Методика аудиторской проверки учета кассовых операций

Чтобы установить лимит остатка  наличных денег в кассе ООО «Промтара»  представила в банк специальный расчет по форме «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу». Бланк расчета получен в обслуживающем банке. Расчет оформлен в двух экземплярах, которые передали в банк для согласования.

После того, как размер лимита установили, оба экземпляра расчета  подписал представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остался  в банке, второй экземпляр с отметкой банка возвратили организации. Лимит  остатка кассы согласован банком с руководителем организации, но при необходимости может быть пересмотрен в течение года в  установленном порядке. Если оставить в кассе наличные деньги свыше  установленного лимита, организация  может быть оштрафована.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие  должно иметь кассу и вести  кассовую книгу по установленной  форме.

В соответствии со статьей  Закона «О бухгалтерском учете» №9, применяется перечень должностных  лиц, имеющих право подписи первичных  документов, утвержденный руководителем  организации и согласованный  с главным бухгалтером.

Для ведения кассовых операций в штате организации ООО «Промтара»   предусмотрена должность бухгалтера-кассира. Бухгалтер-кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. С бухгалером-кассиром заключен договор о материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

В ООО «Промтара»   при приеме кассира на работу, руководитель организации ознакомил его с порядком ведения кассовых операций и заключил с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор составлен по типовой форме.

В кассе можно хранить  небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.

Превышение установленных  лимитов допускается лишь в течение  трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

На предприятии приняты  необходимые меры для обеспечения  сохранности денежных средств в кассе. Для кассы выделено отдельное помещение с сейфом, который по окончанию работы кассир закрывает ключом и ставит на сигнализацию.

 

 

2.3. Процедуры внутреннего  контроля кассовых операций

Обращение денежных средств  совершается непосредственно на предприятиях, в организациях и учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных  операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального  использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами  и главным бухгалтером.

Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен  на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение  положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных  операций и направлен на выявление  недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, руководитель.

Особая роль в обеспечении  соблюдения кассовой дисциплины, наведение  должного порядка в хранении, приеме и выдачи наличных денег принадлежит  главному бухгалтеру предприятия. Главный  бухгалтер должен организовать такой  предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушения кассовой дисциплины. Для этого через него или через его заместителя должны проходить все денежные документы, прежде чем окончательно совершится денежная операция.

Как государственный контролер  главный бухгалтер должен ежедневно  следить за всеми хозяйственными операциями, связанными с движением  денежных средств.

Основным нормативным  актом, регулирующим порядок осуществления  операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок  хранения наличных денег, их приема и  выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии  кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Проверка правильности ведения  кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания  предыдущей ревизии, все кассовые документы  подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов.

Согласно порядку ведения кассовых операций в ходе осуществления контроля денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе предприятия путем инвентаризации, по результатам которой составляется акт. Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тщательно проверяет соблюдение во всем объеме порядка ведения кассовых операций. При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Организационная  модель аудиторской оценки эффективности процедур внутреннего контроля кассовых операций

3.1. Направления  внутреннего аудита кассовых  операций

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведут ли в хозяйстве по установленной  форме журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров, предусмотренных  Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована  и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут в данном.

При ревизии приема наличных денег, полученных в учреждении банка, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба.

Для выявления полноты  оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно  изучить сложившуюся в хозяйстве  практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки  чеков при поездке кассира  в банк. При наличии каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания об их немедленном устранении.

Все чековые книжки должны храниться в сейфе у главного бухгалтера и заполняются до выезда кассира из хозяйства.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда. Поэтому в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

Как приходные, так и расходные  кассовые документы проверяют, также, с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены шариковой  ручкой без каких-либо подчисток, помарок  или исправлений), передачи в кассу  для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или  получающим деньги) и даты исполнения (разрешается производить по ним  прием и выдачу денег только в  день их составления). Все приходные и расходные кассовые документы должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами «получено» и «оплачено».

На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным  пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы проводит главный бухгалтер или ревизионная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии   кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв.-15. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что  дает возможность определить недостачу  или излишек денежных средств. Акт  оформляется в день ревизии кассы  и подписывается всеми членами  инвентаризационной комиссии.

Если установлена недостача  или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в делах  бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50, кредит счета 99 «Прибыли и убытки»), а недостачу относят на виновное лицо (согласно плану счетов дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит 73-2).

В первую очередь проверяется  правильность оформления первичных  документов, по которым производились  операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Все  кассовые документы должны быть заполнены  бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и  без помарок или исправлений  даже оговоренных. В приходных и  расходных кассовых ордерах указывается  основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали  ли остатки наличных денег в кассе  установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды  в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность  и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений.

Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов. Использование наличных денег проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.

Для обобщения информации об израсходовании денежных средств  по целевому назначению целесообразно  составлять ведомость. Приведенная ведомость подписывается проверяющим главным бухгалтером предприятия.

Тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков следует  удостовериться в наличии всех выписок  банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять ведомость следующей формы. В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев  неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.