Цели, задачи и виды инвентаризации

Оформление инвентаризационных описей завершается заполнением  материально ответственными лицами расписки следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей  инвентаризационной описи с №__ по №__ комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены  в опись, в связи с чем претензий  к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Цепкости, перечисленные  в описи, находятся на моем (на нашем) ответственном хранении».

При смене материально  ответственного лица расписываются  в описях оба работника: лицо, принявшее  ценности - в их получении, а лицо, передавшее товары - в их сдаче.

Обнаруженные при инвентаризации товары устаревших фасонов и моделей  и частично потерявшие свое первоначальное качество, малоходовые и залежавшие товары не включаются в основную инвентаризационную опись, а заносятся в отдельную  опись. К этой описи прилагается  письменное объяснение руководителя предприятия  о причинах наличия таких товаров, и вносится предложение об их использовании  и сроках реализации.

Товары, проданные и оплаченные покупателями, списанные в расход по товарному отчету, но не вывезенные покупателями (не отправленные) до начала инвентаризации, также подлежат инвентаризации, и записываются в отдельную опись  под названием «Товары, проданные  до инвентаризации, но не вывезенные покупателями». В этой описи, помимо необходимых  данных о товарах, указываются также  наименование покупателем, даты и номера товарных документом и выписанного  счета.

Товары, подготовленные к  отправке, согласно выписанным нарядам, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, включаются в основную инвентаризационную опись как собственные (непроданные) товары. При этом упакованные  товары (за исключением товаров в  фабричной упаковке) должны быть распакованы  и занесены в опись в натуре, а не по сопроводительным документам. Одновременно за подписью председателя инвентаризационной комиссии на всех экземплярах нарядов и других документов на отправку товаров делается отметка о том, что эти товары включены в инвентаризационную опись.

Товары, принадлежащие другим организациям (предприятиям) и находящиеся  на ответственном хранении, инвентаризируются, вместе с собственными и записываются в отдельную опись, в которой  делается ссылка на соответствующие  документы, подтверждающие принятие товаров  на ответственное хранение. Материально  ответственные лица обязаны до инвентаризации заполнить на них отдельный товарный отчет и предъявить инвентаризационной комиссии.

Товары, поступившие в  предприятия в период проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии  инвентаризационной комиссии и записываются в сдельную опись соответствующей  формы под названием: «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается: когда, от кого поступили ценности, дата и номер  сопроводительного документа, наименование ценностей, количество, цена, сумма. Одновременно на приходном документе (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и  т.п.) подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка: «После инвентаризации», со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти документы.

Приходные документы на поступившие  товары в период проведения инвентаризации приходуются и включаются в первый товарный отчет, составленный после  инвентаризации.

При длительном проведении инвентаризации на крупных торговых предприятиях, в исключительных случаях  и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия могут отпускаться  товары материально ответственными лицами в процессе инвентаризации в  присутствии инвентаризационной комиссии. Отпущенные товары заносятся в отдельную  инвентаризационную опись под названием  «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Данная опись  оформляется аналогично описи на поступившие товары в период проведения инвентаризации. В расходных документах (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается соответствующая отметка.

Инвентаризация товарно-материальных запасов, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в тщательной проверке обоснованности числящихся на соответствующих  счетах сумм.

При длительной задержке оплаты покупателями или заказчиками отгруженных  им товаров, выполненных работ или  оказанных услуг выясняют причины  этой задержки, которые фиксируются  и протоколе инвентаризационной комиссии.

При установлении фактов неоприходования  поступивших товаров должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их. В случае злоупотребления материалы  передают судебно-следственным органам.

В описях на товары, отгруженные  и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводят наименование покупателя, наименование товаров, дату отгрузки, дату выписки, номер и сумма счета-фактуры.

Товарно-материальные запасы, находящиеся на складах других организаций  и одногородних поставщиков, заносят  в инвентаризационные описи на основании  документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти товары указывают  их наименование, количество, сорт, фактическую  стоимость (по данным учета), дату принятия груза на хранение, место хранения, номера и дату документов. При получении  от предприятий, на ответственном хранении которых находятся эти товары, копии инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие  товаров (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным  по документам.

В описях на товарно-материальные запасы, находящиеся в переработке  на других предприятиях, указывают  наименование данного предприятия  и ценностей, количество, фактическую стоимость по данным учета, дату передачи ценностей в переработку, номер и .чату документов.

Таким образом, инвентаризационные описи являются основными документами, фиксирующими фактическое наличие  и состояние товарно-материальных запасов торговых организаций (предприятий) по их местонахождению на определенную дату.

В процессе проведения инвентаризации товарно-материальных запасов проверяются  также состояние складского хозяйства  и торговых помещений, обеспечивающих сохранность ценностей по количеству и качеству, приспособленность помещений  для совершения хозяйственных операций по приемке, хранению и реализации товаров, организация охраны складов и  торговых помещений (исправность сигнализации, запоров, решеток и т.п.). обеспеченность средствами пожаротушения и т.п., о чем в необходимых случаях  составляется особый акт за подписями  всех членов инвентаризационной комиссии.

Все надлежаще оформленные, пронумерованные и проверенные  инвентаризационные описи считаются  подлинными, и они передаются председателем  инвентаризационной комиссии в следующем  порядке:

• первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии и экземпляр, заполненный материально ответственным  лицом в бухгалтерию торговой организации, где ведется учет товарно-материальных запасов;

• второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, передастся материально ответственному лицу под  расписку на первом экземпляре.

При смене материально  ответственных лиц первый экземпляр  описи, заполненный членом комиссии и оба экземпляра описей, заполненных  материально ответственными лицами (сдающим и принимающим ценности) - в бухгалтерию торговой организации, второй экземпляр описи, заполненный  членом комиссии - материально-ответственному лицу, принимающему ценности, а третий экземпляр - материально ответственному лицу, сдающему ценности.

