Цели, задачи и виды инвентаризации

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение установленного порядка и своевременное  проведение инвентаризации; полноту  и достоверность внесенных в описи данных о фактических остатках, проверенных товарно-материальных запасов в натуре; правильность указания в описи отличительных признаков товаров (порядковый номер по прейскуранту, артикул, сорт, размер и т. д.); правильность оформления материалов инвентаризации и своевременность их сдачи в бухгалтерию торговой организации.

За внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных о фактических остатках товарно-материальных запасов с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров  и других ценностей члены инвентаризационной комиссии привлекаются к ответственности  в установленном законом порядке.

На крупных предприятиях оптовой (базах и складах) и розничной  торговли (универсамах, гастрономах  и т.д.) в целях ускорения снятия фактических остатков ценностей  во всех местах их хранения могут создаваться  несколько инвентаризационных подкомиссий, которые работают под руководством председателя инвентаризационной комиссии. В состав каждой подкомиссии входят представитель администрации (председатель подкомиссии), работник бухгалтерской  службы и материально ответственные  лица (заведующие предприятия, отделов, секции или их заместители) или один или несколько членов бригады  материально ответственных лиц. Председатель инвентаризационной комиссии организует работу подкомиссии, обеспечивает проведение инвентаризации в целом  но предприятию.

Председатель комиссии и  материально ответственное лицо (бригадир) поданным итогов всех инвентаризационных описей, составленных под комиссиями, оформляют сводный акт о наличии  товарно-материальных запасов по всему  предприятию, который ими и подписывается.

Для обеспечения реальности и объективности результатов  инвентаризации большое значение имеет  их внезапность. Поэтому категорически  запрещается доводить до сведения работников предприятия о сроке намеченной инвентаризации раньше, чем явится инвентаризационная комиссия, которой  поручено проведение инвентаризации.

Распоряжение об инвентаризации вручается руководителем торговой организации председателю инвентаризационной комиссии непосредственно перед  началом инвентаризации. Председателю комиссии вручается также контрольный  пломбир. Одновременно руководитель с  участием главного бухгалтера инструктирует  комиссию о порядке проведения инвентаризации.

2.1 ПОДГОТОВКА  И ТЕХНИКА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

Инвентаризации товарно-материальных запасов должны начинаться в строго указанное в распоряжении (приказе) о проведении инвентаризации время  и проводиться в сжатые и строго ограниченные сроки, которые устанавливаются  руководителем торговой организации  при назначении инвентаризации. Строго установленные сроки продолжительности  каждой инвентаризации, исходя из состояния  и условия хранения товаров, позволяют  организовать более целеустремленную работу по проверку фактического наличия  и состояния ценностей, не допускать  ослабления темпов этой сложной и  ответственной работы и обеспечить быстрое завершение инвентаризации, что необходимо для максимально возможного сокращения перерывов в работе торговых предприятий, отрицательно отражающихся на объеме товарооборота.

Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торгового  предприятия и прекратить операции с товарно-материальными запасами. Однако покупатели, находящиеся на торговом предприятии, должны быть обслужены  до начала работы инвентаризационной комиссии.

Для бесперебойного обеспечения  покупателей продуктом первой необходимости  и улучшения их обслуживания руководстве  торгового предприятия до начала инвентаризации по согласованию с председателем  комиссии может произвести отпуск этих товаров для организации продажи  с лотков и в мелкорозничной сети. Во время проведения инвентаризации ценностей отпуск их не допускается.

Инвентаризационная комиссия, прежде чем приступить к проверке фактического наличия, должна пломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы  и другие места хранения товарно-материальных запасов, имеющие отдельные входы  и выходы, с целью недопуска  в них посторонних лиц, и вывешивает на парадном входе объявление о предстоящей  инвентаризации с указанием срока  ее проведения и адрес магазинов, торгующих теми же товарами.

Перед началом проверки наличия  товарно-материальных запасов инвентаризационная комиссия должна получить у кассиров и других материально ответственных  лиц (заведующих магазином, складом, отделом, секции и т.п.) последние кассовые и товарные (товарно-денежные) отчеты с приложением к ним приходных  и расходных документов по поступившим  и выбывшим ценностям и с выведенными  в них остатками денежных средств, товаров и тары на момент инвентаризации или реестры приходных и расходных  документов. Отчеты составляются в  трех экземплярах: первый передается председателем  инвентаризационной комиссии в бухгалтерию  торговой организации, второй - остается v председателя комиссии третий - у материально  ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия вместе с отчетами обязана получить у материально ответственных  лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и  расходные документы по поступившим  и выбывшим товарам включены в  последний отчет (реестр) или переданы инвентаризационной комиссии и что  никаких документов и наличных денег, не предъявленных инвентаризационной комиссии у них не осталось. В  расписке также указывают о полном оприходовании поступивших, списании выбывших и остатках имеющихся товаров  и тары. Расписка помещена в заголовочной части инвентаризационной описи, форма  которой приведена ниже.

