Интегрированная система в управленческом учете

I. Блок-факторы интеграции учета:

1. Информация о себестоимости  продукции, сформированная в управленческом  учете, является основой для  оценки незавершенного производства и остатков готовой продукции в финансовой отчетности. В управленческом и финансовом учете используются одни и те же методы, оба вида учета базируются на информации, полученной из первичных документов.

2. Единство предмета учета. С  точки зрения профессора Ж. Ришара, управленческий учет - это разновидность динамического учета. Во-первых, управленческий учет - это аналитический учет, но в рамках плана счетов финансового учета многих стран, в том числе и России, выделяются аналитические счета (детализирующие данные синтетических счетов), следовательно, данное определение уже используется и не может быть применено к управленческому учету. Во-вторых, если термин "финансовый" отделить от термина "управление", то финансы не подпадают под управление, а управлять можно вне финансов. В-третьих, управленческий учет - это внутренний учет, а финансовый - внешний, но все внутренние события происходят под влиянием внешних. Таким образом, управленческий учет - это лишь разновидность динамического бухгалтерского учета [2, с. 109 - 111].

Профессор В.Ф. Палий отмечает, что  предметом бухгалтерского финансового  и бухгалтерского управленческого  учета выступает один и тот  же капитал организации. Его наличие, кругооборот, сохранение и приумножение, управление эффективным применением [3, с. 57]; исходя из единства предмета, необходимо говорить и о единстве системы управленческого и финансового учета.

3. Интеграция бизнеса. Диверсификация  видов деятельности, рост и развитие  транснациональных корпораций.

II. Блок-принципы интеграции:

- Централизация деятельности бухгалтерской службы, т.е. однократное внесение информации и ее многократное использование во всех системах учета (один поток входной информации и несколько потоков на выходе).

- Обеспечение достоверности и  оперативности учета на основе разработанной и четко выполняемой схемы документооборота.

- Обеспечение сохранности и  конфиденциальности управленческой  информации, ограничение доступа  к информации путем использования  паролей.

- Разработка и использование  модулей счетов управленческого и финансового учета, обеспечение взаимосвязи этих моделей.

- Ведение учета в одной валюте  и использование возможностей  пересчета показателей в другие  валюты.

- Создание системы управленческой  отчетности, автоматизация ее заполнения  на основе интеграции кодировки счетов и показателей отчетности.

- Унификация применяемых схем  фирмы.

- Экономичность (затраты на постановку  и ведение учета не должны  превышать эффекта от ее внедрения).

III. Блок-система интеграции управленческого  учета.

Данный блок представлен следующими подблоками:

1. Основа системы:

- ведение финансового учета  на бухгалтерских счетах с  использованием двойной записи, а управленческого учета на  отдельных счетах методом простой  записи;

- ведение финансового учета  на бухгалтерских счетах с  использованием двойной записи, а управленческого - без использования счетов, в форме таблиц;

- ведение финансового и управленческого  учета, базируясь на единой  методологической основе: двойная  запись; метод начисления; существенность; экономическая целесообразность; приоритет содержания над формой; полезность и релевантность; соответствия.

Использование простой записи для  ведения управленческого учета  увеличивает уровень допущения  ошибок и снижает качество контроля, данные проверяемы, но сложно контролируемы.

Использование не счетов учета, а таблиц делает необходимым формирование очень  большого количества информации в рамках финансового учета, а доступность  этой информации создает условия  для ее утечки. Недостаток данных в  системе финансового учета требует  увеличения времени на получение этой информации из первичных документов.

Следовательно, для создания интегрированной  системы следует использовать единую методологическую основу.

2. Структурированные рабочие планы  счетов.

Этапы формирования структурированного рабочего плана счетов управленческого учета.

Этап 1. Выделение отдельного модуля в плане счетов, предназначенного для ведения управленческого  учета. Часть счетов этого модуля должна содержать четко определенные наименования счетов, а часть должна быть свободна и использоваться по усмотрению организаций. Отечественные предприятия используют для ведения управленческого учета счета с 30-го по 39-й.

