Метод бухгалтерского учёта: документация, инвентаризация, счета и двойная запись

     Положением "О бухгалтерском учёте и  отчётности в РФ, утверждённым приказом Министерства Финансов России от 29.07.98г. № 34н (ред. от 26.03.07г.)

     Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств (Приказ Министерства Финансов России №49 от 13 июня 1995г).

     Приказом  Минсельхозпрома России от25.09.95 №271 "Об утверждении ведомственных  форм по инвентаризации"  ²

     Инвентаризация - метод бухгалтерского учёта, который позволяет обеспечить соответствие данных бухгалтерского учёта об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию.

     2.2 Инвентаризация, как метод бухгалтерского учета 

     С помощью инвентаризации проверяют  правильность данных текущего учёта  и выявляют ошибки, допущенные в учёте: учитывают неучтённые хозяйственные операции, контролируют сохранность тех или иных хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных лиц. Инвентаризация - это обязательное дополнение к документации.

Количество  инвентаризаций в отчётном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемой при каждой из них, устанавливаются самим предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

При смене  материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

При реорганизации  предприятия, т.е. когда предприятие  меняет собственников, либо меняет организационно-правовую форму, либо ликвидируется, либо происходит слияние этого предприятия с  другим;

Перед составлением годовой бухгалтерской  отчётности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября  отчётного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных  объектов основных средств может  проводиться один раз в два-три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

Причины, по которым возможны расхождения учётных данных с фактическими, таковы:

естественные  причины - изменение веса или качества из-за колебаний температуры, транспортировки, хранения. Данные потери должны корректироваться с учётом норм естественной убыли.

Неточности и ошибки при приёме-отпуске товарно-материальных ценностей.

Ошибки  в учёте, арифметические ошибки в  учёте.

Преднамеренное  искажение учётных данных (хищение, обмеры, обсчёты, прямое присвоение средств).

При полноте  проверки имущества инвентаризация бывает полной и частичной. При полной инвентаризации проверкой охватывают все средства без исключения (как правило, такая проверка проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчётности).  При частичной инвентаризации охватывается один вид средств или обязательств.

      По  своему характеру инвентаризации делят  на плановые, внеплановые и повторные.  Плановые проводят в утверждённые сроки, внезапные по распоряжению руководителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры. Также может быть проведена повторная инвентаризация в случае сомнений в качестве проведённой инвентаризации.

      Существует  контрольно - перепроверяемая инвентаризация. Такого рода инвентаризация проводится в том случае, если руководитель даёт задание проверить работу лиц, которые проводили инвентаризацию (как правило, проверяется 10 % имущества).

     Для проведения инвентаризации создаётся  специальная инвентаризационная комиссия. При большом объёме работ для  одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объёме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на неё. Персональный состав  рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации. В состав комиссии включаются представители администрации  организации, работники, главный бухгалтер или его заместитель, другие специалисты. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     К началу инвентаризации должна быть закончена  обработка приходных - расходных  первичных документов, сделаны все  записи в аналитическом, синтетическом  учёте и выведены остатки, все  ценности должны быть разложены по названиям, сортам, размерам и т.д. При инвентаризации фактическое наличие имущества определяют путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.

     Инвентаризация  проводится по каждому материально - ответственному лицу и месту хранения (складу), обязательно в присутствии материально - ответственного лица. Все данные о выявленных и подсчитанных данных заносят в инвентаризованные описи. Материально - ответственное лицо даёт расписку, что все ценности отмеченные в описи приняты им на ответственное хранение и никаких претензий к комиссии у него нет. По окончанию инвентаризации описи передают в бухгалтерию для сопоставления с данными бухгалтерского учёта.

      Комиссия  также должна проверить весо-измерительное оборудование. Инвентаризация расчётов проводится путём сопоставления выписок из лицевых счетов с бухгалтерскими записями по счетам.

Комиссия  высылает дебиторам или кредиторам выписки из счетов и просит подтвердить  в кратчайшие сроки.

     Последовательность  выполнения работ при инвентаризации примерно следующая:

издаётся  приказ о проведении инвентаризации (форма приложения 1 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств), в котором  указывается состав инвентаризационной комиссии (председатель, члены), что конкретно подлежит инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию.

