Организация учета материально-производственных запасов

Код, присвоенный конкретному наименованию материалов, есть его номенклатурный номер. Он присваивается при принятии данного материала к учету и состоит из семи или восьми цифр: первые две — синтетический счет, третья — субсчет, следующие одна или две — группа материалов. Остальные две или три цифры раскрывают дополнительные признаки характеристики этого вида материалов. Номенклатурные номера указываются во всех первичных документах по приходу и расходу материалов. Кодирование создает основу для автоматизации учета материалов.

1.3. Документальное оформление движения материально- производственных запасов

К основным направлениям отпуска ценностей относятся:

1) отпуск на производственные нужды в цеха, отделы и службы. Под отпуском на производственные нужды понимается отпуск на технологические цели, ремонт основных средств (ОС), отопление, освещение зданий и т.п.;

2) отпуск на сторону в порядке реализации;

3) внутреннее перемещение (со склада на склад, в цеховые кладовые);

4) списание недостач, обнаруженных при проведении инвентаризации, а также материалов, пришедших в негодность по различным причинам.

Ключевым направлением расходования считается отпуск на производство. При этом в документах указываются: направление отпуска, получатель, склад, количество и наименование.

Одним из наиболее распространенных документов на отпуск материалов на производство признается лимитно - заборная карта (далее ЛЗК). При ее помощи оформляется отпуск материалов, потребность в которых возникает систематически. Лимит рассчитывают технические службы. Изменение лимита происходит в результате замены материала, исправления ошибок в расчетах, изменения производственной программы и т. п.

ЛЗК предназначена для отпуска материалов с одного склада в установленных размерах. Чаще ЛЗК составляют на один вид материалов, или на один вид продукции, когда в ЛЗК включаются все наименования материалов, расходуемых на эту продукцию. Редко ЛЗК открывается на всю производственную программу.

ЛЗК выписывается в двух экземплярах и до начала месяца передается в цех-получатель и на склад. При отпуске материалов кладовщик производит замер или взвешивание материалов и отмечает в обоих экземплярах количество полученных ценностей, затем в ЛЗК выводится остаток лимита.

Каждая операция подтверждается подписями совершивших ее лиц: в экземпляре склада расписывается получатель, а в экземпляре цеха – кладовщик. Возврат неиспользованных материалов оформляется той же ЛЗК.

По окончании месяца или лимита ЛЗК передают в бухгалтерию. Здесь оба экземпляра ЛЗК сличают, проверяют, их данные группируют по видам материалов, цехам, видам изделий и т. д.

В тех случаях, когда применение ЛЗК невозможно, а также если материал используется редко и отпуск его со склада носит разовый характер, составляется требование на отпуск материалов.

В случае отпуска материалов сверх лимита выписывается сигнальный документ, на который наносится типографским способом полоса красного или зеленого цвета по диагонали бланка.

При выпуске продукции, состоящей из большого количества деталей и узлов, отпуск материалов оформляется комплектовочной ведомостью. Это значительно сокращает документооборот, так как на весь набор необходимых материалов выписывается один первичный документ.

При внутреннем перемещении материалов выписывается расходная накладная. Этим первичным документом оформляют операции по сдаче на склад отходов, брака продукции. Накладную составляет материально ответственное лицо подразделения, сдающего ценности, в двух экземплярах. Один для цеха, другой для склада.

При отпуске материалов на сторону составляется договор, на основании которого выписывается приказ-накладная. Этот документ составляется в трех экземплярах: для получателя, для проходной и для склада, а при перевозке материалов сторонним транспортом – товарно-транспортная накладная.

При обнаружении недостач или пришедших в негодность материалов в ходе инвентаризации составляется акт на списание материалов с указанием причин, виновников и источника, за счет которого списывают ценности.

Все первичные документы и материальные отчеты поступают в бухгалтерию, где их проверяют, расценивают, таксируют, группируют и сводят данные по различным признакам: отдельное наименование, учетная группа, балансовый счет, субсчет, склад, материально ответственное лицо и т. п.

Данные о расходовании материалов группируют по двум направлениям. Во-первых, группировка производиться по номенклатурным номерам и учетным группам. Она необходима для определения расхода в разрезе материально ответственных лиц и по организации в целом. В результате контролируется сохранность МПЗ, обеспеченность производственной программы на следующий период. Эти данные служат для расчета фактической себестоимости приобретенных и израсходованных МПЗ. Во-вторых, данные о расходе материалов группируют по направлениям расхода для исчисления фактических затрат на производство и себестоимости готовой продукции.

Приобретенные материалы организации используют не только на производственные цели, но и на непроизводственные. Расход материалов на непроизводственные цели включает отпуск:

                  продажу;

                  безвозмездную передачу другим предприятиям;

                  непромышленным производствам и хозяйствам;

                  выбытие вследствие уничтожения в результате стихийных бедствий и чрезвычайных обстоятельств.

