Контроль и ревизия кассовых операций на предприятии

     Тщательной  проверке подлежат операции по оприходованию  выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам предприятия за наличный расчет, так как по данным операциям чаще встречаются злоупотребления, связанные с полным или частичным неоприходованием поступивших в кассу денег.

     В организациях, осуществляющих реализацию товарно-материальных ценностей за наличный расчет, для выяснения полноты оприходования денег за реализованные товарно-материальные ценности в ходе ревизии проверяются отчеты об их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. При этом дебетовые записи по счету реализации (в части реализации за наличный расчет) сверяются с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации (за наличный расчет) - с дебетовыми записями по счету "Касса".

     В случае расхождений  указанные операции проверяются по существу и устанавливаются причины отклонений. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные материальные ценности необходимо проверить реальность возникновения такой задолженности.

     Контролируя кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах. Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм.

     В случае обнаружения нетипичных записей, для контроля за ними ревизору следует составить следующую вспомогательную ведомость (таблица 3).

     Таблица 3

     Нетипичные  проводки, требующие  дальнейшей проработки

     В процессе контроля за учетом денежных документов следует убедиться в равенстве остатков данных аналитического учета остатку по синтетическому счету 50-3 "Денежные документы". По данным аналитического учета необходимо установить своевременность и правильность оприходования денежных документов в количественном и суммовом выражении на счет 50-3 "Денежные документы".

     При контроле правильности выплаты денег  по платежным ведомостям в ходе ревизии проверяется, что все внесенные в расчетно-платежные ведомости лица фактически работают в организации и среди них нет подставных, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. Платежные ведомости сверяются с показателями учета личного состава и табелей, с приказами о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о начислении заработной платы.

     Проверяются итоги в платежных ведомостях, так как нередко допускаются факты умышленного завышения итогов в графе "К выдаче на руки" на предполагаемую сумму присвоения.

     Во  всех ведомостях проверяются подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях сопоставляются с подписями в других.  

     2.4. Документальное оформление  материалов ревизии  контроля кассовых операций с наличными денежными средствами и денежными документами

     Качество  ревизии зависит не только от уровня ее организации и правильности проведения, но и от оформления обобщающих материалов: основного акта комплексной либо тематической ревизии, частного (промежуточного) акта ревизии, справок, накопительных ведомостей, приказов, издаваемых по результатам рассмотрения ревизий. На основании этих документов принимаются меры к ликвидации недостатков и нарушений; разрабатываются мероприятия по устранению причин и условий, способствовавших выявленным нарушениям; привлекаются к дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности виновные должностные и материально ответственные лица. Содержание и качество оформления этих документов позволяют также судить об уровне проведенной проверяющими работы, их квалификации и компетентности.

     По  результатам ревизии, в ходе которой  выявлены факты нарушений актов  законодательства, регулирующих экономические отношения, руководителем ревизионной группы (ревизором) на основании справок специалистов, включенных в состав группы, составляется основной акт комплексной ревизии. Если же в процессе проведения комплексной ревизии не установлено фактов нарушений действующего законодательства в сфере экономических отношений, бесхозяйственности и т.п. - руководитель ревизионной группы оформляет результаты ревизии путем составления справки.

     Акты  и справки подписываются руководителем  ревизионной группы (ревизором), руководителем и главным бухгалтером (финансовым директором) ревизуемого субъекта предпринимательской деятельности либо индивидуальным предпринимателем.

     В случае отказа должностных лиц проверяемого субъекта хозяйствования от подписания акта ревизии в нем делается соответствующая запись. Отказавшиеся от подписи имеют право изложить в письменной форме мотивы отказа.

     При наличии возражений по содержанию акта ревизии (справки) подписывающие его должностные лица ревизуемой организации либо индивидуальный предприниматель делают об этом записи перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта должны представить в ревизующую организацию возражения в письменной форме по тем аспектам, с которыми они не согласны или возражают по их существу. В случае непредставления таких возражений в установленный срок замечания должностных лиц ревизуемой организации не принимаются во внимание. В случае представления возражений в установленный срок их обоснованность проверяется руководителем ревизионной группы (ревизором), проводившим ревизию, и по ним составляется заключение в письменной форме, с содержанием которого знакомят соответствующих должностных лиц ревизуемой организации (заинтересованных лиц).

     Руководитель  ревизионной группы вправе потребовать  представление письменных объяснений должностных лиц ревизуемого предприятия и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях и злоупотреблениях. Данные объяснения прилагаются к основному акту ревизии и являются его неотъемлемой частью.

     Промежуточный акт ревизии имеет такую же структуру, как и основной акт ревизии. Единственное отличие состоит в том, что в результативной части излагаются результаты исследования только одного участка финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации. Он подписывается руководителем ревизионной группы, соответствующими должностными лицами ревизуем организации, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям и злоупотреблениям, от которых в обязательном порядке изымаются письменные объяснения. Факты, изложенные в промежуточном акте, включают в основной акт ревизии, а сам он является приложением к нему.

     Один  экземпляр промежуточного акта передается руководителю ревизуемой организации, второй является приложением к сопроводительному письму, с которым материалы ревизии передаются в правоохранительные органы для возбуждения уголовного дела и предъявления гражданского иска. Такие материалы должны передаваться правоохранительным органам в оригиналах в десятидневный срок. За своевременность их передачи, полноту и надлежащее качество персональную ответственность несет руководитель контролирующей организации.

     Выявленные  факты однородных нарушений могут  отражаться в накопительных ведомостях, прилагаемых к каждому экземпляру акта ревизии, в которых указываются все необходимые данные по каждому факту нарушения: размер причиненного ущерба (при его наличии), период, на протяжении которого совершалось нарушение, даты и номера документов. В основном акте комплексной ревизии приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующие приложения, в которых приводятся накопительные ведомости по однородным нарушениям. Группировка нарушений способствует сокращению объема акта ревизии, а также делает его более компактным.

     Записи  в ведомости производят по установленным фактам нарушений, применительно к разделам акта комплексной ревизии. Ведомости подписываются руководителем ревизионной группы (ревизором) и главным бухгалтером ревизуемой организации с целью подтверждения выявленный фактов нарушений, злоупотреблений и бесхозяйственности. 

     2.5. Типичные ошибки, выявляемые при  ревизии кассы  и кассовых операций

     Практика  показывает, что типичными ошибками и нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:

• недостача или излишек денег в кассе;
• несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств;
• подделка подписей в первичных документах;
• наличие исправлений в кассовых ордерах;
• выдача денег без доверенности;
• превышение установленного банком кассового лимита;
• отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
• отсутствие договора о полной материальной ответственности;
• выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
• несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
• непроведение ревизий кассы;
• продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг без применения контрольно-кассовых машин;
• арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;
• некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
• арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета.

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

     Все процедуры построены по единой схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые для ее выполнения; техника исполнения процедуры; оформление результатов.

     Процедуры снабжены классификационными номерами, позволяющими делать ссылки на них в программе аудиторской проверки у конкретного клиента. Классификационный номер содержит название раздела бухгалтерского учета и три знака. Строится по серийно-порядковой системе: первый знак – номер нарушения по классификации (выделено семь нарушений порядка ведения кассовых операций); второй знак – номер разновидности нарушения (от 1 до 4); третий знак – порядковый номер процедуры для выявления данного нарушения.