Контроль и ревизия

     Денежные  средства организации – это наиболее подвижные и легкореализуемые активы. Завершая кругооборот средств хозяйства  и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят  массовый характер применения и наиболее уязвимы с точки зрения различного рода нарушений и злоупотреблений.

     Операции, связанные с движением денежных средств, должны проверяться, как правило, сплошным методом.

     Основная  цель проверки – законность, достоверность  и хозяйственная целесообразность совершенных операций на счетах, отражающих движения денежных средств.

     В зависимости от вида денежных средств  детализируются цели проверки и используемые документы, как источник информации.

     В составе денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные деньги, движение которых совершается  посредствам кассовых операций. Последние  охватывают такие хозяйственные  факты, как выдачу заработной платы, значительную часть административно-хозяйственных  расходов, операции по подотчетным  суммам и т.д.

     Операции  с денежной наличностью требуют  тщательной проверки, осуществляемой четко разработанными методами.

     Выявление злоупотреблений являются одной  из важнейших задач ревизии кассовых операций. Необходимо не только выявить  факты недостач (хищений), но и определить условия, которые их подготовили, способствовали им и мешали их своевременному выявлению.

     Целью ревизии кассовых операций являются проверки соблюдения:

     условий хранения и сохранности наличных денег и других ценностей в кассе и при доставке их из банка;

     установленного  порядка хранения чековых книжек, корешков чеков и получения по ним денег;

     правил  документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;

     лимита  хранения наличных денег в кассе;

     порядка выдачи денег в подотчет на командировочные  и хозяйственные расходы и  другие нужды;

     своевременности и полноты оприходования наличных денег, полученных из банков, от юридических  и физических лиц;

     кассовой  дисциплины при производстве кассовых операций;

     учета кассовых операций и ведения кассовой книги и книг аналитического учета  по другим ценностям, хранящимся в кассе;

     порядка расчета наличностью с юридическими лицами за отгруженную продукцию (работы, услуги) и другие материальные ценности;

     использования по назначению полученных по чекам  из банков наличных денег;

     полноты и своевременности возврата в  банки по окончании рабочего дня  сверхлимитных остатков наличных денег;

     наличия случаев выдачи наличных денег посторонним  лицам без оформленных доверенностей.   

     Источниками информации при проверке кассовых операций являются:

     первичные документы по оформлению приема и  выдачи наличных денег (кассовые приходные и расходные ордера, формы КО-1; КО-2);

     кассовая  книга (форма КО-4);

     журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (КО-3; КО-3а);

     книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма КО-5);

     первичные оправдательные документы к кассовым документам;

     учетные регистры по счетам 50 «Касса», 51»Расчетный счет», 

     56 «Денежные документы», другим расчетным  счетам, корреспонденция которых  связана со счетом 50; по балансовому  счету 006 «Бланки строгой отчетности»,  балансы и другие отчетные  формы.  

     Основные  этапы проверки кассовых операций:

     Инвентаризация  фактического остатка наличных денег  в кассе и соответствие его  учетным данным по кассовой книге.

     Проверка  по приходным и расходным ордерам  полноты и своевременности оприходования  списания наличных денег по кассовой книге.

     Проверка  наличия оправдательных документов к приходным и расходным ордерам, на основании которых они оформлены.

     Проверка  законности совершенных хозяйственных  операций.

     Проверка  фактического наличия других ценностей, хранящихся в кассе (ценных бумаг, ценных подарков, драгоценных вещей и  других ценностей), которые в соответствии с действующими нормативными документами  надлежит хранить в кассе.

     Проверка  итогов в кассовой книге и других учетных регистрах (журналах-ордерах, ведомостях).

     Обеспечение сохранности денежных средств при  их получении, доставке из банка (предприятия), хранении и выдаче на предприятии  в соответствии с требованиями Рекомендаций Министерства внутренних дел РФ по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке (приложение №2 к Порядку ведения кассовых операций).

     Проверка  полноты оприходования по местам хранения закупленных материальных ценностей и отражение прихода  по соответствующим книгам учета.

     Проверка  наличия письменного договора о  полной материальной ответственности  с кассиром.  

