Направления, элементы и методы внутреннего контроля расчетов с поставщиками

      е) порядок подготовки периодической  бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета;

      ж) роль и место средств вычислительной техники в ведении учета и  подготовки отчетности;

      з) критические области учета, где риск возникновения ошибок или искажений бухгалтерской отчетности особенно высок;

      и) средства контроля, предусмотренные  в отдельных областях системы  учета.

      В ходе оценки состояния внутреннего  контроля бухгалтерского учета организации-клиента аудитор должен пользоваться «Правилами (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита».

      Изучение  и оценка особенностей системы бухгалтерского учета, изучение и оценка системы  внутреннего контроля должны в обязательном порядке документироваться в ходе аудиторской проверки. При проведении и документировании этой работы рекомендуется использовать следующие типовые формы:

      а) специально разработанные тестовые процедуры;

      б) перечни типовых вопросов для выяснения мнения руководящего персонала и работников бухгалтерии;

      в) специальные бланки и проверочные  листы;

      г) перечни замечаний, протоколы или акты.

      Для аудита разрабатывают методики и порядок изучения и оценки системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, а также планируют процедуры аудиторской проверки в зависимости от результатов такого изучения и оценки. Снижение объема и детальности отдельных аудиторских процедур, произведенное в результате изучения особенности средств контроля экономического субъекта, должно быть во всех таких случаях надлежащим образом аргументировано.

      Поскольку мнение аудитора об организации системы  бухгалтерского учета и эффективности системы внутреннего контроля является основанием для планирования степени детальности и выборочности проведения аудиторских процедур, то соответственно отсутствие документирования или ненадлежащее документирование особенностей системы бухгалтерского учета, а также результатов оценки внутреннего контроля может служить в случае предъявления претензий к аудитору доказательством низкого качества оказываемых им услуг.

      Оценка системы внутреннего контроля ФГУП «Курская биофабрика – фирма “БИОК” осуществляется не менее чем в следующие три этапа:

      а) общее знакомство с системой внутреннего контроля;

      б) первичная оценка надежности системы  внутреннего контроля;

      в) подтверждение достоверности оценки системы внутреннего контроля.

      В начале работы аудитор получает общее представление о специфике и масштабе деятельности ФГУП «Курская биофабрика – фирма “БИОК” и системе бухгалтерского учета. По итогам первоначального знакомства принимается решение о том, можно ли в аудите вообще полагаться на систему внутреннего контроля ФГУП «Курская биофабрика – фирма “БИОК”.

      В случае, если аудитор примет решение  о том, что он не может полагаться в своей работе на систему внутреннего контроля, он должен планировать аудит таким образом, чтобы аудиторское мнение не основывалось на доверии к этой системе. Это может быть сделано, когда надежность системы внутреннего контроля оценивается аудитором как "низкая" или когда аудитору более удобно или экономически оправдано не полагаться на эту систему.

      В том случае, если по итогам общего знакомства с системой внутреннего контроля экономического субъекта аудитор примет решение о том, что она может сделать попытку полагаться в своей работе на систему внутреннего контроля, ему следует осуществить первичную оценку надежности системы внутреннего контроля.

      В ходе процедуры первичной оценки надежности системы внутреннего  контроля аудитор обязан принимать во внимание, что:

      а) следует проверять на предмет  надежности средств контроля бухгалтерскую  и хозяйственную документацию экономического субъекта всего отчетного периода, а не только избранных периодов времени;

      б) при проверке необходимо уделить большее внимание тем периодам, деятельность в которых имела особенности или различия по сравнению с деятельностью, типичной для всего периода в целом;

      в) оценка надежности всей системы внутреннего  контроля и (или) отдельных средств  контроля как "низкой" не исключает возможности оценки надежности других отдельных средств контроля как "средней" или "высокой".

      По  итогам процедуры первичной оценки надежности аудитор может оценить надежность всей системы внутреннего контроля и (или) отдельных средств контроля как "среднюю" или как "высокую". В этом случае аудиторская организация должна планировать аудиторские процедуры исходя из этого предположения, но не должна доверять данной системе абсолютно.

      Аудитор, принявший по итогам процедуры первичной оценки решение о доверии системе внутреннего контроля и (или) отдельным средствам контроля, обязан в ходе аудиторской проверки осуществлять процедуры подтверждения достоверности этой системы.

      Аудиторские процедуры, проводимые для проверки работоспособности и надежности системы внутреннего контроля и отдельных средств контроля, называются тестами средств контроля.

      Все этапы оценки системы внутреннего  контроля должны надлежащим образом  документироваться с указанием аргументов, которыми руководствовался аудитор, давая соответствующую оценку надежности всей системе или отдельным средствам контроля или принимая решение, оказывающее влияние на планирование аудиторских процедур.

      Система бухгалтерского учета экономического субъекта может считаться эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных операций выполняются следующие требования:

      - операции в учете правильно отражают временной период 
их осуществления;

      - операции в учете зафиксированы в правильных суммах;

      - операции правильно и в соответствии с действующими 
нормативными положениями и учетной политикой отражены на 
счетах бухгалтерского учета;

      - зафиксированы особенности операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности;

      - ограничена возможность появления злоупотреблений.

      В процессе анализа состояния внутреннего контроля бухгалтерского учета обязательств перед поставщиками в фгуп выявлены следующие недостатки внутреннего контроля.

      1. Не установлен порядок проведения периодических плановых сверок расчетов с поставщиками на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета организаций-кредиторов и ФГУП «Курская биофабрика – фирма “БИОК”. Такой порядок необходим для контроля своевременного погашения кредиторской задолженности и финансово-платежной дисциплины предприятия.

      2. Отсутствует график документооборота

      3. Отсутствует отдел внутреннего  аудита в организации ФГУП «Курская биофабрика – фирма “БИОК”

      4. Кроме того, эффективная организационная структура бухгалтерской службы предполагает оправданное разделение ответственности и полномочий сотрудников. Она должна по возможности препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок и нарушений и затруднять обнаружение таких ошибок и нарушений.

      Обычно  подлежат распределению между различными лицами такие функции, как:

      а) непосредственный доступ к активам  экономического субъекта;

      б) разрешение на осуществление операций с активами;

      в) непосредственное осуществление хозяйственных  операций;

      г) отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

      Надлежащее  функционирование системы внутреннего  контроля зависит также от сотрудников, которым поручена соответствующая деятельность. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность соответствующего персонала. Аудитор обязан принимать во внимание, что система внутреннего контроля может не с абсолютной уверенностью, но лишь с определенной степенью вероятности подтвердить, что цели, ради которых она была создана, достигнуты. Причиной этого являются следующие неизбежные ограничения системы внутреннего контроля:

      а) естественное требование руководством экономического субъекта того, чтобы затраты на осуществление контрольных мероприятий были меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких мероприятий;

      б) тот факт, что большинство средств  контроля имеет своей целью выявление нежелательных хозяйственных операций, а не тех, которые являются необычными;

      в) свойство человека делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неверных суждений или недопонимания инструктивных материалов;

      г) умышленное нарушение системы контроля в результате сговора сотрудников как с другими сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими лицами;

      д) нарушение системы контроля вследствие злоупотреблений со стороны представителей руководства, ответственных за функционирование данных аспектов контроля;

      е) распространенная практика существенного  изменения условий ведения хозяйственной  деятельности или правил учета, в  результате чего принятые контрольные  процедуры могут перестать выполнять свои функции.

      Внутренний  аудитор должен убедиться в том, что средства контроля ФГУП «Курская биофабрика – фирма “БИОК” достигают следующих целей:

      а) хозяйственные операции выполняются  с одобрения руководства как  в целом, так и в конкретных случаях;

      б) все операции фиксируются в бухгалтерском  учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой в экономическом субъекте учетной политикой и обеспечивают возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

      в) доступ к активам возможен только с разрешения соответствующего руководства;

      г) соответствие зафиксированных в  бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов определяется руководством с установленной периодичностью, и в случае расхождений руководством предпринимаются надлежащие действия. 

      3.2. Предложения по  повышению эффективности  внутреннего контроля  учета расчетов  с поставщиками 

      Система внутреннего контроля учета расчетов с поставщиками может считаться эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных операций бухгалтерами обеспечиваются следующие требования:

      а) операции в учете правильно отражают временной период их осуществления;

      б) операции в учете зафиксированы  в правильных суммах;

      в) операции правильно и в соответствии с действующими нормативными положениями  и учетной политикой отражены на счетах бухгалтерского учета;

      г) зафиксированы детали операций, имеющие  существенное значение для учета  и отчетности;

      д) ограничена возможность появления  злоупотреблений.

      В целях совершенствования внутреннего контроля учета расчетов с поставщиками ФГУП «Курская биофабрика – фирма “БИОК” рекомендуется:

      1. Установить порядок проведения периодических плановых сверок расчетов с поставщиками на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета организаций-кредиторов и ФГУП «Курская биофабрика – фирма “БИОК”.

      2. Разработать график документооборота первичных документов по расчетам с поставщиками.

      3. Внедрить в практику внутренний  аудит на предприятии.

      Система внутреннего аудита в организации создается с целью независимой проверки выполнения сотрудниками бухгалтерии должностных обязанностей. Организационные формы внутреннего аудита в ФГУП «Курская биофабрика – фирма “БИОК” могут быть различными, например, отдел внутреннего контроля, управление, бюро, отдельная группа внутренних аудиторов и др. Так как создание органа внутреннего аудита — достаточно дорогое мероприятие, а эффективность его работы не всегда возможно измерить в денежном выражении, многие руководители предприятий недооценивают важность этой структуры.