Здесь 1 – это Экспедиционная обработка,

    2 – Предварительное рассмотрение, сортировка,

    3 – Регистрация,

    4 – Распределение (разметка),

    5 – Перераспределение (переметка),

    6 – Руководитель (директор),

    7 – Исполнитель (структурное подразделение),

    I – Корреспонденция,

    II – Документы, регистрируемые службой документационного обеспечения управления (ДОУ),

    III – Документы, нерегистрируемые службой ДОУ.

    Экспедиционная обработка корреспонденции.

    Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно  экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

    В ходе экспедиционной обработки проверяется  правильность доставки, целостность  вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.

    Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие  конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа  к документу в том случае, если существует специальное подразделение  для обработки корреспонденции  с грифом.

    Проверяя  целостность вложения, необходимо убедиться  в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

    Проверяя  правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют  ошибки, которые не позволяют принять  документ в работу. (Например, На гарантийном письме отсутствует печать). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.

    Если  обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).

    На  всех поступивших документах (в том  числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления  и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

    Предварительное рассмотрение. Сортировка.

    При предварительном рассмотрении документы  сортируются на две группы:

1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;
2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

    Обязательно регистрируются те документы, которые  будут являться основанием для принятия управленческих решений.

    Распределение.

    Зарегистрированные  документы распределяются на две группы:

1. документы, которые должны быть представлены руководителю;
2. документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

    Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему  помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).

    Перераспределение.

    На  основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы  направляются в структурные подразделения на исполнение.

    Движение  исходящих документов

    Прохождение исходящих документов включает в  себя:

• составление проекта документа;
• изготовление документа;
• согласование (визирование);
• подписание;
• утверждение (если необходимо);
• регистрацию;
• экспедиционную обработку;
• сортировку по способам отправки;
• отправку.

    Изготовление  документов.

    Рукопись  документа должна быть оформлена  в соответствии с правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).

    На  подпись или утверждение документы  должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании  которых они готовились. Исходящие  документы регистрируются только после  подписи должностного лица.

    Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

    Экспедиционная  обработка.

    В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:

• наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);
• наличие печати (если она необходима);
• наличие даты и регистрационного номера;
• правильность адресации;
• наличие всех страниц и всех указанных приложений.

    Эти элементы оформления обязательны при  отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен  не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

    Сортировка.

    После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

• документы, отправляемые по почте;
• документы, отправляемые по факсу;
• документы, отправляемые с курьерами.

    При сортировке необходимо учитывать, что  факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

    Отправка.

    Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.

    Вся корреспонденция за исключением  массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

    При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии  дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ.

    Движение  внутренних документов.

    Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих  документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

ХРАНЕНИЕ  БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

    Перед сдачей в архив однородные первичные документы формируют в дела.

• При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
• подлинники должны быть отделены от копий;
• годовые сметы и отчеты – от квартальных и месячных;
• в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа.

    Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

    В дело группируют документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, – кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца.

    Приложения  к документам независимо от даты их утверждения или составления  присоединяют к документам, к которым  они относятся.

    Существуют  определенные правила группировки дел по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним, и их группируют вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируют и подшивают в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируют и подшивают отдельно.

    Приказы, по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшивают в личные дела сотрудников.

    Плановые  и отчетные документы хранят в  делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, отчет за 1994 г., составленный в 1995 г., должен быть отнесен к 1994 г.

    Документы в отчетах необходимо располагать  в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс и приложения. Лицевые счета сотрудников организаций по заработной плате группируют в самостоятельные дела и располагают в них в порядке алфавита. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируют по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

    Переписку группируют за календарный год и  систематизируют в хронологической  последовательности: документ-ответ  помещают за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируют в одном деле при условии, что они относятся к одному и тому же вопросу.

    Папки с документами переплетают. На титульном  листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

    Изъятие первичных документов у организации  разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством РФ. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

    С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

    В случае пропажи или гибели первичных  документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия. [2, с. 29]

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