     Помимо  описанных выше приемов и методов  проведения проверок кассовых операций в программу рекомендуется включить и следующие вопросы:

     проводятся  ли на предприятии внезапные проверки остатков денежной наличности в кассе. Если проводятся, то кто осуществляет такие проверки;

     снимаются ли остатки денег в кассе перед  составлением бухгалтерской отчетности;

     на  кого возложены функции оформления приходных и расходных кассовых ордеров, обращая при этом особое внимание на недопущение их оформления кассиром;

     кто осуществляет прием от кассира кассовых отчетов и оправдательных документов к ним;

     допускается ли кассиром внесение в кассовую книгу  неоговоренных исправлений в  произведенные ранее записи;

     осуществляется  ли надлежащий учет депонированных сумм.

     Проверяя  кассовые операции, аудитор должен установить, как соблюдается порядок  ведения кассовых операций, кассовая дисциплина, законность и целесообразность совершенных операций с наличными деньгами.

     Тщательно проверяются:

     в платежных ведомостях – достоверность  подписи получателей денег. Имеют  место случаи, когда один получатель в ведомости расписывается за несколько человек;

     в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров (форма  КО-3) – соответствие дат, порядковой нумерации и сумм, с аналогичными показателями в приходных и расходных  ордерах и кассовой книге;

     в расходных ордерах – правильность учинения записи полученных сумм (прописью) и самой подписи получателем  денег, а также заполнение паспортных данных получателей, не состоящих в  штатной численности организации;

     во  всех документах – наличие подписей распорядителей денежных средств. Обращается внимание на то, что руководитель подписывает  лично все расходные кассовые документы. Исключение составляют только периоды, когда руководитель временно отсутствует в организации и  свои функции он приказом передает другому лицу, временно его замещающим (отпуск, командировка, болезнь). В соответствии с Гражданским кодексом РФ нарушение  порядка подписи документов за руководителей (первых лиц) влечет за собой не признание  юридической силы таких документов (и других тоже);

     в кассовой книге – оформление и  ее ведение, правильность внесенных  исправлений. Особенное внимание обращается на правильность подсчета итоговых оборотов и выведение остатков наличных денег  по окончании дня.

     При проверке полноты оприходования  наличных денег, полученных по чекам из банка, необходимо проверить наличие всех корешков чековой книжки.

     При наличии в организации нескольких кассиров, необходимо проверить правильность ведения книг учета принятых и  выданных денег (форма № КО-5), которые  открываются на каждого кассира.

     Проводя проверку соблюдения кассовой дисциплины, необходимо установить:

     использование полученных из банка наличных денег  в кассе по целевому назначению;

     соответствие  остатков наличных денег в кассе  установленному банком лимиту;

     своевременность и полноту сдачи в банк неиспользованных наличных денег, полученных для выплаты  заработной платы, премий, пособий и  сумм по прочим поступлениям;

     соблюдение  установленных правил расчетов наличными  деньгами;

     не  производилась ли выдача или получение  наличных денег взаймы.

     Если  через кассу предприятия принимается  плата за квартиру, коммунальные услуги (при наличии на балансе ЖКХ), то очень важно, хотя бы выборочно, проверить  показатели приходных ордеров с  выписками из лицевых счетов квартиросъемщиков. При обнаружении нарушений и  злоупотреблений провести проверку аналогичных документов у квартиросъемщиков. После таких проверок иногда вскрываются  и хищения дё нежных средств.

     Особое  внимание следует уделить проверке выплаты депонированных сумм по не полученной вовремя зарплате (других начислений). При этом обязательно  необходимо (хотя бы выборочно) проверить  выданные суммы с аналогичными суммами, числящимися в книге (картотеке) учета депонированных сумм.

     Важным  элементом проверки кассовых операций является проверка правильности корреспондентских  счетов, указанных в документах, особенно в расходных.

