Методика учета расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение            4

1. Организация расчетов  наличными денежными средствами

1.1 Порядок выдачи наличных  денежных средств под отчет  на предстоящие расходы            6

1.2 Порядок возмещения  расходов при служебных командировках,  в том числе и за границу           8

2. Методика учета расчетов  с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление  расчетов с подотчетными лицами

2.1.1 Документальное оформление  расчетов с подотчетными лицами  по хозяйственным расходам………………………………………………………..15

2.1.2 Документальное оформление  расчетов с подотчетными лицами  по командировочным расходам……………………………………………………17

2.2 Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными  лицами……………………………………………………………………………..20

3. Расчетно-пояснительная  записка с приложениями и таблицами…………….

Заключение………………………………………………………………………..23

Список использованных источников…………………………………………….25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации. При этом в бухгалтерском  учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Весьма часто расчеты  наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих  объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные  подразделения, нередко выплачивают  заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты наличными денежными  средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты  наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности  этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного  документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Основным нормативным  документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете  и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации  и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые  к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь. В соответствии с этим законом законодательство Республики Беларусь о бухгалтерском учете  и отчетности должно обеспечивать:

· единообразие ведения учета  имущества, обязательств и хозяйственных  операций всеми организациями;

· сопоставимость учетной  информации различных организаций;

· достоверность учетной  информации каждой организации.

Правильное ведение и  оформление учета расчетов с подотчетными лицами позволит избежать не только появления  негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически  на каждом предприятии. В условиях функционирования предприятий, налаживания внешнеэкономических  связей с поставщиками и партнерами, производства работ в разных точках страны, а так же необходимость  использования наличных денежных средств, актуальность данного вида учета  постоянно возрастает и требует  своего совершенствования. Именно это  обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания  курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами.

В связи с этим задачи данной работы следующие:

· ознакомиться с теоретическим  аспектом по данному вопросу;

· изучить документальное оформление выдачи, использования и  возврата подотчетных сумм при ведении  расчетов с работниками предприятия;

· ознакомиться с нормативной  базой, регламентирующей порядок ведения  данного вида расчетов;

Таким образом, методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета и отчетности по расчетам с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация расчетов наличными денежными средствами

 

 

1. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет на предстоящие расходы

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, операционные и командировочные  расходы. Такие работники называются подотчётными лицами.

Выдача наличных денег  под отчет производится из касс юридических  лиц, подразделений, а также использующих наемный труд частных нотариусов и индивидуальных предпринимателей в соответствии с Инструкции о  порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

Кассовые операции по выдаче наличных денег под отчет оформляются  формами первичной учетной документации:

- расходному кассовому  ордеру формы КО-2,[5]

- платежной ведомости  с последующим проставлением  на ней реквизитов расходного  кассового ордера либо приложением  расходного кассового ордера  на общую сумму выплаченных  наличных денег по платежной  ведомости (ведомостям) без составления  расходного кассового ордера  на каждого получателя.

Разовые выдачи наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам  производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдачи нескольким лицам  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям.

По юридическим лицам, финансируемым из бюджета, в случае наличия у них разных источников поступления денежных средств (из бюджета, от осуществления предпринимательской  деятельности и др.) расходные кассовые документы составляются по каждому  источнику отдельно.

Выдачи наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального  предпринимателя, производятся в порядке  и размерах, установленных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 24 января 2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках», постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (с изменениями и дополнениями в редакции от 19 августа 2004 г.) и Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Минфином и МИД (с изменениями и дополнениями в редакции от 14 декабря 2007 г.).

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или  со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в  бухгалтерию отчет об израсходованных  суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, регламентированных отдельно. [1]

Порядок выдачи наличных денег  под отчет на предстоящие расходы  заключается, как правило, в предварительном  обеспечении работников авансом  на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя допускается использование личных денежных средств физических лиц  в интересах юридического лица, с которыми они состоят в трудовых отношениях. [11]

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета по ранее выданным суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны  не позднее 3 рабочих дней со дня  ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных  суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предстоящие  расходы на сроки, определяемые руководителем, включая день выдачи наличных денег  под отчет:

-не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

-не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

-до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу. [11]

 

 

 

 

2. Порядок возмещения расходов по служебным командировкам, в том числе и за границу

 

В соответствии с законодательной  базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы по проезду  к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения, суточные и иные расходы.

Командированному работнику  возмещаются следующие расходы:

- по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

- по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

- за проживание вне  места постоянного жительства (суточные) - в размерах, установленных Министерством финансов Республики Беларусь;

- иные расходы, произведенные  работником с разрешения нанимателя.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов  культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного  в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику  не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму  жилого помещения, командированному работнику  с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей  и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в  пути подлежат возмещению на общих основаниях. За проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием, либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено.