Материальный учет на складе

       Карточки складского учета открываются  на год. Снабженческо-сбытовая  служба, открывающая карточку, проставляет  в ней номер склада, полное  наименование материальных ценностей,  сорт, марку, размер, номенклатурный  номер, единицу измерения, учетную цену и другие необходимые реквизиты.

     Следует учесть, что на каждый номенклатурный номер открывается отдельная  карточка складского учета. Карточки регистрируются бухгалтерией в специальном реестре, при этом на карточке проставляется  ее номер и виза работника бухгалтерии.

     Заведующий  складом или кладовщик получает карточки складского учета под расписку в реестре и заполняет в  них реквизиты, характеризующие  места хранения материальных ценностей. Когда первый лист карточки заполнен, для дальнейшего отражения движения материальных ценностей открывается второй и последующий листы этой же карточки. Листы нумеруются и скрепляются.

     При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками материальных ценностей, вместе с тем трудно различить материальные ценности одного сорта, поступившие по разным ценам.

       «При сортовом способе хранения выбор ценностей для реализации осуществляется произвольно. При этом возможно использование для оценки методов средней цены, цены единицы запасов, ФИФО (по ценам первых закупок), ЛИФО (по ценам последних закупок)» [6,425]. Записи в карточку складского учета делаются на основании любого первичного документа (каждого приходного или расходного ордера) или накопительных ведомостей при большом объеме записей.

     На  складах с небольшим ассортиментом  и незначительным количеством операций материально-ответственные лица могут  вести учет непосредственно в  товарном отчете (при этом карточки складского учета и складские книги не ведутся).

     «Партионный метод учета: уже отмечено, что  учет материальных ценностей при  партионном методе учета ведется  в таком же порядке, как и при  сортовом методе, но отдельно по каждой партии материальных ценностей» [5,908]. Данный метод должен одновременно применяться и на складе, и в бухгалтерии.

     При партионном способе учета каждая партия материальных ценностей на складе хранится отдельно. Партией считается  однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При этом товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и так далее), а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству допускается считать одной партией.

     Каждую  партию регистрируют в журнале поступающих  материальных ценностей. Порядковый номер  регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием ценностей, отпущенных из данной партии.

     На  каждую партию материально-ответственное лицо открывает партионную карту в двух экземплярах: один - для склада, другой - для бухгалтерии.

     Формы партионных карт и порядок занесения  в них информации зависят от вида товара. Записи в приходной части партионной карты заносят на основании сопроводительного документа к поступившим материальным ценностям с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения.

       В расходной части партионной карты указывают дату отпуска и номер документа, количество отпущенных ценностей в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец месяца; подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска материальных ценностей.

       После полного отпуска со склада материальных ценностей каждой партии  партионная карта закрывается материально-ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании материальных ценностей конкретной партии, который подписывается заведующим складом. Форма акта зависит от вида материальных ценностей и наличия отклонений от оприходованного количества. Акт вместе с партионной картой материально-ответственное лицо передает в бухгалтерию на проверку.

     Если  при проверке данной партии выявляется недостача материальных ценностей  в пределах норм естественной убыли, её списывают за счет организации, а  недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально-ответственного лица. Излишки, выявленные при проверке, приходуют.

     Партионный  учет позволяет определить результаты расходования партии материальных ценностей  без проведения инвентаризации (так  как фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации по ним в нескольких партионных картах). 

     3.2 Учет товарно-материальных ценностей и контроль за их движением на складе

     «Аналитический учет материальных ценностей на складе должен осуществляться в сортовом разрезе, в соответствии с установленным порядком хранения товарно-материальных ценностей» [2,356].

     Сортовой  количественный учет движения материальных ценностей ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.). В отдельных случаях допускается возлагать с согласия материально ответственного лица ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).

     Сортовой  учет осуществляется на карточках складского учета товарно-материальных ценностей по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой грузов, передаваемых материально-ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами.

     На  каждый номенклатурный номер груза должна открываться отдельная карточка.

     В полученных карточках складского учета  кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения грузов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется складской ярлык.

     Внутренняя инструкция склада по ведению складского учета может устанавливать и иной порядок выдачи карточек складского учета, обеспечивая при этом необходимые требования контроля. Этой же инструкцией может быть утверждена форма карточки, применяемой для бездокументного отпуска грузов.

