Документация и инвентаризации

Документы распорядительные, исполнительные и бухгалтерского оформления дополняют друг друга, и в совокупности являются оправдательными документами бухгалтерского учета, т.е. документами, которые удостоверяют факт совершения хозяйственной операции (счета, чеки). Они свидетельствуют о выполнении операции и дают возможность исполнителям отчитаться за совершенное действие, доказать, что хозяйственная операция проведена в соответствии с полученным распоряжением. 

Кроме своего назначения документы  делятся еще и по способу составления. Они бывают первичными и сводными.

Первичные документы отражают факт совершения отдельных хозяйственных операций. Это товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты и др. Первичные документы обязательно прикладывают к сводным.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после  ее окончания³.

Сводные документы представляют обобщение первичных документов. К ним относятся товарные отчеты, отчеты кассира, авансовые отчеты и др. Наличие таких документов позволяют уменьшить количество записей в бухгалтерском учете, поскольку они в таких случаях производятся по итогам сводных документов.

По способу отражения  операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы служат для отражения, как правило, одной операции: приходные и расходные ордеры, денежные чеки, товарно-транспортные накладные и др.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, совершенные в течение определенного периода времени, например, дневной заборный лист, в котором отражают отпуск сырья и материалов за день из склада на производство.

По месту составления  различают документы внутренние и внешние.

Внутренними являются документы, составляемые и используемые только на данном предприятии.

Внешние документы поступают от других предприятий, организаций и учреждений. К ним относятся товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета и др.

По методу составления  документы делятся на составленные ручным, машинным и комбинированным способом. Вручную документы составляются при отсутствии компьютера, или же если встречается редкий документ. Однако при нынешних условиях оснащенности предприятия большинство документов все же составляют на компьютере.

Кроме того, применяется способ бездокументного получения учетной информации посредством автоматических счетчиков и датчиков, которые регистрируют информацию и передают ее в электронную вычислительную машину (автоматический учет времени работы машин, использование машинами и оборудованием электроэнергии и т.п.). 

Из приведенной выше классификации  нетрудно заметить, что одни и те же документы относятся к различным  классификационным группам, зависящим от признаков, по которым они группируются. 

Не смотря на это все  виды документации должны заполняться  по определенным правилам.

2.2 Реквизиты

Одним из важнейших условий документации является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание операции, место, время и условия ее совершения и, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов. К числу обязательных реквизитов относят:

• наименование документа и его номер дату составления,
• название сторон, участвующих в совершении операции,
• описание операции, ее натуральное и стоимостное измерение,
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,
• подписи лиц, разрешивших и совершивших операцию, и др.⁴

Если документ не содержит хотя бы один из реквизитов, то он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2.3 Проверка документов

Как было сказано ранее, все  документы составляют на бланках установленной формы. Только при отсутствии бланка допускается составление документа на чистом листе бумаги. Но и в этом случае он должен содержать все обязательные реквизиты.

Документы заполняют чернилами, шариковыми ручками, химическим карандашом, на пишущей машинке, компьютере или  на вычислительных табличных машинах (фактурных и др.). Не разрешается  заполнять документы простым  карандашом. 

В документе недопустимы  подчистки и помарки, которые  могут вызвать сомнения в его  подлинности и правильности. Допущенные в документах ошибки исправляют так  называемым корректурным способом - путем зачеркивания (одной чертой) и внесения (над зачеркнутым текстом) правильной записи. В документе делают оговорку об исправлении записи, которую заверяют своими подписями должностные лица, совершившие операцию. Исправлять записи в кассовых и банковских документах не разрешается. 

Все документы, поступившие  в бухгалтерию, тщательно проверяют. Порядок проверки и обработки документов в бухгалтерии:

1. Визуальная проверка (проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей),
2. Арифметическая проверка (путем таксировки, проверки подсчетов частных и общих итоговых показателей),
3. Проверка по существу (состоит в выяснении необходимости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т.п.). 

Только после бухгалтерской  проверки документы могут служить  основанием для записи на счетах. Неверно  оформленные документы возвращают для исправления. 

Бухгалтерская обработка  документов включает их проверку, таксировку (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей), проверку подсчетов, шифровку, группировку и корреспондирование по определенным признакам. Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных  показателях. Проставление расценки в  документах носит название таксировки. После определения стоимостных  показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция  счетов (контировка).

Данные сгруппированных  документов заносятся в специальные  ведомости учета затрат (расходов) — учетные регистры. При этом на оборотной стороне документов проставляются число и номер  регистра, в котором его данные отражены.

После этого первичные  документы поступают в текущий  бухгалтерский архив, в котором  подлежат хранению один год. По истечении  указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.

Например, срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется соответствующими нормативными документами (5 лет). Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

2.4. Документооборот

Все бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение, который называется документооборотом. Это движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив. В каждой организации должен разрабатываться отдельный документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, 
графиков. Па ряду документов (по движению денежных средств) документооборот устанавливается Правительством РФ.

Схему документооборота в  каждой организации, на предприятии  составляет главный бухгалтер, и  она обязательна для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера хозяйственных  операций, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного).

Рациональная организация  документооборота — важнейшее условие  правильной постановки бухгалтерского учета. 

Одним из направлений рационализации учета является разработка комбинированных, сводных и накопительных  документов.

К средствам дальнейшего  совершенствования документов относится  их унификация и стандартизация.

Во всех организациях и  на предприятиях страны обращается огромное количество различных документов. В  связи с этим необходима правильная и целесообразная разработка их форм. Важнейшая задача — сократить  и упростить документацию. От этого  зависят качество и стоимость  учета. Большие возможности предоставляют унификация, стандартизация и классификация документов. 

Унификация — это установление единых типовых форм документов для отдельных ведомств, отраслей или для народного хозяйства в целом. Примером таких документов могут быть кассовые ордера, банковские документы, авансовые отчеты и др.

Стандартизация представляет собой установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Разработку типовых документов и установление единых размеров для их изготовления осуществляют Государственный комитет по статистике, Министерство финансов РФ и Центральный банк РФ. 

В целях обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие (организация) проводит инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Инвентаризация

Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его показателей. Отвечая этому  требованию, данные бухгалтерского учета  должны полностью соответствовать  действительности. Количество поступивших или выданных ценностей (материалов, денежных средств, готовой продукции и др.) отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое на самом деле получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета - с теми остатками, которые реально находятся в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью. Это может происходить по следующим причинам. 

Естественные  причины — изменение веса или качества средств вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п. 

Неточности при  приеме или отпуске средств — промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей. 

Ошибки в учете — это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т.п. 

Злоупотребления — хищения, обвесы или обмеры — при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты — при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств. 

Все эти факты не могут  быть выявлены в момент их возникновения  — они не поддаются учету, так  как не охватываются документацией. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета. Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с разного рода злоупотреблениями.

Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями. 

Инвентаризация  - это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов для их сопоставления с данными бухгалтерского учета. 

Инвентаризация является обязательным дополнением документации.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия  товарно-материальных ценностей; сопоставление  фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются: сохранность товарно-материальных ценностей; правильность их хранения, отпуска; состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

Причины проведения инвентаризации различны, это могут быть ошибки при отпуске и приеме ценностей, неисправности оргтехники, наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл), хищения и злоупотребления, контроль за действиями материально ответственных лиц.

Но в  соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки – передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ;
• при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).