Формы ведения бухгалтерского учета

Все элементы, входящие в  данную форму (за исключением шахматной  ведомости), нами рассмотрены. Осталось представить шахматную ведомость. Она достаточно проста и по своему виду напоминает журнал-ордер. Только формируется по дебетовому признаку и как бы включает одновременно все журналы ордера. С математической точки зрения – это матрица хозяйственных операций, строки которой соответствуют дебетовому обороту, а столбцы – кредитовому.

Для рассмотренного ранее  фрагмента хозяйственных операций эта ведомость показана ниже.

Таблица 24 – Шахматная ведомость за февраль 2008 года

Д К	20	50	51	60	68	70	71	90	99	итого
10				20						20
20						130				130
50			123				14	25		162
51		12						23		35
68			39							39
70		113			17					130
76		28	16							44
90	42								6	48
итого	42	153	178	20	17	130	14	48	6	608

 

Проблема повышения  качества и уменьшения сроков ведения  упрощенного бухгалтерского учета  на малом предприятии до настоящего времени не решена. Сокращение малых предприятий обусловлено значительными трудностями ведения этого вида предпринимательской деятельности и большим временем, которое затрачивается на ведение учета, составление и защиту финансовой отчетности.

Основные трудности  его осуществления: отсутствие значительного первоначального капитала и низкие темпы его формирования; сложные условия поиска поставщиков материальных запасов и (или) товаров, ограниченный выбор квалифицированных подрядчиков и трудности сохранения налаженных связей с ними; мощный криминальный пресс, особенно со стороны ряда этнических диаспор, прилагающих нешуточные усилия для установления монополий на прибыльные виды бизнеса; необходимость расчетов только наличными деньгами по причинам нестабильности, тотальной подозрительности и непорядочности, в том числе работников банковской сферы; тупиковые взаимодействия с органами государственной власти при попытках получения лицензий на право ведения торговли различными видами товаров или выполнения отдельных видов работ; полное отсутствие возможностей защиты имущества и собственной жизни (а также безопасности подчиненных) по причине абсолютной халатности правоохранительных органов при исполнении вмененных им обязанностей и неосуществимости права обладания личным оружием самозащиты; непомерная жесткость налоговой системы.

Последний фактор, регулярно  разоряющий большое количество малых  предприятий, с 01.01.2003 года несколько смягчен введением в действие более щадящих режимов налогообложения: с единым налогом на отдельные виды деятельности и упрощенной системой налогообложения.

1.6 Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Особое место в бухгалтерских  расчетах занимает автоматизированная форма учета. По существу, это не одна конкретная учетная форма, а целая совокупность разнообразных видов учета. Более того, она олицетворяет современный характер деятельности бухгалтера, позволяющий вывести эту профессию на качественно новый уровень.

В автоматизированной форме  главным звеном является алгоритм обработки исходных данных, получения промежуточной информации, составления баланса и отчетности, а также анализа экономической деятельности. В алгоритм может быть заложена любая из представленных выше форм учета, в том числе их комбинации. Автоматизированная форма имеет целый ряд преимуществ перед остальными, так как обеспечивает высокую скорость, высокую надежность и всеобъемлющий сервис. Разработчики программ, вкладывая в алгоритм лучшие достижения бухгалтерского учета, постепенно поднимают уровень рядового бухгалтера до степени работника высокой квалификации. Внедрение систем оптимизации налогообложения сделает применение автоматизированной формы еще более привлекательной.

Однако эта форма  имеет некоторые недостатки. Так, высокая скорость обработки сведений находится в противоречии с несовершенным вводом информации, а действующая пока сдача баланса и отчетности в налоговую инспекцию традиционным способом (а не через компьютерную сеть) существенно уменьшает эффект выигрыша во времени.

                          —————————————————————

                         | Первичные документы |

                          ————————————————————— 

                     —— —— —— —— —— |— ——  —— —— —— —— —— ——  —— —— — 

                   |      ———————————————————————                  |

                         | Технические носители ——————————————— 

                   |      —————————————————————|               |   |

                                    |          |    Компьютер  |

                   |      —————————————————————|               |   |

                         |      Алгоритмы       ——————————————— 

                   |      ———————————————————————                  |

                    —— —— —— —— —— —|—  —— —— —— —— —— ——  —— —— —— — 

                                    |

                     ———————————————————————————————— 

                    |   Промежуточные результаты,    |

                    |  кассовая книга, ведомости...  |

                     ———————————————————————————————— 

                                    |

                          ————————————————————— 

                         | Баланс и отчетность |

                          ————————————————————— 

 

Рисунок 5 – Схема автоматизированной формы

 

Бухгалтерский учет с  применением автоматизированной формы  строится следующим образом. Первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента их поступления. А затем их показатели вводятся в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод является узким местом автоматизированной формы. Как правило, он производится вручную с клавиатуры. Дальнейшие операции имеют самую разную степень автоматизации. Целый ряд программ предлагают бухгалтеру набор типичных проводок, из которых тот может выбрать наиболее подходящую, либо проигнорировать подсказку и ввести свою проводку. Так или иначе, большинство программ оперирует с закодированным журналом хозяйственных операций. Журнал достаточно легко может быть обработан, и на печать могут быть выведены всевозможные промежуточные данные, в том числе: журналы-ордера, мемориальные ордера, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость.