Оставление каких-либо документов по приходу и расходу товарно-материальных запасов на руках у материально  ответственных лиц запрещается.

Комиссия тщательно проверяет  полученные кассовые и товарные отчеты, а также все приложенные к  ним приходные и расходные  документы. При этом особое внимание следует обращать на приложенные  к отчетам накладные на внутреннею переброску ценностей в другие предприятия (филиалы, отделы, секции), наличие разрешения руководителя и главного бухгалтера на такие переброски. Такая проверка производится с целью выявления возможных случаев предъявления бестоварных накладных, оформленных для сокрытия недостачи. После проверки председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, а по розничным торговым предприятиям, кроме того, проверяют и сумму, указанного в отчетах остатка товаров и тары. При этом на каждом документе и на кассовых и товарных отчетах ставится штамп (или подписывается от руки) за подписью председателя инвентаризационной комиссии «до инвентаризации на ...» (дата). Эти записи на документах и на кассовых и товарных отчетах для бухгалтерии служат основанием для определения товарно-материальных запасов к началу инвентаризации по данным бухгалтерского учета.

На основании полученных последних к кассовых и товарных отчетов бухгалтерия обязана  к началу инвентаризации закончить  проверку и обработку всех приходных  и расходных документов, сделать  разноску в аналитические счета, определить остатки на момент инвентаризации по каждому наименованию ценностей. В то же время должны быть закончены  записи по приходу и расходу ценностей  в регистрах складского учета (карточках  или товарных книгах) и выведены остатки на момент инвентаризации. Для обеспечения точности результатов  инвентаризации комиссия проверяет  соблюдение сроков клеймения, исправность  и точность показателей и дату проведения проверки органами Госстандарта всех имеющихся весоизмерительных  приборов, гирь, метров, литров и т.д.), контрольно-кассовых машин, о чем  составляется акт.

В предприятиях розничной  торговли инвентаризация товарно-материальных запасов начинается со снятия остатков наличия денежных средств и установления торговой выручки текущего дня у  кассиров и продавцов. При проверке фактического наличия кассы в  розничных торговых предприятиях, имеющих  контрольно-кассовые машины и должности  кассиров, инвентаризационная комиссия пересчитывает по отдельным видам  предъявленные кассиром денежные знаки, неотоваренные товарные чеки, почтовые марки, ценные бумаги. Результат проверки кассы оформляется специальным  актом.

 В розничных торговых  предприятиях, не имеющих должности  кассиров, отдельный акт на наличные  деньги не составляется. Однако  сумма фактически оказывающихся  денег записывается на первой  странице инвентаризационной описи.

При перерывах на обед или  когда инвентаризация товарно-материальных запасов не заканчивается в один день, лица, участвующие в проведении инвентаризации, оставляют помещение  одновременно. Помещение закрывают, пломбируют или опечатывают и  ключ от замка остается у лица, ответственного за товарно-материальные запасы, а пломбир (печатка) на весь период инвентаризации находится у председателя инвентаризационной комиссии. Инвентаризационные описи  в этих случаях должны оставаться в закрытом помещении и храниться  в сейфе или шкафу.

Для удобства проверки в  натуре все товарно-материальные запасы, подлежащие инвентаризации, должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т.п. с тем, чтобы  один и гот же товар не находился  в разных местах и при снятии остатков не было пропущенных товаров или  повторного их счета.

Фактические остатки распакованных  товаров определяют путем пересчета, перевешивания, перевешивания и  обмера. При наличии большого количества весовых товаров результаты взвешивания  фиксируются в ведомостях отвесов, которые ведут одновременно материально  ответственное лицо и один из членов инвентаризационной комиссии. В конце  дня или по окончании взвешивания  записи в ведомостях сверяются, и  общий итог отражается в инвентаризационной описи.

Массу и объем товаров, хранящихся навалом, разрешается определять на основании обмеров и технических  расчетов, о чем составляется специальный  акт, на основании которого делается соответствующая запись в описи. Ведомости отвесов и акты обмеров  прилагаются к описям.

