Документация и инвентаризации

Только при помощи двух  способов - документации и инвентаризации - в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений. 

3.1. Виды инвентаризации.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация бывает полной  и частичной. 

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства. Она проводится, как правило, перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января. Но ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше. 

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, например, только материалы или только расчеты с покупателями.

Она должна проводиться, помимо полной инвентаризации, несколько раз  на протяжении года с целью обеспечить точность отчетных данных, бороться с  хищениями и потерями, укреплять  финансовую дисциплину. 

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые. 

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намеченные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения. 

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих органов, а также по требованию ревизора, следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним).

Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене  материально ответственных лиц. По характеру осуществления такие  инвентаризации должны быть внезапными. 

3.2. Порядок проведения  инвентаризации. 

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии регистрируют в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении.

В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические  работники, товароведы, экономисты, счетные  работники, сами материально ответственные  лица. Иногда инвентаризацию приходится проводить в отсутствие такого лица вследствие его болезни или других причин. В этом случае, а также  в результате форс-мажорных обстоятельств  к участию в инвентаризации могут  привлекать представителей местных  органов власти.

Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны:

• провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения;
• выявить вместе с бухгалтерией результат инвентаризации;
• выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;
• разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью. 
  Члены рабочих комиссий отвечают за:
• своевременность и правильность проведения инвентаризации;
• полноту и точность внесения в описи данных.

До начала инвентаризации проводится ряд подготовительных мероприятий. Опломбируются места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризуемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т. е. приводятся в состояние, пригодное для проверки. Проверяются все весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.

К началу инвентаризации в  местах хранения проверяемых ценностей  должна быть закончена обработка  всех приходных и расходных документов, сделаны все записи в аналитическом  учете и выведены остатки.

У материально ответственных  лиц берется расписка о том, что  все приходные и расходные  документы включены в последний  отчет или реестр (на день инвентаризации) и что у них нет неоприходованных или не списанных в расход ценностей.

Если кладовщик составляет товарный отчет, то при его проверке особое внимание обращают на достоверность  произведенных операций, точность заполнения реквизитов, правильность цен, подсчетов, наличие подписи материально  ответственного лица, верность переноса остатка на начало периода и выведения  остатка на его конец. 

Инвентаризация проводится по каждому месту хранения, каждому  материально ответственному лицу отдельно (и, как правило, в присутствии  последнего). Все материальные ценности проверяются путем подсчета, взвешивания  или обмера. Исключения допускаются  лишь для предметов, хранящихся в  неповрежденной фабричной упаковке, а также для навалочных и малоценных громоздких предметов. Количество первых может устанавливаться на основании  документов, однако, с обязательной выборочной проверкой в натуре правильности документальных данных; количество вторых — техническими расчетами. О проверке такими способами делается отметка в описях. 

Данные о выявленных и  подсчитанных ценностях заносятся  в инвентаризационные описи, которые  подписываются всеми членами  инвентаризационной комиссии. По окончании  инвентаризации материально ответственное  лицо дает расписку о том, что все  ценности, отмеченные в описи, проверены  в его присутствии, приняты им на ответственное хранение и что  он никаких претензий к комиссии не имеет. Оценка инвентаризуемых предметов  указывается в описи только в  том случае, если она расходится с оценкой в учете или не может быть установлена по его  данным. 

Таким образом, инвентаризационные описи представляют собой документы, фиксирующие фактическое наличие и состояние средств хозяйства на определенную дату. По окончании инвентаризации они передаются в бухгалтерию для сопоставления действительных остатков средств с их остатками по данным учета и приведения последних в соответствие с данными инвентаризации.

С целью выявления результатов  инвентаризации бухгалтерия составляет сличительные ведомости. В них данные из инвентаризационных ведомостей сопоставляют (сличают) с соответствующими данными  из бухгалтерского учета. Здесь же выводятся  результаты инвентаризации — излишки  или недостачи. Все сведения показываются как в денежном, так и в натуральных измерителях. В сличительные ведомости заносятся данные не обо всех видах инвентаризационных ценностей, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Данные в таких ведомостях располагаются согласно классификации, принятой в учете. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия должна тщательно проверить правильность всех записей, сделанных в инвентаризационных описях.

При наличии ошибок в ценах, таксировке, подсчетах и т. п. их необходимо исправить, причем поправки следует  скрепить подписями всех членов комиссии. Остатки в сличительных ведомостях определяются по ценам, принятым в учете. 

Для оформления результатов  инвентаризации могут применяться  единые бланки, в которых соединены  формы инвентаризационных и сличительных ведомостей. После внесения инвентаризационной комиссией в эти бланки данных о фактическом наличии ценностей  бухгалтерия проставляет в них  данные бухгалтерского учета и сличает  те и другие показатели. 

