Инвентаризация. Особенности организации и проведения инвентаризации по инициативе правоохранительных органов

    Присутствие при инвентаризации бухгалтера и материально ответственных лиц, деятельность которых проверяется, является обязательным. При бригадной материальной ответственности допускается присутствие одного материально ответственного лица, если остальные на этом не настаивают. При невозможности присутствия в ходе инвентаризации материально ответственных лиц из-за их тяжелой болезни, розыска, смерти надлежит пригласить незаинтересованных представителей общественности, независимых аудиторских организаций, финансового управления при администрации района, города области, регистрационной палаты.

    Участие в проверке (пересчете, взвешивании, измерении) ценностей всех членов инвентаризационной комиссии, указанных в приказе (распоряжении) руководителя является обязательным. В инвентаризационную комиссию целесообразно включать представителей администрации организации, бухгалтеров, товароведов, экономистов, лаборантов, инспекторов по ценообразованию, инженеров, техников. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

    Члены комиссии должны быть предупреждены  об ответственности за неточность внесения в описи данных о фактических остатках товароматериальных ценностей, денег, искажении сведений о финансовых обязательствах. Ответственность, вплоть до уголовной, предусмотрена за совершение умышленного подлога в документах, внесение в инвентаризационную опись заведомо неправильных данных с целью сокрыть недостачи, излишки, хищения проверяемых ценностей; искажения результатов инвентаризации в сличительной ведомости.

    Согласно  п. 2.7 «Методических указаний« руководитель организации обязан создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества  в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, исправным весовым и иным контрольным оборудованием).

    Дознаватели, следователи должны обеспечить надлежащий контроль за ходом инвентаризации для чего целесообразно создать группу, в которую включить оперативного сотрудника или следователя, бухгалтера, инспектора налоговой службы, представителя общественности. Необходимо провести инструктаж: определить задачи участникам: разъяснить их права и обязанности: предостеречь от недопустимости вмешательства в работу членов инвентаризационной комиссии, вести пересчет, взвешивание, измерение ценностей, давать консультации, визировать документы.

    При обнаружении членами группы контроля нарушений, ошибок в процессе инвентаризации они должны указать на это председателю комиссии и потребовать их исправления. Отдельные проверяемые лица могут умышленно рассыпать или разлить инвентаризуемые ценности, чтобы спровоцировать контролирующих лиц на недопустимые действия.

    В указанных ситуациях участники  контрольной группы обязаны проявить выдержку, не поддаваться на провокацию, сообщить о фактах инициатору назначения инвентаризации. Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации возлагается на председателя комиссии руководителя и главного бухгалтера.

    При проведении инвентаризации работники правоохранительных органов не могут входить в состав членов комиссии, но вправе присутствовать с целью: обеспечения функций конвоя: контроля за ходом инвентаризации и предотвращения возможного искажения ее результатов; воспрепятствования воздействию на членов комиссии путем шантажа, подкупа, угроз физической расправой и т.п.

    Сотрудники БЭП, следователи должны проконтролировать, чтобы при инвентаризации было проверено: заключены ли договоры о материальной ответственности между организацией и проверяемыми лицами; надлежащим ли образом осуществлялся контроль за деятельностью материально ответственных лиц: правильно ли ведется складской учет, имеются ли ценники, ярлыки у мест хранения ценностей: опечатываются и сдаются ли под охрану в конце рабочего дня места хранения ценностей; правильно и своевременно ли оформлялись передачи ценностей при смене материально ответственных лиц: достоверно ли были отражены в бухгалтерском учете выявленные расхождения при проверках.

    Работа  членов инвентаризационной комиссии включает в себя три основных этапа: 1) подготовительный: 2) снятие остатка путем осмотра, пересчета, взвешивания, измерения ценностей: 3) выявление результатов инвентаризации, составление сличительной ведомости.

