Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Марта 2012 в 22:08, курсовая работа
Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита.
Целью данной курсовой работы является изучение понятия документация как одного из элементов бухгалтерского учета, а также основных видов документов, их назначения, особенностей составления и хранения.
Введение………………………………………………………………………3
1. Бухгалтерские документы и их назначение…………………………..…4
2. Документация как элемент метода бухгалтерского учета……………...5
3. Классификация документов………………………………………………8
4. Порядок составления и хранения документов…………………….…...11
5. Учетные регистры и их классификация……………….……………….18
Заключение………………………………………………………………….21
Список использованной литературы…………………………………...…23
Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением (1989 г.). Федеральная налоговая служба Российской Федерации и Федеральная архивная служба РФ утвердили Решение Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27 июня 1996 г. и Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности от 27 августа 1998 г., увеличив минимальные сроки хранения некоторых документов до пяти лет (табл. 4).
Таблица 4
Перечень и сроки хранения типовых документов по бухгалтерскому учету и отчетности
Вид документа | Срок хранения документов | |
| В учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых поступают в госархивы, лет | В учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых не поступают в госархивы, лет |
1. Бухгалтерские отчеты и балансы организации и объяснительные записки к ним: |
|
|
а) сводные годовые | Постоянно | - |
б) годовые | Постоянно | 10 |
в) квартальные | 5 | 5 |
2. Отчеты по финансированию: |
|
|
а) сводные годовые | Постоянно | - |
б) годовые | Постоянно | 10 |
в) квартальные | 5 | 5 |
г) месячные | 1 | 1 |
3. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним | Постоянно | 10 |
4. Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов | Постоянно | 10 |
а) годовых | Постоянно | 10 |
б) квартальных | 5 | 5 |
5. Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов | Постоянно | 5 |
6. Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 5 | 5 |
7. Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | До минования надобности | До минования надобности |
8. Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.) | 5 | 5 |
9. Лицевые счета: |
|
|
а) рабочих и служащих | 75 | 75 |
б) получателей пенсий и государственных пособий | 5 | 5 |
10. Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 | 5 |
11 Инвентарные карточки и книги учета основных средств | 5 | 5 |
12. Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности | 5 | 5 |
13. Гарантийные письма | 5 | 5 |
14. Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) | 5 | 5 |
15. Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости | 5 | 5 |
16. Книга учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов | 5 | 5 |
17. Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др. | 5 | 5 |
18. Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатке драгоценных материалов, алмазов и изделий из них | 5 | 5 |
19. Сведения о расходовании кредитов |
|
|
а) годовые | 5 | 5 |
б) квартальные | 5 | 5 |
20. Сведения об учете фондов, лимитов, заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и др. | 5 | 5 |
21 . Документы об инвентаризации (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) | 5 | 5 |
22. Документы о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов заключения) | 5 | 5 |
23. Исполнительные листы | 5 | 5 |
24. Поручения-обязательства за товары, полученные в кредит. Переписка по оформлению поручений-обязательств | 5 | 5 |
25. Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др. | До минования надобности | До минования надобности |
26. Документы по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) | 5 | 5 |
27. Документы о переоценке основных фондов (протоколы, акты, отчеты) | Постоянно | До переоценки |
28. Акты, ведомости переоценки и определения амортизации основных средств | Постоянно | До переоценки |
29. Паспорта зданий, сооружений и оборудования | 5 | 5 |
30. Переписка о паспортизации зданий и сооружений | 5 | 5 |
31. Документы о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы (планы, отчеты, переписка) | 5 | 5 |
32. Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы к ним (справки, информации, докладные записки) | 5 | 5 |
33. Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | 5 | 5 |
34. Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и др. | 5 | 5 |
35. Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.) | 5 | 5 |
36. Реестры договоров | 5 | 5 |
37. Договоры о материальной ответственности | 5 | 5 |
38. Образцы подписей (материально ответственных лиц) | До минования надобности | До минования надобности |
39. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) | 5 | 5 |
40. Отчеты о расходовании иностранной валюты по загранкомандировкам | 10 | 10 |
41. Подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки). | До востребования 50 | До востребования 50 |
Невостребованные |
|
|
42. Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, объявлении благодарности, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров рабочих, служащих, ИТР, научных работников) | 75 | 75 |
5. Учетные регистры и их классификация
Проверенные и обработанные первичные документы группируются по определенным признакам и записываются в учетные регистры, т.е. в специальные таблицы для систематизации, обобщения и накопления учетной информации.
