Контроль и ревизия кассовых операций на предприятии

     До  начала инвентаризации от кассира предприятия берется расписка. Расписка включается в заголовочную часть формы.

     При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).

     При обнаружении ревизией недостач или  излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

     Поскольку ведение кассовой книги на многих предприятиях осуществляется автоматизированным способом, комиссией производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов (с этой целью в состав комиссии включен специалист по информационным технологиям).

     Руководителям субъектов хозяйствования, физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств либо периодическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• страдающие хроническими психическими заболеваниями;
• систематически нарушающие общественный порядок;
• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

     Кассир  несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности. Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

     В ходе проверки особое внимание уделяется  контролю за обеспечением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

     Руководитель  субъекта хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.

     При транспортировке денежных средств  кассиру, сопровождающим его лицам  и водителю транспортного средства запрещается:

• разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
• следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
• посещать магазины, рынки и другие места;
• выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

     Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и  других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.

     1. Изолировано ли помещение кассы  от других служебных и подсобных помещений.

     2. Располагается ли она на промежуточных  этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.

     3. Имеются ли капитальные стены,  прочные перекрытия пола и  потолка, надежные внутренние стены и перегородки.

     4. Закрывается ли помещение кассы  на две двери:

     а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка;

     б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки  и закрывающуюся на навесной замок  в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

     5. Оборудована ли касса специальным  окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым металлом. С внутренней стороны дверца должна запираться на металлическую накладку с надежным навесным замком.

     6. Укреплена ли касса металлическими  решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

     7. Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.

     8. Имеется ли исправный огнетушитель.

     Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится на пульт ведомственной охраны.

     Выдача  денег в кассовых пунктах должна производиться только через специальное  окошко, оборудованное в соответствии с требованиями, установленными для всех касс.

     Оставлять денежные средства в кассовых пунктах  в нерабочее время категорически запрещается. До окончания рабочего дня все деньги и ценности под надежной охраной должны быть сданы в главную (центральную) кассу хозоргана.

     Учтенные  дубликаты ключей в опечатанных  кассирами пакетах, шкатулках и др. должны храниться у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

     Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается. 

     2.3. Проверка правильности  документального  оформления и учета  операций с наличными  денежными средствами  и денежными документами

     Ревизор должен тщательно проверить правильность отражения данных о наличии и  движении наличных денежных средств  в бухгалтерском балансе и  регистрах бухгалтерского учета  предприятия.

     Информация  о наличии денежных средств на начало и конец отчетного года содержится в балансе предприятия формы № 1. По строке 250 отражаются денежные средства по счетам 50, 51.52, 55,57.

     Для проведения проверки правильности заполнения баланса необходимо сверить данные бухгалтерского баланса, кассовой книги, кассового отчета, учетного регистра по счету 50 "Касса".

     В ходе проверки ревизор контролирует правильность оформления первичных документов по учету кассовых операций (расходных и приходных кассовых ордеров, платежных ведомостей), в которых должны быть указаны номера документов, даты, подписи кассира.

     Кассовые  документы проверяются на предмет незаполнения отдельных реквизитов (номер, дата и др.). Подобные нарушения могут допускаться с целью повторного использования документов для присвоения наличных денег.

     Реквизиты кассовых ордеров должны быть заполнены в полном объеме, приходные и расходные ордера иметь раздельную нумерацию и выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции. Для их регистрации используется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поскольку пропуски в нумерации ордеров могут свидетельствовать об уничтожением документов или других злоупотреблениях, очередность номеров должна быть тщательно проверена. Все ордера в журнале должны быть расположены в порядке очередности, пропуски недопускаются.

     На  многих предприятиях кассовая книга ведется автоматизированным способом. При этом обеспечивается полная сохранность кассовых документов и защита программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов от несанкционированного доступа. Листы кассовой книги формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы составляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Нарушения при оформлении кассовой книге не выявлены.

     Использование наличных денег в организации по целевому назначению проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке деньгах с данными об их расходовании (балансовым методом).

     Для проверки сверяются данные в отчете кассира и приложенных к нему документах, журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а также в учетных регистров по дебету и кредиту счета 50 "Касса".

     С целью проверки полноты и своевременности  оприходования в кассу денег, полученных со счетов организации в  банке, проводится встречная и взаимная сверка данных банковских выписок со счетов организации, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге.

     Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера предприятия в сейфе. Испорченные чеки с надписью "Аннулировано" хранятся подклеенными к корешкам чеков.

     Информация  по проверке оприходования в кассу  полученных в банке денег систематизируется  в таблице следующей формы. 

     Таблица 2

     Контроль  полноты и своевременности оприходования наличных денег, полученных со счетов в банке

 

     Одновременно  с проверкой полноты оприходования  полученных из банка денег устанавливают  правильность отражения по кассе  наличных денег, внесенных в банк и зачисленных на счета предприятия. С этой целью составляют отдельную ведомость с указанием даты, номера и суммы расходного кассового ордера, суммы и даты зачисления денег на счет предприятия согласно выписке банка, в которой отражено поступление денег.

     Таблица 3

     Контроль  своевременности  и полноты зачисления денег на счета  в банке