Инвентаризация в торговой организации

Для проведения инвентаризации              

назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе

:
Председатель комиссии              _______ (ФИО)

      должность

Члены комиссии:               _______ (ФИО)

      должность

                                           _______ (ФИО)

      должность

                                           _______ (ФИО)

      должность

Инвентаризации подлежит __________

наименование имущества, обязательства

К инвентаризации приступить «________»              года

и окончить «              »              года

Причина инвентаризации             

контрольная проверка, смена материально ответственных лиц, переоценка и т.д.

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию.

не позднее «____________» года

Руководитель   ________________       Подпись                     

расшифровка подписи

Обратите внимание! Участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно!

Данный приказ регистрируется в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-23).

Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвен­таризации.

Для проведения инвентаризаций в организации торговли соз­даются инвентаризационные комиссии:

       постоянно действующая, в организационно-контрольные функции которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в ме­жинвентаризационный период. В течение года — в межинвентаризационный период — в торго­вых организациях с большой номенклатурой товаров могут прово­диться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения;

       рабочая комиссия, которая непосредственно проводит пла­новые   инвентаризации   материальных   ценностей   и   денежных средств в местах их хранения, участвует в определении результа­тов   инвентаризации.   Рабочие   инвентаризационные   комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориаль­ной разобщенности имущества для одновременного проведения
инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомен­дуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентариза­ций;

       разовая комиссия — в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости — по проверке и выборочной инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственного лица, переоценка и др.), определяются порядок и сроки ее проведения и назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными. Это правило распространяется на все в инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в торговой организации, как правило, создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Если объем работ велик и одной комиссии с ним не справиться, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система.

Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1)     осуществляется ли охрана территории торговой организации и оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

2)     заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

Образец

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мои (нашу) ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны расход.

Материально ответственное (ые) лицо (а):

(подпись)

(должность)

(подпись)

(должность)

Аналогичные  расписки дают и лица,  имеющие  подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается  расписками материально ответственных лиц, также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Обратите внимание! Согласно Закону о бухгалтерском учете если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации предусматривают еще и разработку внутренних нормативных документов — правил, инструкций, распоряжений и т.п., регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации.

В указанных внутренних документах необходимо отразить:

       конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности данной организации,

       соответствующие описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных объектов,

       порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами организации — поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и др.,

       порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий

       типовые формы необходимых первичных учетных документов (предусмотренные соответствующим постановлением Госкомстата России) для оформления результатов инвентаризации, разрабо­танные и утвержденные организацией самостоятельно.

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентариза­ции  на «              » (дата)», что является для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учет­ным данным.

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.

Если товары хранятся на нескольких складах, то желательно, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбы­тия товарно-материальных ценностей во время проведения инвен­таризации. В тех случаях, когда можно остановить приемку (выда­чу) товаров на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время ин­вентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и вносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указы­ваются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью пред­седателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению — члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и глав­ного бухгалтера торговой организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности вносятся в отдельную опись под наимено­ванием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Опись оформляется аналогично документам на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвента­ризации. В расходных документах делается отметка за подписью и члена комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение не скольких дней, то помещения, где хранятся товарно-материальные ценности, по окончании работы при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением правил учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, поскольку известно количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, т.е., проводятся их вещественная и документальная проверки.

Обратите внимание! Описи имущества и обязательств начинаются с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица.

Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают (взвешивают, обмеривают) в присутствии материально ответственных лиц имущество и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки осуществляются,  как правило, сплошным методом, т.е. пересчитываются абсолютно все ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в некоторых случаях. В частности, если товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товаров. Если выборочной проверкой установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировках поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана произвести полную проверку фактического наличия таких товарно-материальных ценностей.

Вес или объем навалочных материалов определяется по дан­ным обмера с помощью технических расчетов. Например, при инвентаризации круглого леса, пиломатериалов и другой лесопродукции их фактическое наличие определяется в соответствии с ГОСТами и РТУ.

При инвентаризации крупногабаритного металла:

балок, швеллеров, толстолистового проката, крупно сортового проката, заготовок для переката, слитков и др. сплошное взвешивание этой металлопродукции может быть заменено подсчетом числа единиц одного размера и профиля и умножением на вес од­ной единицы, определенный как среднеарифметический в результате взвешивания нескольких (не менее пяти) единиц. В тех случа­ях, когда продукция в соответствии с обязательными правилами принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка такой продукции производится также по теоретическому весу или метражу. При инвентаризации, например, вентиляционного оборудования и кондиционеров кроме проведе­ния наружного осмотра следует проверить наличие паспортов и инструкций по монтажу и эксплуатации, а также комплектность согласно паспорту. Заводской номер и год выпуска, тип и номер вентилятора, завод-изготовитель, номер ГОСТа указаны на бирках, прикрепляемых к оборудованию. Некоторые вентиляторы могут быть поставлены поставщиком без электродвигателей, что должно быть указано в паспортах. При осмотре следует выявить и отобрать для первоочередной продажи или использования по назначению вентиляторы со следами деформации, коррозии или более ранних выпусков.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обме­ров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к результатам проверки.

При инвентаризации товаров используются формы:

       № ИНВ-2 — МНВ-7,

       ИНВ-8, ИНВ-8а,

       ИНВ-9,

       ИНВ-19

и приказы по формам

       № ИНВ-22 — ИНВ-26.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации — акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998;; №88: