Главная задача при использовании позаказного  метода — повышение оперативности  контроля за прямыми затратами, что  возможно при внедрении основных элементов нормативного метода учета затрат (учета затрат по нормам и отклонений от норм) по всем операциям и работам, осуществляемым при выполнении заказов.

     Особенности позаказного метода:

     1.Аккумулирование  данных обо всех понесенных затратах и отнесение их на отдельные виды работ или партии готовой продукции.

     2.Аккумулирование  затрат по каждой завершенной  партии, а не за промежуток  времени.

     3.Ведение  только одного счета незавершенного  производства, на котором отражается  вся информация о производственных затратах. Данный счет расшифровывается ведением отдельных карточек затрат по каждому заказу.

     Организация позаказной системы калькулирования  себестоимости продукции на предприятии  включает следующие этапы:

     1.Планирование  затрат производства в целом по предприятию и в разрезе отдельных заказов.

     2.Формирование  производственного графика.

     3.Сбор  и распределение затрат по  заказам.

     4.Составление  отчетов о себестоимости заказов.

     Планирование  производства в целом по предприятию  и в разрезе отдельных заказов.

     Цель  организации производственного  планирования состоит в планировании производственной деятельности, обеспечивающей устойчивый выпуск продукции, при полной занятости рабочей силы. При позаказной системе степень свободы в  планировании заказа и плановом калькулировании наименьшая, поскольку единичное производство непосредственно ориентировано на клиента. В этом случае требования к качеству и сроки поставки продукта в значительной степени определяет заказчик. Из этого следует существенное сужение качественных и временных рамок при формировании продуктовой программы и производственных процессов, оказывающее влияние и на затраты. В идеальной ситуации заказы покупателей предвидятся заранее спланированным производством.

     Для достижения положительных результатов необходима координация деятельности всех подразделений организации. Поэтому представляется необходимым составление схемы движения и накопления затрат с учетом организационной структуры предприятия.

     Наиболее  часто используется схема потоков  затрат, отражающая разнесение затрат между производственными подразделениями. При этом должны быть определены место и момент возникновения затрат. Такие схемы разрабатываются по конкретным операциям с выделением центров затрат. Они формируют данные с учетом натуральных показателей, которые составляют структурную основу позаказной системы калькулирования. Для осуществления надлежащей организации учета и контроля все учетные записи при позаказной системе должны быть скоординированы со структурными подразделениями.

     Формирование  производственного графика.

     Целью составления производственного  графика является согласование стадий производства заказов и операций по заказу, производимых конкретной структурной  единицей предприятия. График интегрируется  с производственным планом и системой калькулирования. Данную форму можно использовать в целях контроля, поскольку в ней формируются многие необходимые для производственной программы показатели, как в суммарной форме, так и в детализированном виде в зависимости от требуемых организационных процедур и учетных записей. Производственные графики являются частью фактической системы калькулирования, выступают как средство контроля, регистрации и сбора затрат.

     Применение  графика, в котором указывается  движение единиц продукции, будет зависеть, в основном, от его использования в общей системе управления предприятием. Он может заменять карточку производственного заказа в части контроля натуральных показателей по каждому заказу. Кроме того, он может применяться для регистрации заказов или этапов работ, производимых в каждом производственном подразделении. И, наконец, он может быть использован в качестве основы при разработке общей программы планирования производства по предприятию в целом. В последних двух случаях производственные графики могут принимать форму планов.

     Определение издержек на единицу продукции является одной из основных задач учета  затрат. При этом необходимо принять  решение по поводу использования  фактических или нормативных  затрат.

     Система калькулирования по фактическим  затратам предполагает сбор, регистрацию и накопление издержек по мере их возникновения, следовательно: себестоимость заказа может быть рассчитана только после его выполнения. Если определение прямых материальных и трудовых затрат не представляет особой сложности, то расчет накладных расходов, требующий трудоемких процедур по их распределению, может существенно задержать определение себестоимости заказа.

     Система калькулирования по нормативным  затратам предполагает установление затрат на единицу продукции заранее. Однако такой подход не означает отказ от использования фактических затрат, наоборот, их расчет имеет огромное значение для целей контроля. Полученные отклонения между фактическими и нормативными издержками анализируются руководством и дают возможность выявить нежелательные тенденции в процессе производства, причины их появления, а также определить возможные изменения уровня прибыли. Таким образом, калькуляция себестоимости заказа на основе оптимальных норм материальных, трудовых и накладных расходов является одним из важнейших элементов деятельности производственного предприятия.

     Основной  формой сбора (аккумулирования) материальных затрат для целей калькулирования  себестоимости заказа при позаказном методе является требование на отпуск материалов, в котором указываются: тип и количество отпускаемых со склада сырья и материалов (количественные показатели); сумма, на которую материалы списываются на производство конкретного заказа (стоимостные показатели); разрешение на их отпуск со склада (основание для передачи материалов со склада в производство). Заполненные требования на отпуск материалов служат основой для отнесения стоимости материалов на затраты основного производства (в случае прямых затрат) или на накладные расходы (в случае косвенных затрат). Сумма прямых материальных затрат вносится в карточку регистрации затрат по заказу.

     Иногда  применяются идентификационные  бирки как средство выделения  материалов, используемых для выполнения конкретного заказа. Однако такая  форма предполагает идентификацию  материалов только в натуральных показателях и не содержит данных по затратам. Основная цель применения идентификационных бирок при позаказной системе калькулирования - контроль надлежащего отнесения затрат, отраженных в других формах.

