Методика учета расчетов с подотчетными лицами

Неизрасходованные суммы  аванса работник должен возвратить в  кассу предприятия, что сопровождается оформлением ПКО.

В случае не предоставления в установленный срок авансовых  отчетов или не возврата в кассу  предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.

Новый аванс подотчетным  лицам выдается только после полного  расчета по ранее выданному авансу. Бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером  авансового отчета и определения  суммы к учету руководитель предприятия  утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность  с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением  расходного или приходного ордера.

Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными  из которых являются расходный и  приходный кассовые ордера, командировочное  удостоверение, авансовый отчет  и некоторые другие.

 

 

2. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

 

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета  отражается дебиторская задолженность  работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная  сумма денежных средств, выданная в  подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток  подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[13]

На выданные под отчет  суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции  с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции  с дебетом счетов, на которых учитываются  затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости  от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой сумме, выданной под  отчет. [6]

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной  журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости  № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и  других документов. [14]

В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы отражаются следующими записями: 

 

Таблица 2.2.1- Отражение выдачи  подотчетных сумм по РКО

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выдача денежных средств  подотчетному лицу(по факту выписки РКО)	71	50
Возврат неизрасходованных  сумм (составление ПКО)	50	71
Списание расходов в пределах установленных норм	10,20,26	71
Списание расходов сверх  норм, но с разрешения руководителя предприятия	84	71
Списание на виновных лиц  неправильно израсходованных сумм	73	71
Списание суммы невозвращенных в срок подотчетных средств	94	71
Списание суммы невозвращенных в срок подотчетных средств на виновное подотчетное лицо	73	94

Примечание- Источник: собственная разработка

 

При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной  валюте. При этом в бухгалтерии  составляются следующие записи:

 

Таблица 2.2.2- Отражение выдачи подотчетных сумм в иностранной валюте

Содержание операции	Дебет	Кредит
Оприходование валюты, полученной в банке	50/4	52
Списание выданной в подотчет валюты	71	50/4
Списание подотчетной  суммы в счет затрат (после возвращения  из командировки)	20,26	71

Примечание- Источник: собственная разработка

 

Возникающие курсовые разницы  на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности  по счету 71 относятся на себестоимость  продукции, а по дебиторской - на финансовые результаты от деятельности предприятия.

 

 

Таблица 2.2.3- Отражение курсовой разницы по дебиторской задолженности подотчетных лиц

Содержание операции	Дебет	Кредит
Списание суммы курсовой разницы при росте валютного  курса	71	98/5
Списание суммы курсовой разницы при росте валютного  курса	98/5	71

Примечание- Источник: собственная разработка

 

Таблица 2.2.4- Отражение курсовой разницы по кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Списание суммы курсовой разницы при росте валютного  курса	97/1	71
Списание суммы курсовой разницы при снижении валютного  курса	71	97/1

Примечание- Источник: собственная разработка

 

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят  подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток  на конец периода по 71 счету.

При автоматизированном учете  все документы могут вестись  в электронном виде с возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок  учета и бухгалтерские записи сохраняются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В результате всего вышеизложенного  материала можно сделать следующие  основные выводы.

Расчеты с подотчетными лицами - неотъемлемая часть хозяйственной  деятельности предприятии, в связи  с чем, основными задачами ведения  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

-своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Выдача наличных денег  под отчет  для приобретения материальных ценностей производится из касс юридических лиц, подразделений, а также использующих наемный труд частных нотариусов и индивидуальных предпринимателей в соответствии с Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь. Кассовые операции по выдаче наличных денег под отчет оформляются формами первичной учетной документации: расходному кассовому ордеру формы КО-2,[5], платежной ведомости.

Выдачи наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального  предпринимателя, производятся в порядке  и размерах, установленных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 24 января 2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках», постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (с изменениями и дополнениями в редакции от 19 августа 2004 г.) и Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Минфином и МИД (с изменениями и дополнениями в редакции от14 декабря 2007 г.).

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или  со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в  бухгалтерию отчет об израсходованных  суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, регламентированных отдельно. [1]

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предстоящие  расходы на сроки, определяемые руководителем, включая день выдачи наличных денег  под отчет.

Командированному работнику  возмещаются следующие расходы:

- по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов;

-по найму жилого помещения в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные) - в размерах, установленных Министерством финансов Республики Беларусь;

- иные расходы, произведенные  работником с разрешения нанимателя.

Порядок направления работников в служебную командировку за границу, а также предоставляемые им гарантии и компенсации установлены Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Минфином и МИД( с изменениями и дополнениями от 14 декабря 2007 г.).

Только при правильном документальном отражении расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с  подотчетными лицами позволит облегчить  и значительно ускорить данные расчеты  на любом предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1 Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З (с изменениями и дополнениями в редакции от 30 декабря 2010 г. № 225-З)

2  О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Республики Беларусь в редакции от 18 октября 1994 г. (с изменениями и дополнениями в редакции от 26 декабря 2007 г. № 302-З)

3   О порядке направления в служебные командировки за границу: Положение, утвержденное указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274(с изменениями и дополнениями в редакции от 27 декабря 2011 г.)

4   О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 29.02.2008 № 29

5 Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43(с изменениями и дополнениями в редакции от 9 апреля 2004 г.)

6   Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29 июня  2011 г. № 50.

7  Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу в редакции Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7(с изменениями и дополнениями в редакции от  19 августа 2004 г.)