Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Содержание

Введение………………………………………………………………………3

1. Бухгалтерские документы и их назначение…………………………..…4

2. Документация как элемент метода бухгалтерского учета……………...5

3. Классификация документов………………………………………………8

4. Порядок составления и хранения документов…………………….…...11

5. Учетные регистры и их классификация……………….……………….18

Заключение………………………………………………………………….21

Список использованной литературы…………………………………...…23

Введение

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники

Знание и общее представление о  документообороте необходимо каждому сотруднику предприятия, так как грамотное оформление документов позволяет ускорить процесс работы.

Правильное ведение бухгалтерской документации, знание основных положений документального учёта позволит мне в дальнейшем не допускать организационных и прочих ошибок на рабочем месте, будет способствовать общему развитию  моих профессиональных знаний и качеств.

Целью данной курсовой работы является изучение понятия документация как одного из элементов бухгалтерского учета, а также основных видов документов, их назначения, особенностей составления и хранения.

Данная работа состоит из введения, пяти разделов и заключения.
В первом разделе раскрывается понятие бухгалтерских документов и требования к ним, во втором разделе отражен один из основных методов бухгалтерского учета, в третьем разделе приводится классификация документов, в четвертом - порядок составления и хранения документов и в пятом - классификация учетных регистров. В заключении подведен итог всего проведенного анализа.

1. Бухгалтерские документы и их назначение

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, машинные носите­ли: магнитные ленты, диски и др. Документы на машинных но­сителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бу­мажным носителям:

1)        возможность визуального просмотра;

2)        возможность получения бумажных копий;

3)        соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;

4)        идентификация (отождествление) личностей участников выполненной хозяйственной операции;

5)        ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:

1)        контролируется наличие, движение и сохранность товар­но-материальных и денежных средств; 

2)        контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

3)        обеспечивается повседневное руководство работой пред­приятия;

4)        обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми ау­диторами) контроль за работой предприятия;

5)        устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разби­рательствах;                                                                         контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным постановлением Государственного комитета по статистике РФ от 30 октября 1997 г. № 71а (в ред. от 21 января 2003 г. № 7).

Если организация совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должна быть предусмотрена учетной политикой организации. Разумеется, форма документа должна содержать перечень обязательных реквизитов, установленных Законом «О бухгалтерском учете».

С документами тесно связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

2. Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Метод бухгалтерского учета охватывает способы и приемы, при помощи которых изучается предмет бухгалтерского учета. Основным элементом метода бухгалтерского учета является документация.

Документация — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Каждая хозяйственная операция, подлежащая отражению в бухгалтерском учете, должна быть оформлена документами, в которых приводится полное описание совершенной операции, её точное количественное выражение и денежная оценка. Правильность сведений, приводимых в документах, подтверждается подписями лиц, ответственных за совершение операции. Все записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании документов, прошедших проверку правильности и объективности их оформления, а также законности совершенных операций. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами — начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, в этом случае они берут на себя персональную ответственность работника, подписавшего документ, за совершенные им действия.

Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.

Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.

Унификация документов — разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей, имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.

Стандартизация документов — установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее от ходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.

Документооборот — путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В нем необходимо предусматривать:

          наименование отчетов или первичных документов;

          время составления;

          лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

          сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

          лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.

Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и ко всяким злоупотреблениям.

В качестве примера рассмотрим график документооборота кассового ордера (табл. 1).

Таблица 1

График документооборота расходного ордера (РКО)

3. Классификация документов

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения (табл. 2).

Таблица 2

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией, и т. п.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.