добросовестного доверия, хорошо знающие инвентаризуемые товарно-материальные запасы, первичный учет, прейскуранты цен (порядок формирования покупной и продажной цены), порядок проведения и оформления инвентаризации. К этой работе привлекаются менеджеры, товароведы, маркетологи, бухгалтера, ревизоры, аудиторы, экономисты, руководители торговых предприятий (директора (заведующие) магазинов) и их заместители, не являющиеся материально ответственными лицами.

Для повышения эффективности  инвентаризационной работы и обеспечения  реальности и объективности результатов  инвентаризации в торговых организациях создают постоянно действующие  центральные инвентаризационные комиссии, которые оказывают помощь директорам и главным бухгалтерам торговых предприятий в организации и  проведении инвентаризации. Комиссию возглавляет руководитель организации  или его заместитель и в  ее состав входят главный бухгалтер, начальники структурных подразделений (служб), представители общественности. Состав этих комиссий и порядок их работы утверждаются приказом руководителя торговой организации.

В целях обеспечения объективности  и реальности результатов инвентаризации товарно-материальных запасов у  одних и тех же материально  ответственных лиц запрещается  повторное назначение председателем  рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же работника. Запрещается  назначать в состав инвентаризационной комиссии материально ответственных  лиц из других предприятий данной организации.

При передаче товарно-материальных запасов от одного материально ответственного лица (или бригады) другому в состав рабочей инвентаризационной комиссии включаются работники, сдающие ценности и принимающие их.

В тех случаях, когда инвентаризация товарно-материальных запасов проводится в отсутствие материально ответственных  лиц (болезнь, смерть и т.п.), а также  после кражи и ограблений, в  состав рабочей инвентаризационной комиссии приглашается представитель  местной власти или полиции, полномочия которого подтверждаются документами (удостоверением) - о чем делается отметка в описи.

При проведении инвентаризации после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т.п.) в состав инвентаризационной комиссии приглашаются представители  органов страхования.

Назначение рабочей инвентаризационной комиссии (далее -инвентаризационном комиссии) оформляют письменным распоряжением (приказом) руководителя торговой организации, в котором указывают, персональный состав комиссии; какой вид ценностей  подлежащий к инвентаризации, основание  проведения (плановая, смена материально-ответственных  лиц, переоценка и т.д.) вид и объем  инвентаризации; дата и время начала и окончания инвентаризации: срок представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию. Распоряжение (приказ) подписывается руководителем  и главным бухгалтером торговой организации и регистрируется бухгалтерией в книге контроля за выполнением  распоряжений (приказов) о проведении инвентаризации.