     На  складах с небольшой номенклатурой  грузов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в оформленных в установленном порядке книгах сортового учета, предусматривая при этом реквизиты, указываемые в карточках складского учета.

     На  основании оформленных в установленном  порядке первичных документов (приходных  ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных и т.д.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску грузов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках наличие грузов (как правило, после каждой операции).

     На  основе данных складского сортового  учета грузов заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать отделу выдачи об остатках грузов, находящихся без движения. Это делается путем выписки сигнальных справок. Для этой цели могут быть также использованы данные, полученные с помощью средств автоматизации (механизации).

     Работники бухгалтерии склада обязаны систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) осуществлять непосредственно на складе в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственными лицами.

     «Проверку записи операций и выведенных кладовщиком  остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета» [3, 567].

     Материально ответственные лица обязаны по требованию указанного выше работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определенные товарно-материальные ценности.

     Одновременно  с проверкой работник бухгалтерии и кладовщик обязаны произвести приемку-сдачу первичных документов. Приемка-сдача первичных документов должна оформляться, как правило, составлением специального реестра.

     Однако  с согласия материально ответственных  лиц подтверждением приемки-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции.

     О выявленных нарушениях в работе материально  ответственного лица, а также о  результатах выборочных проверок работник бухгалтерии должен в необходимых случаях докладывать главному бухгалтеру склада.

     «Независимо от получения первичных документов и текущего их контроля работник бухгалтерии в целях проверки организации складского учета должен посещать отдел хранения склада в сроки, установленные главным бухгалтером» [9,401].

     При наличии соответствующих условий  на складе целесообразно соединять  компьютеры в сеть. При этом на основании  первичных документов каждая операция с материалами отражается учетчиком-оператором одновременно на карточках складского учета, а также в памяти сервера, данные с которого используются затем для составления бухгалтерских сводок и группировок. Тем самым автоматизированным путем обеспечивается тождественность записей в складском и бухгалтерском учете. 

     3.3 Взаимосвязь складского сортового учета с учетом в бухгалтерии

     При обработке первичных документов и карточек складского учета с помощью компьютеров предусматривается автоматизация процесса сверки данных бухгалтерского учета грузов с данными учета. В иных случаях данные сортовых оборотных ведомостей должны сверяться с карточками складского учета.

     В условиях преобладания ручной обработки  первичных документов или при  применении средств малой механизации  для обеспечения взаимосвязи  складского сортового учета с  данными синтетического учета и для составления отчетности бухгалтерией должна быть открыта ведомость (книга) учета остатков грузов на складе, которая заводится на год.

     По  окончании месяца заведующий складом  или кладовщик обязан переносить из проверенных карточек складского учета в ведомость (книгу) учета остатков, получаемую от бухгалтерии, количественные остатки грузов на начало нового месяца.

     Данные  об остатках товарно-материальных ценностей  на начало второго и третьего месяца квартала могут заноситься в ведомость (книгу) остатков только по грузам, имевшим движение в отчетном месяце, с тем, однако, что количественные и денежные итоги записываются по всем группам грузов.

     Ежемесячно  количественные остатки по ведомостям (книгам) учета остатков грузов таксируются (умножаются на принятые учетные цены). По группам грузов, синтетическим счетам или субсчетам подсчитываются итоговые данные (для этого следует использовать вычислительные машины).

     Выведенные  в ведомости (книге) остатки грузов в денежном выражении должны быть сопоставлены по каждой группе грузов или по каждому синтетическому счету (субсчету) с аналогичными данными, приведенными в накопительных ведомостях или оборотных ведомостях группового синтетического учета. Тождество указанных данных служит подтверждением правильности ведения складом аналитического (сортового) учета грузов.

     «В  случаях, когда между данными  будут обнаружены расхождения, все ошибки должны быть выявлены и урегулированы бухгалтерией с материально ответственными лицами до сдачи установленной бухгалтерской отчетности за истекший месяц, о чем делается соответствующая отметка в регистрах (ведомостях или книгах учета остатков) за подписью бухгалтера, ведущего учет грузов» [10,46].

     При любом способе сверки она должна подтверждаться подписями материально ответственных лиц и работников бухгалтерии.

     При обработке первичных документов и карточек складского учета на компьютере создается специальная картотека, на основании которой составляется табуляграмма остатков, поступления  и выдачи грузов, которая передается соответствующему отделу склада для заполнения статистических отчетов о наличии и движении грузов.