    На  подготовительном этапе инвентаризации сотрудники БЭП, следователи, являющиеся инициаторами проведения проверки, должны создать условия, чтобы члены комиссии могли: опломбировать входы и выходы помещения, где намечено провести инвентаризацию, осмотреть его на предмет возможного совершения умышленных поджогов, взрывов, а также изъять документы из бухгалтерии проверяемого объекта: проверить наличные деньги, находящиеся в подотчете у проверяемых лиц и фактическое их количество записать в инвентаризационную опись, весоизмерительные приборы на точность и сроки клеймения и данные об этом отразить в протоколе: изъять карточки, книги, журналы, черновые записи с указанием количества неучтенных ценностей и денежных средств; получить от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты с оправдательными первичными документами и расписку о том, что все ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход; проверить материальные (товарные) и денежные отчеты, в которых председателем комиссии должна быть проставлена дата, подпись и сделана надпись «До инвентаризации на «____»______ 20 г, что служит основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным: сгруппировать в одном месте одинаковые ценности, находящиеся в разных местах, по видам, сортам, артикулам или прейскурантным номерам, отдельно отложить товары бракованные, пришедшие в негодность к использованию (на каждую их партию составляются два экземпляра ярлыков, прилагаемых к описи): прекратить прием вновь поступающих ценностей или они могут быть приняты в присутствии членов инвентаризационной комиссии с оприходованием по реестру или материальному (товарному) отчету после проверки (эти ценности заносят в опись «Товарноматериальные ценности, поступившие во время инвентаризации»): закрыть кассу проверяемого объекта на ключ до начала снятия остатков и опечатать ее пломбиром (печатью) органа внутренних дел (при этом ключ от кассы остается у кассира); изъять у кассира кассовый отчет за последний период времени, ценные бумаги (векселя, акции, облигации), денежные документы (вексельные марки, марки госпошлины), но никакие расписки, документы в остаток наличности не включаются.

    Для предупреждения поступления новых  бухгалтерских документов, прилагаемых  к материальному (товарному) отчету, сотрудник БЭП или следователь должны проставить свою подпись на изъятых при них документах, чтобы после того как они будут пронумерованы и подшиты, чтобы их виза была видна. Работники правоохранительных органов могут составить реестр перечисленных и завизированных документов с передачей их на хранение ответственному лицу, что позволяет не допустить скрытой доставки недостающих ценностей, документов.

    На  рабочем этапе инвентаризации необходимо: распаковать товары, находящиеся  в упаковке, вскрыть и проверить  их по количеству и качеству; произвести осмотр, пересчет, взвешивание и измерение товарно-материальных ценностей; внести в инвентаризационную опись (составляется в четырех экземплярах: два из них заполняются одним из членов комиссии под копирку, а другие два — материально ответственными лицами) фактически оказавшиеся в наличии товарно-материальные ценности с указанием их наименования, сорта, артикула, номера прейскуранта, размера, веса, модели, марки, класса точности, фасона, цены за единицу, суммы, количества мест, единицы измерения, массы брутто и нетто. Эти целесообразно контролировать председателю инвентаризационной комиссии, а также сотрудникам правоохранительных органов.

    При заполнении инвентаризационных описей взаимно сверяются записи, произведенные  членами комиссии и материально  ответственными лицами, деятельность которых проверялась. В случае расхождения записей производится повторная проверка товарно-материальных ценностей, а при выявлении неполноценных и бракованных товаров их количество вносится в опись в графу «Примечание».

    На  основании указанных данных члены комиссии составляют список неходовых и залежалых ценностей, о чем уведомляют руководителя проверяемой организации. При обнаружении порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей члены комиссии составляют акт на их списание (ликвидацию), а материально ответственные лица дают письменные объяснения о причинах их образования и составляют отчет, который вместе с актом передается в бухгалтерию. Ценности, пришедшие в полную негодность, в опись не вносятся, а после утверждения акта на списание (ликвидацию) изымаются, для уничтожения.

    Записи  в инвентаризационных описях производятся с использованием средств вычислительной техники, ручным способом (пастой шариковой ручки, чернилами или химическим карандашом) четко, ясно, без помарок, травлений, подчисток. Исправление допущенных описок вносят во все экземпляры описи корректурным способом, т.е. путем зачеркивания ошибочных записей так, чтобы их можно было прочесть.

    После этого сверху указывают правильные данные, которые подтверждают подписями всех членов комиссии, далее члены комиссии и материально ответственные лица производят подсчет общего количества ценностей по каждой странице и в целом по описи. Полученные данные записывают в документах цифрами и прописью.

    Члены комиссии и материально ответственные лица подписывают каждую страницу инвентаризационной описи. Материально ответственные лица дают расписку о том, что инвентаризация произведена правильно, в их присутствии, и они не имеют претензий к комиссии.

