Методика учета расчетов с подотчетными лицами

В случае предоставления командированному работнику одноразового питания  суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной  нормы.

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством  финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются  по тем же нормам, что и за время  пребывания в командировке.

При командировании работника  на незначительное расстояние от постоянного  места работы вопрос о том, может  ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту  своего постоянного жительства, в  каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о  командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения  (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

В случае стационарного лечения  в больнице командированному работнику  возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также  невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном  порядке.

За время временной  нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

В случае использования командированным  работником своих выходных дней в  месте командировки до начала или  после ее окончания оплата проезда  работнику производится на общих  основаниях, а суточные и расходы  по найму жилого помещения за эти  дни не возмещаются. [9]

В соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.10.2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» утверждены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых на территории Республики Беларусь:

-  суточные - 44000 рублей  за каждый день командировки;

- суточные при однодневных  служебных командировках и командировках  в такую местность, откуда имеется  возможность ежедневно возвращаться  к месту жительства - 22000 рублей;

-  по найму жилого  помещения без представления  подтверждающих документов - 13000 рублей  в сутки.

Данные размеры возмещения расходов для органов государственного управления и организаций, финансируемых  из бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

Несколько отличается порядок  возмещения расходов по заграничным  командировкам: одни расходы покрываются  иностранной валютой, другие - валютой  Республики Беларусь.

Порядок направления работников в служебную командировку за границу, а также предоставляемые им гарантии и компенсации установлены Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Минфином и МИД.

Расходы по найму жилья, кроме  командировок в страны СНГ, возмещаются  при представлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета по найму жилого помещения, возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость  номера, возмещаются в пределах установленных  норм расходов по найму жилого помещения.

Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения, кроме командировок в страны СНГ.

Возмещение расходов по найму  жилого помещения в случае проживания работников в данной стране в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных  норм.

Если принимающая сторона  предоставляет бесплатное жилье, выплаты  на эти цели не осуществляются.

При командировках в страны СНГ оплата расходов по найму жилья  осуществляется в пределах установленных  норм при представлении подтверждающих документов в оригинале, а при  их отсутствии - в размере 5% от установленной  предельной нормы возмещения. Водителям  и лицам, командированным вместе с ними, оплата производится и за время нахождения в пути. Кроме  того, при командировании в указанные  страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения  на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и  оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

При приеме отчетов об израсходованных  суммах по командировкам, аванс по которым  выдавался в инвалюте, отличной от инвалюты, в которой установлены  нормы, при осуществлении контроля за соблюдением предельных норм расходов по найму жилого помещения необходимо выполнить следующие действия:

1) расходы, произведенные  в инвалюте аванса (в национальной  валюте страны, куда командирован  работник), и предельные нормы  возмещения расходов в соответствующей  валюте пересчитать по курсу  Нацбанка РБ на дату составления отчета в белорусские рубли;

2) белорусские рубли пересчитать  в валюту, в которой был выдан  аванс.

Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются:

а) при проезде по территории Беларуси - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством  об оплате служебных командировок в  пределах республики;

б) при проезде и за время пребывания на иностранной  территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник в служебную командировку. [7]

При этом день пересечения  границы включается: при выезде из республики - в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной  валюте по нормам страны, куда работник командирован; при возвращении в  республику - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских  рублях по нормам, установленным для  командировок в пределах республики.

День пересечения государственной  границы определяется по отметкам в паспорте.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении  границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной  границы определяется по проездным  документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты  иностранной валюты является путевой  лист с отметками о выездах  и заездах на предприятие, а также  сопроводительные документы.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения  границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения  границы при возвращении в  Республику Беларусь, работнику выплачиваются  суточные за этот день в иностранной  валюте в размере 100% установленной  нормы страны командирования. Остальные  дни оплачиваются в белорусских  рублях по нормам, установленным для  командировок в пределах республики.

При однодневной командировке (выезде в командировку и возвращении  обратно в тот же день) суточные выплачиваются в иностранной  валюте в размере 50% установленной  нормы страны командирования.

Если работник находился  в командировке за границей более 60 дней, суточные, начиная с 61-го дня выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.

В зависимости от условий  пребывания за границей суточные могут  выплачиваться в размере 100, 70 или 30% от установленных норм.

В случаях, когда работники  в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой  на личные расходы за счет принимающей  стороны, направляющая сторона выплату  суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных  норм страны командирования.

Если принимающая сторона  обеспечивает работников питанием, но не обеспечивает транспортом или  не оплачивает расходы по проезду  в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы) и не выплачивает иностранную  валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в  размере 30% нормы страны командирования.

Если принимающая сторона  берет на себя расходы по обеспечению  одноразовым питанием, суточные выплачиваются  в размере 70%, двухразовым - 30% от установленной  нормы суточных страны командирования.

При направлении за границу  делегаций школьников, студентов  вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений направляющая сторона выплачивает суточные в  размере 15% от установленной нормы  при условии, что обеспечение  питанием производится за счет направившей  или принимающей стороны и принимающая сторона не выплачивает иностранную валюту на личные расходы.

Имеются особенности оплаты командировочных расходов, если по заданию руководства или по другим, не зависящим от работника причинам, имели место временная остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время остановки  в пути следования по иностранной  территории продолжительностью менее  суток, связанной с расписанием  движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются  по нормам страны командирования.

Расходы по проезду до места  командировки и обратно, а также  провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются при обязательном представлении  подтверждающих документов (проездных  билетов, счетов, квитанций) в оригинале. При проезде железнодорожным  или водным транспортом в ночное время возмещается стоимость  комплекта спальных принадлежностей.

Расходы по проезду возмещаются  в пределах установленной нормы, которой является стоимость проезда  по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - «купе»). Кроме того, возмещаются расходы  по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного  сбора, взимаемого с граждан в  аэропортах.

В исключительных случаях  с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс»). При  отсутствии вагонов (а на судах - кают) 2-го класса расходы возмещаются  по тарифу 1-го класса. Стоимость проезда  по железной дороге в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу 1-го класса.

При направлении в краткосрочные  командировки за границу руководителей  и заместителей руководителей республиканских  органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов расходы при проезде  железнодорожным транспортом до места командирования и обратно  могут возмещаться по тарифу 1-го класса (вагоны класса «СВ»).

Стоимость набора питания, выдаваемого  в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Она  должна оплачиваться самим работником.

Возмещению подлежит стоимость  проезда транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту  отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами  населенного пункта (кроме тех  случаев, когда работнику предоставляются бесплатные средства перемещения). [10]

Возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковской пластиковой карточки, расходы  по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию  при обязательном представлении  подтверждающих документов в оригинале (за исключением расходов по получению  служебного заграничного паспорта и  виз).

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя подлежат возмещению на основании подтверждающих документов в оригинале расходы  по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию  автотранспорта и гражданской ответственности  перевозчика, вынужденному мелкому  ремонту и иные расходы, связанные  с выполнением международных  автомобильных перевозок.