Существует большое количество разных учетных регистров, которые целесообразно классифицировать по различным видам.
По внешнему виду: книги, карточки, свободные листы, электронные таблицы.
Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные, разграфленные листы, которые пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скрепляются печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохранность учетных данных, так как листы нельзя изъять или заменить.
Карточки представляют собой отдельные листы определенного формата. Для сохранности карточек их регистрируют в отдельной описи и хранят в картотеках (ящиках). Карточки могут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с помощью ЭВМ.
Свободные листы в качестве у четных регистров очень распространены. Свободные листы больше карточек по формату и объему информации. Свободные листы могут иметь форму журналов (журналы-ордера), ведомостей и других таблиц.
В последние годы происходит сплошная автоматизация, компьютеризация бухгалтерского учета. Учет с помощью ЭВМ (программа 1С: Предприятие) выполняется быстро, более точно, информация может сохраняться продолжительное время на дисках, в памяти ЭВМ. Данные автоматизированного учета ежемесячно переносятся на бумажные носители.
По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологические регистры - это такие регистры, в которые документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.
Систематические регистры - это регистры для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, Журналы-ордера (рисунок 5).
Если в регистрах хозяйственные операции отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам, то такие регистры называются комбинированными.
По видам учета регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.
Регистры аналитического учета служат для получения информации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться только натуральные измерители (например, карточка складского учета материалов) или же натуральные, трудовые и денежные измерители (например, лицевые счета по начислению заработной платы работников). Содержание хозяйственной операции в регистрах аналитического учета записывается детально, со всеми необходимыми пояснениями. Регистры синтетического учета служат для получения информации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга).
Комбинированные регистры служат для получения информации по аналитическим и синтетическим счетам. Например, журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражает задолженность каждому поставщику и в целом сумму кредиторской задолженности.
По признаку унификации регистры бывают: типовые, используемые для организаций различных отраслей народного хозяйства, и отраслевые, используемые для организаций определенной отрасли.
По времени ведения регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную и с помощью ЭВМ.
Заключение
На основании данной курсовой работы можно сделать вывод о том, что документация в бухгалтерском учёте представляет собой сложную систему взаимосвязанных действий, находящих своё отражение в регламентированной законодательством системе.
Бухгалтерская документация распространяется на все сферы предприятия, организаций всех отраслей экономики, и организационно-правовых форм. На такие как:
1) сырье, материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, строительные материалы, относящиеся к средствам в обороте;
2) персонал организаций (рабочих и служащих), руководителей и специалистов;
3) готовую продукцию, её отгрузку и реализацию;
4) незавершённое производство;
5) ведение кассовых операций;
6) взаимоотношения с банком;
7) нематериальные активы и интеллектуальную собственность;
8) выплату налогов;
9) взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками;
10) др.
Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности.
В целях совершенствования системы организации первичного учета на предприятии любой формы собственности можно рекомендовать следующие рекомендации:
1. Разработать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке осуществления выполнения ими своих должностных обязанностей, в частности о порядке и сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации данных на носителе.
2. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей.
3. В установленные сроки проводить контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) в целях снижения риска неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.
4. Использовать на всех участках учета только унифицированные формы документации.
5. Систематически осуществлять контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации.
6. Проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.
7. Осуществлять обучение работников правилам ведения первичной документации.
8. Грамотное создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей - существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.
Список использованной литературы
1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ
2. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах".
3. Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
4. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»
5. Письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 "Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учетной документации"
6. Азаренко А.В. Пособие по теории бухгалтерского учёта. – Мн.: Интерсервис, 2006.
7. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
8. Березовский В.А., Нестерова Г.Н., Анисимовец Т.П.Бухгалтерский учёт. – Минск: БГЭУ, 2006
9. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. «Делопроизводство и бухгалтерия»: Учеб.- практ.пособие. - 2-е изд., испр. и доп. М.: Дело, 2003.
10. Борисов А.Н. "Комментарий к Федеральному закону "О бухгалтерском учете". - М.: Юстицинформ, 2005
11. Верховцев А.В.Делопроизводство в бухгалтерии . 3-е изд. Инфра-М; 2000.
12. Ильющенко Е.В. Бухгалтерский учёт: 100 вопросов и ответов. – Мн.: Современные знания, 2006.
13. Левкович О.А. Бухгалтерский учёт. – Мн.: Амалфея, 2005.
22
Информация о работе Документация как элемент метода бухгалтерского учета