    Если  материально ответственные лица не согласны с проведением инвентаризации вследствие ошибок, допущенных членами комиссии, то им предлагается все же подписать каждую страницу описи, а затем в конце ее изложить замечания и написать объяснение. Члены комиссии проверяют заявления о допущенных в описи ошибках до момента открытия проверяемого объекта для начала его функционирования.

    При перерывах на обед, а также когда  не удается закончить инвентаризацию за один день, все лица должны одновременно покинуть помещение, которое закрывают (ключ от замка остается у материально ответственных лиц), пломбируют (пломбир находится у присутствующего оперативного сотрудника БЭП) или опечатывают печатью работника милиции, о чем составляется протокол. В таких ситуациях материально ответственным лицам иногда все же удается скрытно завезти на проверяемый объект некоторые ценности с целью покрыть недостачу. При такой информации сотрудники БЭП, следователи должны организовать повторную инвентаризацию и сопоставить полученные результаты с имевшимися данными.

    После снятия остатков товарно-материальных ценностей сотрудники БЭП, следователи должны изъять один экземпляр описи, составленной членами комиссии. Это целесообразно для предотвращения фальсификации результатов инвентаризации. Второй экземпляр данной описи передается материально ответственным лицам, а остальные — в бухгалтерию. Вместе с описью члены комиссии должны передать в бухгалтерию организации первый экземпляр акта о порче, бое и ломе ценностей, к которому прилагают справки-расчеты, объяснения.

    На  заключительном этапе инвентаризации членам инвентаризационной комиссии надлежит: совместно с главным бухгалтером и другими счетными работниками бухгалтерии проверяемой организации на основании описей и данных бухгалтерского учета составить сличительную ведомость результатов проверки материальных ценностей, в которой определить по количеству и сумме размер недостачи и излишка.

    Документальное оформление результатов инвентаризации предполагает составление следующих документов: инвентаризационная опись: сличительная ведомость; акт инвентаризации наличных денежных средств; акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути; справка расчетов с дебиторами и кредиторами и др.

    Причинами недостач или излишков товарно-материальных ценностей и денежных средств  могут быть естественная убыль и ошибки в учетных записях, пересортица или просчеты при приеме и отпуске ценностей, а также злоупотребления, хищения.

    Естественная  убыль — это изменение веса (объема) товарно-материальных ценностей  вследствие их физико-химических свойств, образующихся под воздействием естественных условий (усушки, утруски, распыления, испарений, таяния и т.п.). Нормы естественной убыли установлены нормативными актами и применяются в зависимости от времени года, климатической зоны, срока и условий хранения товаров, отпущенных в межинвентаризационный период.

    При расчете естественной убыли учитывается  средний срок хранения товара, а размер ее определяется в процентном отношении к среднемесячному остатку по нормам. На сумму естественной убыли уменьшается недостача товаров, их списание в пределах норм до установления размера недостачи запрещается. При отсутствии норм в сборнике убыль рассматривается как недостача, и если она возникла в результате злоупотреблений, то ее размер на сумму убыли не уменьшается. Для исчисления суммы убыли бухгалтер составляет расчет по формуле: количество реализованного товара, умноженное  на процент  нормы естественной убыли для конкретного его вида равняется сумме естественной убыли в рублях.

    Распространенными способами искажения результатов инвентаризации при начислении убыли являются завышение или занижение дополнительных скидок, суммы реализованных товаров, норм убыли для определенного вида ценностей, неправильные подсчеты, начисления убыли (в сторону ее увеличения или уменьшения).

    Порча товаров, лом и бой оформляются актом, в котором указывают: наименование, сорт, артикул, цену за единицу, количество, стоимость, причину и виновников образования потерь, возможность дальнейшего использования товаров (продажа по сниженным ценам, сдача в переработку, утиль, уничтожение и др.).

    Все потери при бое, ломе, порче товаров (продуктов) взыскивают с виновных в этом лиц, но если они не установлены или во взыскании с них отказано судом, то потери списывают на издержки производства и обращения у хозяйствующего субъекта или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. На товары, списанные вследствие их порчи, естественная убыль не начисляется. В документах, представляемых для оформления списания недостач и порчи товаров сверх норм убыли, должны быть указаны решения следственных или судебных органов, подтверждающих факт отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание с них ущерба.