Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции, однако некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа, определяющими содержание отражаемых операций и придающими документу доказательную силу. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные документы:

• наименование документа (формы);
• код формы;
• дата составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и их расшифровки [4, п.13].

    В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

    В случаях выявления организацией неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который готовится к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.

    В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного  отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в  прошлом году исправления в бухгалтерский  учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся. [1, с. 111]

    Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы [4, п. 17].

    Первичные и сводные учетные документы  можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры [4, п. 18].

    Единую  форму документов в России разрабатывают  централизованно. Разработка таких  форм для оформления однородных хозяйственных операций на различных предприятиях и организациях называется унификацией.

    Альбом  унифицированных форм первичной  учетной документации разработан Госкомстатом России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835. Формы первичной учетной документации данного альбома утверждены Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 года N 66.

    Применение  унифицированных форм первичной  учетной документации регламентируется "Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации", утвержденным Министерством финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года N 34н.

    В настоящий альбом включены унифицированные  формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения. К формам даны краткие указания по их применению и заполнению.

    В формах предусмотрены зоны кодирования  информации. Коды, по которым нет  ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

    Ведение первичного учета по унифицированным  формам первичной учетной документации, включенных в настоящий альбом, распространяется на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.

    В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 года N 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

    Вносимые  изменения должны быть оформлены  соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

     Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

    При изготовлении бланочной продукции  на основе унифицированных форм первичной  учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. [6]

    Наряду  с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ.

    Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов.

    Первичные документы должны быть составлены в  момент совершения операции, а если это не представляется возможным  – непосредственно по окончании  операции [4, п. 15]. Лица, которые создают  и подписывают документы, несут  ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете и за достоверность данных, содержащихся в документах.

    Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на то лица [4, п 14]. Следует иметь в виду, что факсимильная копия не гарантирует действительность подписи. Поэтому документы, оформленные таким образом, можно использовать только в оперативном управлении для принятия управленческих решений, но они не принимаются к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа.

    Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют – прежде всего по форме, т.е. устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

    Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, т.е. производят их расценку, группировку и разметку (контировку).

    Расценка или таксировка документов – денежная оценка указанных в документе материальных ценностей; группировка – подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами и составлять сводные документы; разметка, или контировка, – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах. [2, с. 27]

    После разметки данные документов о хозяйственных  операциях записывают в синтетических  и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив.

ГРАФИК  ДОКУМЕНТООБОРОТА

    Прохождение документов от их выписки до сдачи на хранение в архив называется документооборотом.

    Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения  в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержания в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы [4, п. 15]. 

    Документирование  бухгалтерских операций и ведение  отдельных учетных регистров обуславливают необходимость рационализации учетных процессов. Она достигается посредством разработки и утверждения (а также соблюдения всеми заинтересованными сторонами) графика документооборота. [1, с. 112]

    Законодательными  и нормативными документами сформулированы лишь общие положения, которые должны быть выполнены при разработке данного раздела учетной политики.

    В соответствии со статьей 9 Закона о  бухгалтерском учете, при определении правил документооборота должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером.

    Кроме того, пунктом 14 Положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлено, что без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту [4].

    Разработка графика документооборота включает в себя определение направления движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения организации (например, от цеховых кладовых до бухгалтерии).

    Эффективность или неэффективность графика  связана с тем, что сроки обработки некоторых первичных документов непосредственно влияют на размер оборотных средств. Например, оформление отгрузочных документов на готовую продукцию (при последующей оплате) на один день быстрее, чем по ранее действовавшему графику, позволит сократить период оборота денежных средств и соответственно уменьшить потребность в их количестве.

    График  документооборота может предусматривать  согласование деятельности структурных  подразделений организации, участвующих в обработке первичного документа. Кроме того, график документооборота позволяет задать схему и сроки прохождения документов внутри бухгалтерии или по отдельным рабочим местам.

    В графике документооборота должны быть отражены, как минимум, следующие элементы:

• наименование документа;
• последовательные этапы его обработки;
• сроки обработки документа на каждом этапе;
• перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;
• сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

    График  документооборота является элементом  учетной политики организации. Следовательно, он должен утверждаться руководителем организации в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого также следует, что изменения в график документооборота можно вносить не чаще одного раза в год — с начала нового календарного года. [1, с. 114]

    При наличии в организации большого количества разнородных документов график документооборота может быть весьма громоздким и неудобным для практического использования. В таком случае целесообразно разработать несколько графиков — в зависимости от специфики их обработки и структурных подразделений, задействованных в документообороте.

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

    Движение  входящих документов