     Изученные ревизионной практикой злоупотребления  в области кассовых операций могут  быть классифицированы следующим образом:

     неоприходование или не полное оприходование наличных денег, полученных в банке по чекам  или принятых по приходным ордерам  от юридических и физических лиц, а также полученных от юридических  лиц по доверенностям;

     излишнее  списание денег по кассе (кассовой книге) путем занижения итоговых оборотов по приходу кассовой книги или, наоборот, завышения оборотов по расходу, а  также в результате обнаруженных ошибок в счетах (других аналогичных  документах). Повторное списание сумм по одним и тем же документам;

     нарушения действующего порядка расчета наличными  денежными средствами, в том числе: превышение установленного лимита расчета  личными деньгами с юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица, расчеты с физическими лицами без применения контрольно-кассовых машин, или с их применением, но без  регистрации в налоговых органах;

     отсутствие  в документах необходимых подписей должностных лиц;

     несвоевременное отражение приходно-расходных кассовых документов в учетных регистрах;

     отсутствие  документов, послуживших основанием для совершения в учетных регистрах  записей хозяйственных операций;

     списание  денег по кассе без оснований  или по подложным (фиктивным) документам;

     ошибки  в написании сумм получателями денег  в расходных ордерах;

     несовпадение  дат или сумм приходных или  расходных ордеров с аналогичными их показателями в журнале регистрации;

     прямое  хищение денежных средств (встречается  крайне редко), выявляется при проверке кассы методом инвентаризации кассовой наличности. Оно маскируется иногда расписками должностных лиц, покрывающими по существу растраты. Недостача денег  также может быть связана с  временным незаконным заимствованием денег для других незаконных операций.

     При ревизии банковских операций целью  проверки являются:

     своевременность, законность, достоверность и целесообразность отраженных на счетах в банках осуществленных операций по поступлению и списанию денежных средств;

     проверка  количества открытых и участвующих  в расчетах счетов, законность совершения операций по каждому открытому счету;

     обоснованность  получения и использования кредитов и займов, своевременности их погашения;

     проверка  состояния платежно-расчетной дисциплины по заключенным договорам и т.д.;

     проверка  полноты и своевременности оприходования  поступивших на счета денежных средств;

     проверка  полноты и соответствия оплаченных средств предъявленным счетам;

     проверка  наличия оправдательных документов по каждой сумме, отраженной в выписке  банка по соответствующему счету;

     проверка  правильности применения корреспонденции  счетов по банковским операциям;

     проверка  операций по открываемым на предприятии  счетам на уполномоченных лиц;

     не  допускается ли неправильное перечисление авансов и платежей по, бестоварным  счетам и другим незаконным операциям, особенно на оплату счетов за продукцию  и услуги других организаций, не имеющих  отношения к проверяемой организации;

     организован ли должный учет на предприятии полученных в банке (банках) чековых книжек на получение наличных денег.

     Источники информации:

     выписки банков по соответствующим счетам с  приложенными к ним документами, послужившими основанием для совершения приходно-расходных операций (копии  платежных поручений, требований, мемориальных ордеров; корешки денежных и расчетных  чеков и другие);

     учетные регистры по счетам 51 «Расчетный счет», 55 «Прочие счета в банках»;

     балансы и другие документы и учетные  регистры, в которых отражаются операции, связанные с использованием денежных средств;

     договоры  с юридическими и физическими  лицами;

     претензионные иски;

     исполнительные  листы и др.

     Основные  этапы проверки банковских операций по расчетным, текущим и валютным счетам организации:

     ознакомление  с договором предприятия с  банком (банками) об обслуживании банковского  счета;

     проверка  наличия справки из банка об установлении лимита остатка наличных денег в  кассе;

     ознакомление  с порядком и сроком сдачи выручки  в банк;

     ознакомление  с днями выдачи заработной платы.

     При проведении проверки банковских операций ревизор должен обратить внимание на следующие моменты. Если в ходе проведения проверки ревизор обнаружит отсутствие оправдательного банковского первичного документа или в качестве оправдательного  документа будет присутствовать ксерокопия последнего, не заверенная мастичным штампом или печатью  обслуживающего банка (печать подлинная, а не ксерокопия), такая операция не может быть признана законной. Ревизор  обязан потребовать представления  документа, оформленного установленным  порядком.

     Практика  проведения ревизий показывает, что  особенно внимательно следует проверять  операции по перечислению денег предприятиям розничной и оптовой торговли и особенно в адрес физических лиц. По таким операциям аудитор  должен убедиться в их законности и правильности возникших обязательств по таким платежам.