Все материалы, отпущенные на непроизводственные цели, списываются в оценке по их фактической себестоимости. Если в текущем учете материалы учитываются по учетным ценам, отпущенные материалы сначала списываются по учетным ценам, а затем относящиеся к ним отклонения.

Выбытие материально-производственных запасов на непроизводственные цели отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Записи по счету 91 «Прочие доходы и расходы» производятся по мере возникновения доходов и расходов, связанных с выбытием материально-производственных запасов в результате продажи, по договору дарения, взноса в уставный капитал другой организации и т.п.

Отпуск материально-производственных запасов со склада на продажу производится по фактической себестоимости в дебет счета 91-2 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» с кредита счета 10 «Материалы». Если списание производится по учетным ценам, то дополнительно на сумму отклонений составляется запись по дебету счета 91-2 и кредиту счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». При признании в бухгалтерском учете сумма выручки от продажи материальных ценностей отражается по кредиту счета 91-1 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы» и дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На сумму налога на добавленную стоимость, причитающуюся к получению от покупателя производится запись по дебету счета 91-3 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Налог на добавленную стоимость» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Сумма, полученная от покупателя за проданные материальные ценности, отражается по дебету счета 51 «Расчетные счета» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Если в результате продажи материальных ценностей организацией получена прибыль, то производится запись по дебету счета 91-9 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов» и кредиту счета 99 «Прибыли и убытки». Если в результате продажи материальных ценностей организацией получен убыток, то сумма отражается по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 91-9 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов». По окончании года субсчета счета 91 закрываются.

Отпуск материально-производственных запасов со склада непромышленным производствам и хозяйствам производится также по фактической себестоимости и отражается в учете по дебету счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» и кредиту счета 10 «Материалы». Если списание производится по учетным ценам, то дополнительно на сумму отклонений составляется запись по дебету счета 29 и кредиту счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

1.4. Оценка материально-производственных запасов

При постановке объекта материально-производственных запасов на учет в первую очередь решается вопрос о его оценке. Пунктом 5 ПБУ 5/01 определено, что материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. При этом определение фактической себестоимости зависит от порядка поступления запасов в организацию, а именно: приобретения материально-производственных запасов за плату, изготовления собственными силами организации, внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, путем получения по договору дарения или безвозмездно, в результате выбытия основных средств и другого имущества, полученных в результате операций по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами.

Фактическая себестоимость материалов, приобретенных за плату, включает:

- стоимость материалов по договорным ценам;

- транспортно-заготовительные расходы;

- расходы по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в предусмотренных в организации целях.

Стоимость материалов по договорным ценам представляет собой сумму оплаты, установленную соглашением сторон в возмездном договоре непосредственно за материалы.

Расходы по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в предусмотренных в организации целях, включают в себя затраты организации по переработке, обработке, доработке и улучшению технических характеристик приобретенных материалов, не связанные с производственным процессом.

Суммовые разницы, возникающие после принятия материально-производственных запасов к бухгалтерскому учету, относятся на счет 91 "Прочие доходы и расходы" как внереализационные доходы (расходы). Если организация самостоятельно создает материально-производственные запасы, то их фактическая себестоимость определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Причем затраты на производство запасов учитываются и формируются организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции. Данные затраты собираются на счетах учета затрат на производство и по мере принятия к бухгалтерскому учету соответствующих запасов списываются в дебет счета 10 "Материалы".

Так, Федеральным законом от 26.12.95 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и Федеральным законом от 8.02.98 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" установлено, что если размер вклада в уставный капитал превышает 200 МРОТ, то денежная оценка материально-производственных запасов должна быть подтверждена независимым оценщиком.

Стоимость активов, полученных организацией безвозмездно, учитывается в составе доходов будущих периодов. Далее, по мере списания в производство полученных материальных ценностей, соответствующие суммы списываются в кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы". Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется исходя из стоимости активов, переданных или подлежащих передаче организацией.

В настоящее время российским законодательством переоценка материальных ценностей, учитываемых в составе средств в обороте, не предусмотрена. В Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н, указаны два варианта учета материальных ценностей - по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам.

Если оценка материально-производственных запасов организации в текущем бухгалтерском учете ведется по учетным ценам, то обязательно применение калькуляционного счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", по дебету которого отражают фактические затраты по заготовлению и приобретению материально-производственных запасов в корреспонденции со счетами учета расчетов, денежных средств и т.д., а по кредиту - учетную стоимость поступивших в организацию и оприходованных запасов в корреспонденции со счетом 10 "Материалы".

1.5.                      Инвентаризация  материалов

Сохранность и правильное оформление операций по движению материально-производственных запасов подтверждаются результатами периодически проводимой инвентаризации.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия, сдаче имущества в аренду, продаже или выкупе;

- при смене материально-ответственных лиц;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при установлении фактов хищения, злоупотребления или порчи запасов;

- в случае форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т. п.);

- при реорганизации и ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных действующим законодательством (по заданию правоохранительных и иных органов и пр.).

Основанием для проведения инвентаризации является приказ или другой документ руководителя организации (постановление, распоряжение).