     Наиболее  широко применяемыми формами учета труда являются рабочий талон, табель рабочего времени и ведомость начисления заработной платы, которые могут использоваться в различных сочетаниях.

     Независимо  от применяемых форм учета трудозатрат  для обеспечения эффективной  системы позаказного калькулирования все они должные содержать следующие данные: дату совершения работы, описание производимой операции, количество отработанных часов и расценки за труд. Карточки заполняются для каждого отдельного рабочего на каждый день или на каждую операцию, необходимую для производства определенного заказа. Совокупность этих карточек за месяц является основой для учета прямых и косвенных трудовых затрат. Учетные записи должны быть подготовлены таким образом, чтобы обеспечивать накопление трудозатрат в рамках заказа.

     Накладные расходы включают в себя затраты  труда вспомогательных рабочих, стоимость дополнительных материалов и другие косвенные расходы, которые  не могут быть непосредственно отнесены на конкретный заказ. В себестоимость  продукции накладные расходы должны входить по видам работ, так как они распределяются на каждый заказ.В связи с этим существенной проблемой является процесс установления нормативных ставок распределения производственных накладных расходов.

     Составление отчетов о себестоимости заказа.

     Составление отчета о себестоимости заказа завершает  комплекс работ при позаказной системе  калькулирования. Его целью является обобщение информации о собранных  для выполнения конкретного заказа затратах (как в общей сумме, так  и в разрезе элементов затрат). Причем в отчете о себестоимости присутствуют как плановые данные по затратам, так и фактические, что позволяет использовать отчет для оценки работы подразделений и контроля затрат по конкретному заказу.

     При позаказной системе отчет о себестоимости решает также еще одну задачу - накопление операций и затрат по подразделениям. Поскольку отчеты о себестоимости выполняют функции средства связи между бухгалтерией и руководством подразделений различного уровня, при их составлении должны соблюдаться следующие основные правила.

     Во-первых, данные, представленные в отчетах, должны быть сопоставимыми. Лучшей базой для  сопоставления в управленческом учете признаются стандарты (нормы) и бюджеты (сметы). Поэтому, чаще всего, отчеты о себестоимости включают сметные и фактические данные и отклонения между ними.

     Во-вторых, отчеты не должны быть слишком детализированными. Основной ошибкой отчетов о себестоимости  является включение в них слишком  большого числа деталей, что чаще вводит в заблуждение, чем облегчает  работу. Существует также опасность слишком широкого обобщения данных, что может давать представление о перспективах развития, но не обеспечивать достаточного понимания проблемы. Таким образом, при составлении отчетов о себестоимости следует придерживаться разумной достаточности детализации данных.

     В-третьих, отчеты о себестоимости не должны быть слишком сложными для понимания. Отсутствие простоты также является одним из основных их недостатков. Поскольку  отчеты о себестоимости обобщают сложную взаимосвязь технических концепций, учетных процедур и действий счетных работников, осуществляющих функции управленческого учета, а руководство предприятия, как правило, не владеет всеми тонкостями такого учета, именно по качеству представляемых отчетов, оценивается деятельность бухгалтерии.

     Учет  расходов по отдельным заказам начинается с открытия заказа. Основанием для  открытия заказа является договор, заключенный  между предприятием–изготовителем продукции и заказчиком. Заказ  открывается соответствующим бланком  заказа или наряда на выполнение заказа, который содержит следующую базовую информацию:

     - тип заказа (для собственного  потребления или со стороны);

     - номер заказа;

     - характеристика заказа;

     - исполнитель;

     - срок исполнения заказа;

     - период, в котором учитываются  издержки по заказу.

     При использовании системы калькулирования  по нормативным затратам величина материальных затрат определяется видом выпускаемой  продукции. В связи с этим устанавливают  наиболее приемлемые для данного  вида и качества продукции материалы, а также их количество с учетом неизбежных в производственном процессе потерь. Умножением норм расходов материалов на соответствующие нормативные цены определяется величина материальных расходов. Нормативные цены устанавливаются отделом снабжения после соответствующего изучения возможных поставщиков и выбора из них того, кто сможет поставить требуемое количество материалов по наиболее приемлемой цене. При разработке нормативных цен изучаются рыночные условия, цены основных продавцов материалов, оптимальный размер заказа на материалы, а также анализируется то, как падение и рост цен могут сказаться на прибыли предприятия.

     Подобно нормативам материальных затрат, нормативы  трудовых затрат состоят из нормативов использования (производительности) труда  и нормативов цены труда (ставок заработной платы). Для определения нормативных  трудовых затрат нормативное время, требуемое для производства единицы продукции или операции (нормативы производительности труда), умножается на нормативную ставку заработной платы.

     Нормативная ставка распределения накладных  расходов базируется на трудо-часах  основных рабочих или машино-часах  работы оборудования. В качестве базы распределения выбирается тот фактор, который наиболее соответствует накладным расходам каждого производственного подразделения, или фактор, вызывающий накладные расходы (например, для освещения и отопления - соответственно площадь и объем помещения и т.п.). Когда соответствующая база выбрана, определяется величина накладных расходов на единицу соответствующего производственного фактора для каждого подразделения. Полученное значение или ставка распределения накладных расходов используется для определения накладных расходов по каждому заказу, выполненному в данном подразделении.