     Проверяя  оплату счетов за приобретенные материальные ценности, необходимо убедиться в  полноте поступления и оприходования  оплаченных товарно-материальных ценностей  или получения услуг.

     Имеют место незаконные операции, когда  под различными предлогами перечисляются  деньги, впоследствии списываемые на издержки производства или за счет других источников, а в действительности эти суммы направляются на приобретение различного имущества, которое впоследствии присваивается определенными должностными лицами.

     Много ошибок встречается в оформлении счетов и других аналогичных документов, на основании которых денежные средства перечисляются со счетов предприятия. Особое внимание в таких документах следует обратить на проверку таксировки указанных в них объемов и  цен, и правильность расчетов надбавок, скидок, НДС.

     Злоупотребления имеют место не только в оформлении первичных документов, но и в самом  бухгалтерском учете при разноске сведений по банковским счетам. Вот  почему одновременно с проверкой  подлинности приложенных к выпискам первичных документов необходимо убедиться  в правильности сделанных по ним  бухгалтерских проводок.

     Необходимо  внимательно проверять все сторнировочные проводки по счетам в банках. Бывают случаи, когда участвующий в хищении  денежных средств бухгалтер относит  похищенные суммы на соответствующие  а потом путем сторнирования  делает новые проводки в других учетных  регистрах с целью завуалирования истинного положения вещей.

     К типовым нарушениям в ведении  банковских операций можно отнести:

     отсутствие  платежных документов, подтверждающих факт совершения операции;

     наличие документов, оформленных не надлежащим образом (ксерокопии документов, отсутствие на документе банковских отметок);

     отсутствие  приложений к платежным документам, послуживших основанием для совершения хозяйственных операций;

     присвоение  наличных денег, получении с расчетного счета без их оприходования по кассе; для чего совершались; фальсификация  выписок банка; неполное отражение  в учете операций по расчетному счету; сознательные ошибки в сводках (журналах) этих операций; искажения корреспонденции  счетов при обработке выписок;

     перечисление  средств с расчетного счета по другим (незаконным) направлениям: перевод  подставным лицам под видом оплаты выполненных работ или погашения  задолженности; перевод в сберегательные банки в форме расчетов с государственными или кооперативными организациями;

     присвоение  денежных и материальных средств  при покупке и продаже материалов: незаконное получение оплаченных через  банк товарно-материальных ценностей; присвоение поступившей на расчетный  счет выручки от реализации ценностей  и услуг путем неполного отражения  в учете сумм, поступивших на расчетный  счет и полученных с расчетного счета; сокрытие выручки, поступившей наличными  деньгами, путем фиктивного отнесения  ее на расчетный счет;

     использование денежных средств в личных целях: оплата за счет предприятия услуг, работ  и материальных ценностей, подлежащих оплате за личный счет должностных  лиц; уплата штрафов и пени, подлежащих отнесению на счет виновных лиц;

     присвоение  средств с аккредитивов и особых счетов: неоприходование оплаченных ценностей, списание наличных денег, полученных с особого счета, без представления  отчетов и оправдательных документов.

     Присвоение  наличных денег, полученных из банка, путем  фальсификации выписок, раскрывается проверкой подлинности выписок  в банке. Подлежат также сверке записи по расчетному счету, в корешках чековой  книжки и в регистрах учета  по счету кассы. 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы:

1. Белов Н. Г. Контроль и ревизия в сельском хозяйстве: Учебник.-М.: Финансы и статистика, 2005.
2. Бровкина Н. Д. Контроль и ревизия// Н. Д. Бровкина.-М.:ИНФРА-М,2007.
3. Крамаровский Л. М. Ревизия и контроль.- М.: Финансы и статистика, 1998.
4. Маренков Н. Л. Ревизия и контроль, Ростов-на-дону, «Феникс»2004.
5. Парушина Н. В. Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и других счетах в банке//Аудитор.-2002.
6. Сотникова Л. В. Внутренний контроль и аудит.-М.: Финстат-информ, 2000.
7. Штейнман М. Я., Евсеев Н. Ф. Контроль и ревизия на сельскохозяйственных предприятиях. -М.:Агропромиздат, 1985.