Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическим физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельно операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

4. Порядок составления и хранения документов

Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования к первичной документации регулируются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н. Требования, предъявляемые к учетным документам, регулируются Федерального Законом № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

          наименование документа;

          код формы;

          дату составления документа;

          наименование организации, от имени которой составлен документ;

          содержание хозяйственных операций;

          измерители хозяйственных операций (количество, сумма);

          должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

          наименование организации;

          дату записи документа;

          местонахождение организации;

          код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

Документы на машинограммах обязательно содержат:

          наименование и местонахождение организации;

          дату составления.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

 Во-первых, документы проверяются по существу, т.е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. 

Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов.

 В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Группировка — это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка документов — выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму (табл.3):

Таблица 3