На оптовых базах, складах  и холодильниках товары, находящиеся  в таре, не должны вскрываться и  могут быть занесены в опись на основании спецификации или маркировки на таре при явной нецелесообразности перевешивания или пересчета  тех или иных товаров, находящихся  в целых (неповрежденных) и пронумерованных  кипах, ящиках, бочках. В этих случаях  инвентаризационная комиссия обязательно  проводит распаковку и проверку отдельных  мест указанных ценностей на выборку, о чем в описи делается соответствующая  оговорка. Обязательной выборочной проверке должно быть подвергнуто не менее 10% нераспакованных мест, за исключением  тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче или  понижению качества. Товары, находящиеся  в таре, не подлежат распаковке и  проверяются на выбор в случаях, когда распаковка товаров может  привести к порче или понижению  их качества и когда упакованный  товар хранится в неповрежденной таре за пломбами поставщиков. В этих случаях распаковка и проверка товаров  производятся на выборку, как и на оптовых базах и складах, о  чем было уже сказано. Вес и  количество нераспакованных товаров  определяется по маркировке (трафарету) на таре.

Для ускорения проведения инвентаризации товаров на оптовых  предприятиях и заполнения инвентаризационных описей с помощью персональных компьютеров  целесообразно использовать товарные ярлыки, партионные и кипные карты, составляемые материально ответственными лицами на каждый вид товара. В них  указывают те же данные, что и  в инвентаризационной описи (кроме  суммы), т.е. наименование, единицу измерения, артикул, размер, рост, сорт и другие показатели качественной характеристики товаров, цена, количество. Товарные ярлыки (партионные или кипные карты) укладывают но видном месте на стеллаж или  прикрепляют к кипе, ящику, куску  тканей и т.п.

Председатель инвентаризационной комиссии или по его поручению  члены комиссии (председатель подкомиссии) в присутствии материально ответственных  лиц (бригадира) проверяет правильность составления товарного ярлыка (партионной или кипной карты), после чего в  нем проставляют регистрационный (порядковый) номер. Ярлык (партионные или кипные карты) подписывают работник, подобравший товар, председатель инвентаризационной комиссии (подкомиссии) и материально  ответственное лицо, регистрируют в  контрольной ведомости и направляют его бухгалтеру ПЭВМ для включения (записи) проверенного товара в инвентаризационную опись.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ  МАТЕРИАЛОВ

Проверенное фактическое  наличие товарно-материальных запасов  заносят в инвентаризационную опись, которую заполняют в трех, а  при смене материально ответственных  лиц - в пяти экземплярах. По одному экземпляру описи заполняют материально  ответственные лица, а остальные  под копирку - председатель или один из членов комиссии. Форма инвентаризационной описи приведена ниже.

Инвентаризационные описи  следует заполнять чернилами, шариковой  ручкой или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Исправление допущенных ошибок должно производиться во всех экземплярах  описей путем зачеркивания тонкой чертой неправильных записей и внесения сверху необходимых исправлений. Сделанные  исправления в описи должны быть оговорены и подтверждены подписями  всех членов инвентаризационной комиссии.

В инвентаризационных описях указывают порядковый номер записи и по каждому виду ценностей - наименование товара, номенклатурный или порядковый номер по прейскуранту номера артикулов, сорта и другие отличительные  признаки товара, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единица измерения, количество товара счетом, весом (брутто и нетто), цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные.

По мере завершения заполнения каждой страницы описи проводится взаимная сверка всех се экземпляров. В случае выявления расхождения вновь  проверяют те товары, по которым  получилось расхождение, и вносят исправления. Категорически запрещается вносить  в описи данные об остатках ценностей  со слов материально ответственных  лиц без фактического пересчета, перевешивания, перевешивания и  обмеров. В описях не допускается  пропуски незаполненных строк. В  последних листах описей пустые строки прочеркиваются.

После взаимной сверки всех экземпляров описи, которые велись членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, на каждой ее странице подсчитывают итоги  по количеству и сумме и указывают  прописью, какими порядковыми номерами начата и окончена страница описи, число  порядковых номеров товарно-материальных запасов и общий итог количества в натуральных показателях всех ценностей, записанных на данной странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) они учитывались.

По завершении инвентаризации полностью в конце описи указанные  данные следует привести отдельно по последней странице и в целом  по всей инвентаризационной описи.

Каждую страницу всех экземпляров  инвентаризационной описи и опись  в целом подписывают материально  ответственные лица, при бригадной  материальной ответственности бригадир и все участвующие в инвентаризации члены оршады и нес члены инвентаризационной комиссии. Такой порядок оформления инвентаризационных описей предотвращает  ошибки, исключает возможность внесения в последующем в описи каких-либо дополнений и изменений (приписок).