Методы фактического контроля

     2.1 Организационно-правовые основы инвентаризации

     Основным  способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

     Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов.

     Самый распространенный метод фактического контроля – инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

      Порядок инвентаризации имущества и финансовых обязательств юридических лиц (кроме банков) и организаций, которые финансируются за счет средств бюджета, определяется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

      Инвентаризация  драгоценных металлов и драгоценных камней проводится согласно Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении (утверждена Минфином России 29 августа 2001г. №68н), постановлением Правительства РФ от 28 сентября 2000г. № 731 «Об утверждена правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности». Для этих целей также может использоваться Инструкция о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда РФ, находящихся в Комитете драгоценных металлов  и драгоценных камней при Минфине России (Приказ Комитета драгоценных металлов  и драгоценных камней при Минфине России от 13 апреля 1992 г. №326).

     Количество  инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
• при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

 Основными  целями инвентаризации являются:

   1. Проверка правильности данных  текущего учета и выявление  допущенных ошибок.

   2. Отражение неучтенных хозяйственных  и финансовых операций.

   3. Контроль сохранности имущества.

   4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.

   5. Проверка условий и порядка хранения товаров.

   6. Выявление залежавшихся, неходовых,  устаревших товаров.

7. Проверка  соблюдения принципа материальной  ответственности.

   8. Проверка состояния учета и  организация движения товарных  запасов.

   9. Проверка отражения всех хозяйственных  операций в документах и в бухгалтерском учете и т. д.

   Необходимость инвентаризации обусловлена рядом  причин, основными из которых являются:

1. Выявление  возможных ошибок в учете, которые  могут привести к серьезным  материальным потерям - штрафам  за сокрытие прибыли.

2. Изменение  физических свойств товарно-материальных  ценностей. Некоторые материальные  ценности (например, продукты питания)  в результате естественной убыли  меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или  просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.

3. Стихийные  бедствия, пожар, авария и т.  д.

4. Кражи,  злоупотребления.

5. Недоверие  к материально ответственному  лицу.

6. Проведение  ревизий, аудиторских проверок.

7. В  случае смены бригадира при  бригадной материальной ответственности.

8. По  требованию судебно-следственных  органов.

   Таким образом, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств  и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета - инвентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. 

   Рекомендуемая минимально необходимая периодичность  инвентаризации представлена в следующей  таблице:

     Для проведения инвентаризации в организации  создается инвентаризационная комиссия. Методическими рекомендациями определена форма распорядительного документа на создание комиссии и проведение инвентаризации. Распорядительный документ должен иметь название : «приказ», «распоряжение» или «постановление». Приказ издает руководитель организации, распоряжение – руководитель подразделения, постановление – вышестоящая организация или коллективный  орган, например, правление, совет директоров.

      В распорядительном документе указываются  председатель и члены комиссии, полное наименование их должностей по основному месту работы, фамилии, имена и отчества, имущество и обязательства, подлежащие инвентаризации, дата начала и окончания инвентаризации, причины инвентаризации, дата сдачи итоговых документов в бухгалтерию.

2.2  Инвентаризация как  метод фактического  контроля.

     В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, правильность принятых решений по пересортице  товарно-материальных ценностей, недостачам и излишкам. В необходимых случаях  ревизор может потребовать повторной инвентаризации в своем присутствии. Помощь ревизору при инвентаризации товарно-материальных ценностей оказывают руководитель и главный бухгалтер централизованной бухгалтерии ревизуемой организации.

     Необходимо  потребовать, чтобы к началу инвентаризации была закончена обработка всех документов по поступлению и расходу ценностей, сделаны записи в аналитическом учете и выведены остатки па день инвентаризации. До начала инвентаризации у материально ответственных лиц берутся подписки о том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что не оприходованных или не списанных в расход ценностей нет. Наличие такой расписки предупреждает выписку подложных документов материально ответственными лицами в случаях обнаружения излишков или недостач.

     К началу инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам. К ним нужно  прикреплять ярлыки со сведениями, характеризующими эти ценности. Если ценности находятся в различных местах, то их все, кроме проверяемых, запирают и опечатывают. Ключи от мест хранения находятся у материально ответственного лица, а пломбир или печать -- у ревизора или председателя инвентаризационной комиссии. Такой же порядок соблюдается во время перерывов в работе комиссии. Одновременно проверяются измерительные приборы, весы и т.д., наличие запасных ключей от мест хранения ценностей. При инвентаризации обязательно присутствуют материально -ответственные лица.

     В период инвентаризации прием и отпуск материальных ценностей прекращается. Не допускаются в места хранения ценностей посторонние лица. Целесообразно до начала инвентаризации отпустить количество ценностей, обеспечивающих нормальную работу подразделений и инвентаризационной комиссии. Поступившие ценности в период инвентаризации хранятся в отдельном помещении и в инвентаризационную ведомость не включаются. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится по каждому месту их нахождения и ответственному лицу, на хранении у которого они находятся.

     Фактическое наличие ценностей проверяется  путем пересчета, взвешивания, перемеривания  в натуре исходя из установленных  соответствующих единиц измерения. Количество материала и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.

     Недостатком в организации и проведении инвентаризации является то, что отдельные вопросы  в процессе пересчета денежных средств, материальных ценностей и проверки расчетов некоторые ревизоры передоверяют материально ответственным лицам.

     Ревизией  устанавливается правильность регулирования  выявленных инвентаризациями и другими  проверками суммовых расхождений между  фактическим наличием ценностей  и данными бухгалтерского учета. При этом имеется в виду, что убыль ценностей в пределах установленных норм относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Недостачи ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Ревизор проверяет соблюдение руководителями организации пятидневного срока направления результатов инвентаризации в судебно-следственные органы и предъявления гражданского иска материально ответственным лицам, злоупотребления которых привели к недостачам и потерям.

     Нормы естественной убыли могут применяться  лишь в случаях выявления фактических  недостач. Списание материальных ценностей  в пределах норм убыли до установления факта недостачи запрещается. Задача ревизоров - тщательно проверять выполнение этих требований. Материальные ценности нередко списываются в пределах норм естественной убыли при отсутствии недостач и без оформления необходимыми документами.

2.3. Другие методы фактического контроля.

Аналитические методы.