Метод бухгалтерского учёта: документация, инвентаризация, счета и двойная запись

      Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных 

      ошибках.

Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они  служат одновременно и распоряжением  о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

      Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

б) По содержанию хозяйственных  операций:

Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

    Пример: приходный ордер

 Денежные - документы, предназначенные для  оформления операций с наличными  и безналичными денежными средствами  предприятия

    Пример: платёжное поручение

расчётные - используются для оформления расчётных  взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим  обязательствам.  

    Пример: счёт-фактура

в)  По порядку составления:

Первичные - хозяйственная операция отражается впервые                             

    Пример: накладная, приходный ордер.

Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них  отражают данные нескольких первичных  документов.  

    Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

г)  По способу отражения  операций:

Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

      Пример:  приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

Накопительные - документы, используемые в определённый период  времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся  операции

Пример:  табель рабочего времени

д)  По месту составления:                                                                               

Внешние -  документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

Внутренние - документы составляются  самой  организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых  руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных  операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. 

1.4 Оформление и проверка первичных учетных документов 

Правильно оформленные документы принимает  бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют  и используют для записей в  регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

Устанавливается законность хозяйственной операции.

В соответствии с оформлением документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.

Правильность  арифметических подсчётов.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные и принятые документы обрабатываются:

группировка по однородным операциям

таксировка, т.е. денежное измерение

контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

В установленные  сроки документы сдаются в  архив. Установленный порядок движения документов, начиная от составления  или получения со стороны до сдачи  в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции. 

1.5 Учетные регистры 

Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских  счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские  записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

Классификация учётных регистров:

По видам  бухгалтерских записей регистры делят на:

А) хронологические - данные первичных документов регистрируют в

     порядке их поступления в бухгалтерию

     Пример: кассовые книги, регистрационные  журналы

Б) систематические - производится группировка хозяйственных  операций по

    однородным признакам.

По объёму и содержанию регистры делятся на:

А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в

      денежном измерении в обобщённом  виде

      Пример: Оборотная ведомость

Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в 

    том   числе и в натуральном  измерении.

В) комбинированные  регистры - объединяют и синтетический  и  

    аналитический учёт.

     Пример: журнал-ордер №6

По форме  построения

А) односторонние - все записи на одной стороне  листа

Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

По внешнему виду

А) бухгалтерские  книги - скреплённые и сшитые в  брошюру листы.

Б) карточки - таблицы на бланках из картона  и т.п.

В) свободные  листы - таблицы со специальным графлением для

синтетического  и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

Г) машинные носители информации - машинограммы.

В последнем  случае организация обязана изготовлять  за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

При хранении регистров бухгалтерского учета  должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

"Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности  является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации."¹¹

      Обработанные  документы систематизируются по видам операций и подшиваются  в папки в хронологическом  порядке, затем производится  нумерация документов. На обложке указывается количество документов.  После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном  за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

      Требования  главного бухгалтера  по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны  для всех работников организации.

      Решением  Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный  срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен  до 5 лет. Федеральным законом "О бухгалтерском учёте"   минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

      При изъятии первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие  мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии  понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в  прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

При использовании автоматизации в бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

Информация, которая находит отражение в  учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться  с наименьшими затратами труда  и времени.  

     2  Инвентаризация

     В целях обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

2.1 Нормативные акты, используемые при инвентаризации 

     При инвентаризации предприятия (организации) руководствуются следующими нормативными документами:

     Закон "О бухгалтерском учёте" от 21.11.96 № 129-ФЗ

     Положение  "О ведении бухгалтерского учёта  и отчётности" (Приказ Минфина  РФ от 29.07.98г № 34н ред. от 26.03.07г.)

     Положением  по бухгалтерскому учёту "Учётная  политика организации" ПБУ 1/2008, утверждённым приказом Министерства Финансов России от 06.10.08г. № 106н (ред. от 11.03.09г.)