Инвентаризация в торговой организации

Инвентаризация в торговой организации

Понятие «инвентаризация» и в каких случаях она проводится

В ходе осуществления хозяйственной деятельности торговая организация имеет активы и пассивы.

Для того чтобы иметь представление о реальном финансовом состоянии организации, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: количестве, состоянии, в котором оно находится, и правильности его оценки. Затем фактические остатки имущества сверяются с данными бух­галтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обяза­тельств называется инвентаризацией.

То есть инвентаризация представляет собой определенную по­следовательность практических действий по документальному под­тверждению наличия, состояния и оценки имущества и обяза­тельств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Можно сказать, что инвентаризация — это кон­трольная функция учета, позволяющая выявить случаи необосно­ванного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложен­ного в различные виды имущества (активов).

Вопросам, связанным с необходимостью проведения инвента­ризации активов и обязательств организации, придается большое значение в нормативном регулировании бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Законодательство предоставляет организациям широкие воз­можности для использования инвентаризации в качестве действен­ного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгал­терского учета финансово-хозяйственной деятельности организа­ции в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.

Необходимость проведения инвентаризации подтверждается ст. 12 Закона о бухгалтерском учете:

«Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить ин­вентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверя­ются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда про­ведение инвентаризации обязательно».

Инвентаризация имущества и обязательств коммерческих орга­низаций является не только важным общехозяйственным меро­приятием, но и элементом учетной политики. Согласно п. 3 ст. 6 За­кона о бухгалтерском учете порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации утверждается при форми­ровании учетной политики.

Необходимо обратить особое внимание на это положение, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризация либо вообще не проводится, либо проводится с нарушением установленных правил, когда формально заполняются инвентаризационные описи и составляются акты по данным реги­стров бухгалтерского учета (без проведения натуральной (вещест­венной) проверки).

Обратите внимание! Если бухгалтерская отчетность торговой организации в соответствии с законодательством должна в обяза­тельном порядке подтверждаться независимой аудиторской орга­низацией, то отсутствие документов о проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств перед годовой бухгалтер­ской отчетностью может служить основанием для отказа в выдаче Положительного аудиторского заключения о представленной к ау­диторской проверке бухгалтерской отчетности даже при отсутствии серьезных нарушений законодательства, регулирующего бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации.

Законодательством предусмотрены различные формы и методы проведения инвентаризации, которые торговая организация может использовать при составлении порядка проведения инвентаризации с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации.

Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы:

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда инвентариза­ция является обязательной. Согласно п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете организация обязана провести инвентаризацию следующих случаях:

«при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального уни­тарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычай­ных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Россий­ской Федерации».

Порядок проведения инвентаризации в торговой организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике. Данный порядок включает график проведения плановых и внепла­новых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, прове­ряемых при каждой инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установлен­ные сроки, внеплановые (внезапные) — неожиданно для матери­ально ответственного лица, чтобы установить наличие товарно-материальных ценностей. Сроки проведения внеплановых инвентари­заций не должны быть известны материально ответственным лицам. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по ре­шению руководителя организации, так и по требованию следствен­ных и контрольных органов.

Торговая организация самостоятельно решает вопросы прове­дения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отра­жает это в приказе об учетной политике, исходя из требований дей­ствующего законодательства.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств торговой организации, а частичная (выборочная) — один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, товары и т.п.

Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по неза­конным операциям или неправильно оформленным документам. В период между инвентаризациями в торговых организациях рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации товаров в местах их хранения.

Основная задача выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период — контроль сохранности товарно-материальных ценностей, выполнения правил их хранения, соблюдения материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

Торговая организация самостоятельно должна решить, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.

Обратите внимание! Порядок проведения инвентаризаций составляют таким образом, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу торговой организации.

Инвентаризация имущества и обязательств проводится в обязательном порядке и в полном объеме перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (но не ранее 1 октября отчетного года), кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Кроме того, для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета инвентаризация может проводиться для основных средств — один раз в три года; для библиотечных фондов — один раз в пять лет.

Кроме того, данным бухгалтерским документом разрешено организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в периоды их наименьших остатков.

Основные цели инвентаризации

Как уже было отмечено, основным требованием, предъявляе­мым к бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта, является ее достоверность, т.е. реальность статей баланса. Она обеспечивается, в частности, проверкой соответствия учетной оценки имущества организации его реальной (как правило, рыночной стоимости, т.е. инвентаризацией).

Основными целями инвентаризации являются:

— выявление фактического наличия имущества (как собствен­ного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бух­галтерском учете) в целях обеспечения его сохранности; а также выявление неучтенных объектов;

— определение фактического количества материально-произ­водственных ресурсов, использованных в процессе производства;

— сопоставление фактически  полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

— проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товар­но-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фак­тического физического состояния. В Законе о бухгалтерском учете подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возмож­ность для руководителя организации устанавливать по результа­там инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он счи­тает правильной и достоверной;

— проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а так­же правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Основу любой инвентаризации составляет полная или выбороч­ная проверка фактического наличия материальных ценностей, иму­щественных прав и обязательств специально созданной в органи­зации комиссией. При этом различают два вида проверок: нату­ральную и документальную.

Натуральная проверка состоит в непосредственном наблюде­нии объектов и определении их количества путем подсчета, взве­шивания, обмера. Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные де­нежные средства и бланки документов строгой отчетности.

При документальной проверке наличие в организации имуще­ственных прав (нематериальных активов, расходов будущих перио­дов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.

В составе документальной проверки проводится бухгалтерская, или книжная, проверка, заключающаяся в сопоставлении записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета (в частности, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).

Обратите внимание! Должностным лицам, ответственным за ведение бухгалтерского учета в организации, необходимо иметь в виду, что в соответствии с действующим законодательством нало­говые органы вправе налагать административные штрафы на долж­ностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского уче­та с нарушением установленного порядка. В данном случае таким; нарушением может являться невыполнение требований Закона о бухгалтерском учете и Положения по ведению бухгалтерского учета в части проведения инвентаризаций.

Общие правила проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации и отражения в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвента­ризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете торговой орга­низации применяются типовые унифицированные формы первич­ной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Для проведения инвентаризации руководитель торговой организации издает приказ (форма № ИНВ-22):

ПРИКАЗ

(ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