Комиссия выявляет причины  недостач и излишков, обнаруженных в результате инвентаризации. Окончательное  решение о характере потерь и  порчи ценностей она принимает  на основании письменных объяснений соответствующих работников и других данных. Все выводы, предложения  и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который  утверждается руководителем предприятия. 

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем  порядке: 

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации; 

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.

Инвентаризационная комиссия выявляет виновников возникших недостач и излишков и принимает решение  о порядке их отражения в учете (регулирование инвентаризационных разниц).

Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  с них убытков, то убытки от недостачи  имущества и его порчи списываются  на финансовые результаты организации.

 

3.3. Роль инвентаризации

Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает.

Инвентаризация дает представление  о располагаемых ресурсах предприятия. Именно благодаря ей и данным бухгалтерского учета организация может планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.

Кроме того, инвентаризация имеет и санитарные функции. Без  сомнения, в каждой организации имеются  испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, про которые все забыли. Благодаря инвентаризации они могут быть выявлены, а впоследствии списаны.

Инвентаризация просто необходима, когда выявляются факты хищения  и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они  фактически подтверждаются, на основании  чего можно проводить расследование.

Инвентаризация – это  еще и контроль за деятельностью материально ответственного лица, то есть инвентаризация несет еще и контрольную функцию. Если бы инвентаризация не проводилась, материально ответственное лицо могло бы в своих интересах использовать товарно-материальные ценности, а в этом случае оно чувствует над собой контроль.

Не следует забывать и  об административной функции инвентаризации. Она заключается в том, что  в случае выявления недостачи  на материально ответственное лицо в административном порядке налагается штраф или путем вычета из заработной платы, изымается сумма, равная стоимости ценностей, по которым обнаружена недостача. В случае порчи ценностей также будет выплачен штраф или объявлен административный выговор.

Вот, пожалуй, и вся краткая  суть такого метода бухгалтерского учета  как инвентаризация.

Но что же все это нам дает в итоге?

Об этом поговорим в  заключении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Контрольная работа состоит из двух основных глав.

В первой главе "Документация" рассматривается  в первую очередь вопрос значения и роли документации в бухгалтерском  учёте. Так же в этой главе отводится  важное место классификации первичных  учётных документов, их правильному  оформлению и проверке, возможности  возврата на исправление и дополнение. Следующим важным моментом в этой главе являются особенности хранения первичных документов.

Во второй главе "Инвентаризация" раскрыты понятия инвентаризации, причины  проведения и подготовка, а также  последовательность проведения работ  при инвентаризации. Большое внимание уделено причинам расхождения учётных  данных с фактическим наличием, итогам инвентаризации (излишкам и недостачам), общим выводам и рекомендациям. Также акцентируется внимание на классификации инвентаризаций.

Данные приемы позволяют осуществлять бухгалтерскому учету его основные функции в системе управления деятельностью экономического субъекта: контрольную, информационную, обратной связи, аналитическую и др. С помощью этих элементов исследуются, осмысливаются и анализируются факты хозяйственной жизни.

Подводя общий итог, можно сказать, что и документация, и инвентаризация играют очень важную роль в бухгалтерском учёте. Поэтому правильное и грамотное заполнение первичной учётной документации, чёткий и ответственный подход к проведению инвентаризации являются основой хорошей деятельности любой организации. Всё это требует от бухгалтера ответственного подхода, внимательности и чёткости мышления, так как бухгалтерский учёт не терпит небрежности и неточности.

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Белов А.А., Белов А.Н. Бухгалтерский учёт. Теория и практика.  Учебное пособие. - М.: Книжный мир, 2004. - 748 с.

2. Бухгалтерский учёт / под ред. Л.И. Хоружий и Р.Н. Расторгуевой. -М.: КолосС, 2004. - 511 с: ил.

3. Бухгалтерский финансовый учёт: Учебник для вузов / Под ред. проф.Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2003. — 525 с. 

4. Васькин Ф.И., Дятлова А.Ф. Бухгалтерский финансовый учёт. — М.:КолосС, 2004. - 560.: ил.

5. Варенова И.Г. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.: Приор-издат, 2006. - 208 с.

6. Климова М.А. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 200 с.

7. http://ru.wikipedia.org/wiki «Викепедия- Свободная энциклопедия»

8. http://www.rosfinnadzor.ru/  «Федеральная Служба финансово-бюджетного надзора»

9. http://dic.academic.ru- Академик

 

¹ ФЗ «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ» от 23.11.1996 (посл. Ред. от 23.11.2009 N 261-ФЗ)

² ФЗ «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ» от 23.11.1996 (посл. Ред. от 23.11.2009 N 261-ФЗ)

³ ФЗ «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ» от 23.11.1996 (посл. Ред. от 23.11.2009 N 261-ФЗ)

⁴ ФЗ «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ» от 23.11.1996 (посл. Ред. от 23.11.2009 N 261-ФЗ)