Делается  запись в книге контроля за выполнением  приказов о проведении инвентаризации (форма приложения 2 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств) о начале проведения инвентаризации. При этом заполняются графы: дата и номер приказа, состав инвентаризационной комиссии, расписка в получении приказа (согласно приказу и фактически). Все последующие графы книги о результатах проведения инвентаризации заполняются после её завершения.

Проводится  инвентаризация, и составляются соответствующие  инвентаризационные описи и акты по каждому виду инвентаризуемого имущества и обязательств. ¹

     По  отдельным объектам имущества и  обязательств при необходимости  делаются контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, и составляется акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей  по форме приложения 3 к методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В акте отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения (плюсовые и минусовые).

     О выявленных результатах контрольных проверок делаются записи в книге учёте контрольных проверок правильности проведения инвентаризации по форме 4 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В книге фиксируются все выявленные отклонения при контрольных проверках и принятые решения администрации по результатам контрольных проверок. (Приложение А)

     Составляются  сличительные ведомости результатов  инвентаризации: ф. № Инв. - 18 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств и ф. № Инв. - 19 Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, в которые из соответствующих инвентаризационных ведомостей заносятся, развёрнуто выявленные результаты инвентаризации: суммы излишков и недостач.

     Делаются  итоговые записи в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации по форме приложения 2 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: заполняются графы 11-22 книги (дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам - погашение недостач либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков).

Подводятся  итоги инвентаризации, и составляется сводная ведомость результатов по форме приложения  5 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в которой указываются: наименования и номер счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, фиксируются суммы недостач и излишков и суммы, установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь (зачёт по пересортице, списание в пределах норм убыли, отнесение на виновных лиц, списание на убытки).

Отражение результатов инвентаризации по соответствующим счетам бухгалтерского учёта. Суммы, выявленные по инвентаризации излишков приходуют по дебету соответствующих счетов, по которым они выявлены, и относят в кредит счёта 80 "Прибыли и убытки", субсчёт 3 "финансовые результаты от инвентаризационных операций".

Суммы выявленных в ходе инвентаризации недостач ценностей списывают с кредита  счетов соответствующих ценностей  в дебет счёта 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" ( по счёту 01 и 04 через счета 47 и 48). Со счёта 84 суммы недостач относят по назначению в следующем порядке: убыль ценностей в пределах установленных норм естественной убыли относится на счёт 26 "Общехозяйственные расходы" ( по сельскохозяйственной продукции, семенам и кормам естественную убыль в пределах норм как биологические потери при хранении допускается  списывать путём распределения по основным каналам расхода этих ценностей пропорционально списанному количеству). Нормы естественной убыли могут применяться лишь в  случае выявления фактических недостач.

     Убыль ценностей  в пределах установленных  норм определяется  после зачёта излишками по пересортице. В том  случае, если после зачёта по пересортице  всё же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли применяются  только по тому виду ценностей, по которому осталась недостача. При отсутствии норм естественной убыли  вся убыль рассматривается как недостача сверх нормы.

      Взаимный  зачёт излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования  и в тождественных количествах.

      Недостача материальных ценностей, денежных средств  и другого имущества, а также  порча сверх норм естественной убыли  (с учётом зачтённых излишков по пересортице) относятся со счёта 84 на виновных лиц (дебет счёта 73  "Расчёты с персоналом по прочим операциям", субсчёт 3 "Расчёты по возмещению материального ущерба", кредит счёта 84). В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются со счёта 84 в дебет счёта 80"Прибыли и убытки", субсчёт 3 "Финансовые результаты от внереализационных операций".

Инвентаризация  денежных средств в кассе производится в соответствие с порядком ведения кассовых операций. При инвентаризации денежных знаков и др. ценностей в кассе предприятия принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги, почтовые марки.

Наличные  деньги определяются фактически наличием денежных знаков при полистном пересчете и сверке с учётными данными.

Проверка  ценных бумаг и бланков производится по видам бланков.  Проверка ценных бумаг производится с учетом начала и конца номеров бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм с данными квитанций сопроводительных документов.

Инвентаризация  средств на соответствующих счетах  производится путем сверки остатков сумм, числящихся на счетах с данными выписок банков из этих счетов.

Инвентаризация  денежных средств в кассе оформляется  актом, где перед проведением  инвентаризации кассир дает расписку в том, что к началу проверки все  соответствующие документы сданы  в бухгалтерию предприятия и все поступившие денежные средства оприходованы, а выбывшие списаны.