Этап 2. Использование многозначной кодировки счетов. Действующая европейская (Германия, Голландия, Франция) и отечественная (ОАО "Белгородэнерго", ОАО "Центртелеком", ЗАО "ТНК", ОАО "Оскольский металлургический комбинат" и др.) практика показала преимущества использования многозначной кодировки перед использованием двухзначной кодировки с выделением аналитических признаков.

Этап 3. Сбор первичных затрат и  группировка их по элементам и  видам затрат.

Исходя из того, что используемая классификация затрат направлена на достижение определенной цели, можно  предположить, что каждая фирма самостоятельно определяет свои цели и задачи, а следовательно, и основные параметры группировки затрат и их отражение в учете.

Логично выделить сч. 32 для сбора  и первичной группировки затрат по экономическим элементам с  подробной расшифровкой статей расходов.

Этап 4. Передача информации. Исходя из того, что единожды введенная информация должна использоваться несколько раз (собранные затраты по элементам должны быть перегруппированы и отражены по местам возникновения), необходимо предусмотреть передаточный счет, который будет служить для передачи информации.

Этап 5. Обработка и сопоставление  затрат на основе первичных документов, распределение затрат по местам возникновения, центрам ответственности, по видам  деятельности, по периодам возникновения  и отнесения затрат.

Исходя из основных концепций управленческого учета и практических потребностей, на сч. 33 должен вестись учет по видам деятельности, по центрам возникновения затрат и по центрам ответственности.

Организация учета по центрам ответственности  позволяет:

- использовать специфические методы управления затратами с учетом особенностей деятельности каждого подразделения (так как в основу выделения центров ответственности чаще всего положена имеющаяся организационная структура);

- увязать управление затратами  с организационной структурой;

- децентрализовать управление частью показателей;

- наблюдать за формированием  затрат и доходов на всех  уровнях управления;

- установить ответственных за  возникновение затрат, получение  прибыли и выручки;

- повысить экономическую эффективность  хозяйствования.

Для стран, где на фирмах активно  используется матричная организационная  структура управления, характерно ведение  учета по центрам ответственности (Австрия, Китай, Германия, Люксембург, Швеция и Швейцария).

Две цифры кода должны соответствовать  виду деятельности, осуществляемому предприятием.

Выделение центров по принципу выполнения функциональных обязанностей и ответственности  их руководителей. Центр возникновения  затрат имеет непосредственную связь  с территориально обособленным подразделением, где непосредственно осуществляются затраты. Их основное отличие от центров ответственности - наличие персональной ответственности за величину, целесообразность и экономическую обоснованность понесенных затрат. Выделение мест возникновения затрат позволяет:

- осуществлять всесторонний и оперативный контроль не только за затратами, но за эффективностью работы;

- дифференцированное и многоуровневое  распределение накладных расходов;

- точное калькулирование себестоимости  продукции и выполняемых работ.

Данный учет характерен для развитых стран, использующих производственную оптику организации учета (Австрия, Германия, Люксембург) и национальную экономическую политику в форме учетной оптики (Швеция, Швейцария).

Каждый центр ответственности  включает в себя несколько мест возникновения затрат, но в редких случаях они могут совпадать.

Исходя из необходимости осуществления  процесса бюджетирования в рамках ведения  управленческого учета, две цифры  кода должны соответствовать статье затрат в бюджете затрат. Такая  организация учета позволит осуществлять контроль за бюджетными затратами автоматически:

- путем формирования регистра  затрат по статьям расходов  бюджета;

- путем занесения фактических  данных в отчет по исполнению  бюджета.

Этап 6. Проверка корректности отнесения  и группировки первичных затрат.

На данном этапе осуществляется проверка по учетно-контрольным точкам. Использование многозначной кодировки  и современных информационных систем позволяет составлять различные  аналитические отчеты (ведомости  по аналитическим признакам, анализ счета, анализ счета по аналитическому признаку и др.). Сверка данных этих отчетов по сч. 32* с данными по сч. 33* позволяет осуществлять дополнительный контроль как за затратами, так и за правильностью их отражения.

Этап 7. Поэтапное закрытие счетов (возможно использование пошагового метода распределения затрат, позволяющего достичь наиболее точных расчетов).