Расчет баланса легко  стыкуется в компьютере с программами  анализа хозяйственной деятельности, а также с программами перевода баланса и отчетности на дискету  с автоматической проверкой и сдачей их в налоговую инспекцию на техническом носителе.

Автоматизированная форма  позволяет выйти на более высокий  уровень организации бухгалтерского учета и реализовать идею создания централизованной бухгалтерии нескольких малых фирм.

Для совокупности малых  предприятий можно предложить концепцию  комплексной системы бухгалтерского учета.

Такая централизованная система бухгалтерского учета ряда малых предприятий дает возможность  отказаться от необходимости иметь  на каждом предприятии свою бухгалтерию, позволяет уменьшить затраты при одновременном повышении качества учета. Кроме того, она увеличивает полноту начисления и уплаты налогов, а также создает предпосылки для совершенствования условий кредитования малых предприятий.

 

2. РАЗВИТИЕ ФОРМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В СОВРЕМЕННЫХ

         УСЛОВИЯХ

 

Последние десятилетия  в бухгалтерском учете были ознаменованы повсеместным внедрением и дальнейшим развитием автоматизированных систем. Эти системы позволили значительно повысить точность бухгалтерского учета и снизить затраты времени на его проведение. В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета реализуется путем использования персональных компьютеров. По оценкам специалистов, автоматизированные системы с применением персональных компьютеров в бухгалтерском учете сегодня использует 80-90% коммерческих предприятий.

На малых и средних  предприятиях системы бухгалтерского учета, как правило, базируются на одном  персональном компьютере, на больших  предприятиях они формируются в  виде компьютерной сети. Система бухгалтерского учета на базе компьютерной сети комплектуется главным управляющим компьютером большой мощности, называемым сервером, и некоторым числом рабочих станций, оснащенных менее мощными системными блоками. Каждая рабочая станция имеет также отдельный монитор, клавиатуру и мышь. Принтер в таких системах чаще всего общий.

При сетевой форме  организации бухгалтерского учета  диски сервера, называемые файл-серверами, доступны всем рабочим станциям, а  диски отдельных рабочих станций  обычно закрыты для доступа других станций. На файл-серверах устанавливается специальная сетевая управляющая операционная система, а на дисках рабочих станций монтируются операционные системы для рабочих и прикладных программ.

Выбор аппаратных средств  для целей бухгалтерского учета из имеющихся на рынке персональных компьютеров должен осуществляться на основе критерия "эффективность-стоимость". Под эффективностью следует понимать ведение бухгалтерского учета с заданной полнотой и точностью, а также сдачу бухгалтерской отчетности в заданные сроки.

Исходя из критерия "эффективность-стоимость", бухгалтерии предприятия следует  приобретать IBM PC-совместимые компьютеры, на базе процессоров не ниже четвертого поколения. Более дешевая старая техника не обеспечит необходимый  объем и требуемое качество бухгалтерского учета. Суперсовременная техника по своей многофункциональности и стоимости может оказаться избыточной, тем более что вычислительная техника очень быстро морально устаревает.

В связи со значительным ростом объема бухгалтерской документации и программных средств в настоящее время все большее распространение приобрели также устройства для приема информации с компакт-дисков CD-ROM. Они используются для: установки и обновления программного обеспечения; поиска информации в базах данных, архивах, справочниках, энциклопедиях; запуска и работы программных продуктов.

Для ввода информации в компьютер может быть применен сканер – специальное устройство, считывающее текстовые, графические и табличные данные с бумажного носителя. Они подразделяются на две группы: ручные и настольные. Для их связи с компьютером используются стандартные интерфейсы.

Программы, используемые в бухгалтерском учете на компьютере, принято подразделять на 4 класса: системные; прикладные; инструментальные; комбинированные.

Системные программы  носят универсальный характер и  предназначены для использования  многих вспомогательных и управленческих задач. Они обеспечивают гарантированную  работу прикладных программ. Среди  них особое место занимают операционные системы, которые осуществляют режим диалога с пользователями, управление компьютером и его ресурсами, а также подключают к работе прикладные программы. С бухгалтерскими программами в настоящее время работают операционные системы MS DOS, Windows 95, Windows NT, OS/2, UNIX, Windows 98 и Windows 2000.

Прикладные программы, в свою очередь, подразделяются на 6 классов: мини-бухгалтерия; интегрированная система бухгалтерского учета; инструментальная система (конструктор); комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ); программы для ведения отдельных участков учета; заказные системы.

Мини-бухгалтерия. Программы  этого класса предназначаются для  предприятий с малым количеством  основных средств и небольшой  товарной номенклатурой. Путем оформления и обработки бухгалтерских проводок они обеспечивают ведение: аналитического и синтетического учетов, упрощенного натурального учета, главной книги, оборотной ведомости, некоторых журналов-ордеров и ведомостей.

Интегрированная система  бухгалтерского учета. Программы этого  класса гарантируют выполнение тех же функций, что и программы класса мини-бухгалтерия, но дополняют их широким множеством аналитических признаков натурально-стоимостного и инвентарного учетов за счет усложнения процедур обработки проводок и использования информации, необходимой для расширенного аналитического учета.