Материально ответственным  лицам экземпляр описи передастся немедленно после оформления описей подписями членов комиссии под расписку на первом экземпляре, передаваемом в 6yxгалтерию.

Если материально ответственные  лица обнаружат после инвентаризации (не позднее следующего дня по ее окончании) ошибки в инвентаризационных описях (неточно указаны наименования, пропуск ценностей, неправильный подсчет  и др.), то они должны немедленно (до открытия предприятия) в письменной форме заявить об этом рабочей  инвентаризационной комиссии или руководителю торговой организации, подписавшей  распоряжение об инвентаризации. Рабочая  инвентаризационная комиссия обязана  немедленно (до открытия предприятия) проверить указанные факты и  в случае подтверждения ошибок внести необходимые исправления в инвентаризационных товаров составляются оговорками, которые  подтверждаются подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

Первые экземпляры инвентаризационных описей товаров и тары (вместе с  экземплярами материально ответственных  лиц) с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты  обмеров, акты на бой, лом, брак и порчу  товаров и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию  торговой организации вдень окончания  инвентаризации или в начале следующего рабочего дня, если инвентаризация закапчивается  в нерабочее время, согласно перечню  инвентаризационных описей под расписку главного бухгалтера.

На все инвентаризационные описи заполняют специальный  перечень в двух экземплярах: первый экземпляр с распиской главного бухгалтера остается у председателя инвентаризационной комиссии, второй - при инвентаризационных описях в  бухгалтерии - торговой организации.

Протокол рабочей инвентаризационной комиссии с другими документами (объяснения материально ответственных  лиц, допустивших недостачу (излишки), пересортицу товаров или их порчу, докладная записка о состоянии  складского хозяйства и торговых помещений, о нарушении условий  хранения и т.п.) передают на рассмотрение постоянно действующей центральной  инвентаризационной комиссии. В целях  повышения ответственности рабочей  инвентаризационной комиссии за результаты своей работы центральная инвентаризационная комиссия имеет право провести контрольную  проверку правильности проведенных  инвентаризаций с привлечением к  ней членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственных  лиц. Контрольная проверка должна проводиться  сразу же по окончании инвентаризации до открытия предприятия с охватом  не менее 10-15° о наименований наиболее ценных товаров, числящихся в инвентаризационной описи. Результаты таких проверок оформляются  актами по установленной форме.

4. ПОРЯДОК ВЫВЕДЕНИЯ  РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

Для своевременного и правильного  выведения результатов инвентаризации товаров и тары к моменту ее завершения работники бухгалтерской  службы должны выполнить следующие  подготовительные работы: проверить, обработать и записать в учетные регистры все оформленные в надлежащем порядке и представленные материально  ответственным лицом отчеты и  документы по приходу и расходу  ценностей; произвести сверку данных бухгалтерского аналитического натурально-стоимостного учета товаров с натуральным (количественным) складским учетом, оформив актом; при оперативно-бухгалтерском (сальдовом) учете товаров в бухгалтерии  вместо акта сверки на день инвентаризации обеспечить составление сальдовой  ведомости остатков товаров. В результате этих проделанных подготовительных работ бухгалтерия торговой организации  устанавливает учетные остатки  товаров и тары на дату инвентаризации, которые затем заносятся в  инвентаризационную опись.

Поступившие в бухгалтерию  торговой организации описи от инвентаризационной комиссии, подвергаются обработке, сущность которой заключается в тщательной проверке правильности оформления инвентаризационных описей, правильности указанных цен, таксировки, подсчетов частных и  общих итогов по каждой странице и  по описи в целом, порядка приемки  товарных отчетов, наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и т.д. Выявленные ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписью работника бухгалтерии, проверявшего описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица (бригадира).

Па оптовых предприятиях (базах, складах, холодильниках и  др.), где ведется натурально-стоимостной  учет товарно-материальных запасов, результаты инвентаризации товаров и тары выводятся  путем сопоставления учетных  данных с данными инвентаризационной описи по количеству и сумме отдельно по каждому наименованию, артикулу, прейскурантному номеру, сорту, цене товаров и тары. Если не обнаружено расхождений, то бухгалтер, ведущий  учет товарно-материальных запасов, указывает  об этом в конце инвентаризационной описи и подписывается.

На товары и тару, по которым  выявлены расхождения между учетными и фактическими данными по описи, бухгалтерия, совместно с постоянно  действующей центральной инвентаризационной комиссией, составляют «Сличительную  ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». В  них выявленные расхождения показываются по каждому наименованию товаров  с подробным указанием его  отличительных признаков (порядковый номер по инвентаризационной описи, номенклатурные и прейскурантные номера, артикул и др.), результаты инвентаризации (недостачи или излишки) Товары, не имеющие расхождений, записываются в ней общим итогом. Такая сличительная ведомость составляется и по таре. Часто сличительная ведомость совмещается  на одном бланке с инвентаризационном описью.

По каждому факту расхождений  между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационной описи  материально ответственные лица обязаны представить инвентаризационной комиссии письменные объяснения по существу расхождении с указанием причины, вызвавшей излишки, сверхнормативные недостачи и пересортицу товаров.

Материалы (результаты) инвентаризации вместе с письменными объяснениями материально ответственных лиц  перелают на рассмотрение постоянно  действующей центральной инвентаризационной комиссии. Последняя устанавливает  характер выявленных недостач и излишков, разрабатывает предложения, направленные на предотвращение как излишков, так  и недостач и определяет порядок  регулирования разницы между  инвентаризационными и учетными данными путем зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли. Эти  предложения рассматриваются и  подтверждаются руководителем торговой организации.