Этап 8. Формирование себестоимости  произведенной продукции, работ, услуг, отдельных операций.

В целях удовлетворения каких-либо дополнительных потребностей в информации или использования нестандартных систем калькулирования могут быть задействованы и другие счета.

Счет 34 "Счет отклонений" - используется для отражения отклонений фактических  данных от нормативных (бюджетных). Этот счет может существовать вне общей системы, а может быть ее составляющей.

Если сч. 34 существует вне системы, то он выполняет контрольную функцию  и не корреспондирует с другими  счетами, только в конце отчетного  периода закрывается внутренними  проводками.

Если счет 34 существует в системе, то на сч. 33 "Центры ответственности" должны отражаться нормативные (стандартные) данные, а на сч. 34 - отклонения, и только путем суммирования данных сч. 33 и 34 дается информация о фактических затратах. Использование аналогичной кодировки по счетам упростит процесс обработки и получения данных.

Если требуется информация о  стоимости каждой операции, используется система учета затрат по функциям, "точно в срок" или "таргет-костинг", при этом может использоваться сч. 35.

Этап 9. Передача общей информации в систему финансового учета.

Формируемые учетные регистры (ведомости) позволяют получить информацию одновременно по нескольким аналитическим признакам.

Американские и канадские планы  счетов имеют ряд специфических  особенностей, они учитывают отраслевую принадлежность и потребность в информации для исчисления различных видов себестоимости. Проведенные исследования свидетельствуют о том, что выделяется большое число управленческих признаков, позволяющих получать разноплановую информацию:

- в разрезе центров ответственности (5 позиций с углубленным выделением центров возникновения затрат (конкретные станции и отделы));

- в разрезе функций (от 3 до 5 позиций,  конкретизирующих действия);

- в разрезе других признаков  (используются при решении определенных задач).

IV. Блок-система контроля.

Роль управленческого учета  возрастает в связи с необходимостью осуществления антикризисного управления. Система такого управления возможна, только если будет обеспечен расчет устойчивого и динамичного развития организации, то есть предполагается осуществление прогнозирования результатов деятельности. А это возможно только в рамках управленческого учета [5].

Система организации управленческого  учета должна интегрировать не только информацию о хозяйственных операциях, но и иметь увязку с маркетингом, планированием, организацией производства, анализом и т.д., т.е. необходимо вести и нестандартный бухгалтерский учет. При этом должен соблюдаться модульный принцип организации учета, т.е. добавление какого-либо блока показателей, направлений учета не должно нарушать систему учета.

Часть информации, аккумулируемая в  области управленческого учета, носит креативный характер, дополняется  расчетами и оценками и выступает  в качестве системы контроля.

Система контроля представлена двумя подблоками - методы контроля и системы учета.

1. Методы контроля:

- система зеркальных счетов;

- система передаточных счетов;

- система аналитических счетов.

Система управленческого учета  должна содержать подробную информацию, которая носит характер коммерческой тайны в большей части относительно затрат фирмы, и только обобщенная информация должна передаваться в систему финансового учета. Этой информации должно быть достаточно для составления финансовой отчетности. То есть из системы управленческого учета может передаваться только сальдо определенных счетов.

Использование счетов-экранов свойственно  континентальной системе учета, а параллельное ведение учета  свойственно англо-американской системе. Использование транзитных и зеркальных счетов характеризует формальный дуализм [2, с. 114].

Большинство российских фирм, ведущих  управленческий учет используют для  ведения управленческого учета 30-е  счета, связь систем при этом осуществляется через передаточные счета. Вся аналитика  включена в кодировку счетов, поэтому код состоит из 4 - 10 знаков.

Одной из разновидностей интегрированной  системы учета является система  контроллинга, широко применяемая в  Германии .

Система аналитического учета базируется на использовании счетов финансового  учета для ведения управленческого учета. При этом углубляется и расширяется система аналитического учета. перативный учет на многих предприятиях сегодня поглощен управленческим учетом, используется для оперативного получения информации, которая необходима для текущего управления предприятием и его подразделениями, а также для контроля за процессами и фактами хозяйственной жизни на отдельных участках производственной и финансовой деятельности [4, с. 37].