Организация учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами в ООО «Комплект»

     На  субсчете 76/2 «Расчеты по претензиям»  отражают расчеты по претензиям к  поставщикам и подрядчикам при  несоблюдении условий договоров и обязательств по расчетам, а также по предъявленным и признанным штрафам, пеням и неустойкам. Субсчет 76/2 кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Суммы, не подлежащие взысканию, относятся на счета, с которых были приняты на учет по дебету субсчета 76/2. Аналитический учет по субсчету 76/2 ведется по каждому должнику и отдельным претензиям.[10]

     На  субсчете 76/3 «Расчеты по причитающимся  дивидендам и другим доходам» учитываются  расчеты по причитающимся организации дивидендам и другим доходам, в то числе по прибыли, убыткам и другим результатам деятельности в рамках договоров простого товарищества. Учет по данному счету ведется на основе принципа начисления – признание дохода осуществляется в момент возникновения обязательства хозяйствующего субъекта, в капитале которого участвует данная организация. По дебету субсчета 76/3 начисляемые дивиденды отражаются как дебиторская задолжность, по кредиту – фиксируется ее погашение. В кредит данного субсчета записываются убытки, полученные в результате финансово-хозяйственной деятельности. Аналитический учет по субсчету 76/3 ведется по видам доходов и организациям, их начисляющим. [1]

     На  субсчете 76/4 «Расчеты по депонированным суммам» учитываются расчеты  с работниками организации по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок (из-за неявки получателей). Суммы кредиторской и депонентской задолжность, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации. Депонированные суммы отражаются по кредиту счета 76 и по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При выплате этих сумм получателю делается запись по дебету счета 76 и кредиту счетов учета денежных средств. [11] 
 
 
 

2: Учет расчетов  с подотчетными  лицами, с разными  дебиторами и кредиторами  в ООО «Комплект»

     2.1. Учет расчетов  с подотчетными  лицами

     2.1.1. Учет расчетов  с подотчетными  лицами по командировочным  расходам

     Предприятие ОАО «Комплект» является открытым акционерным  обществом. ОАО «Комплект» было образовано в 1993году в соответствии с законом  об акционерных обществах. Уставный капитал общества составляет 300 тыс. рублей, поделен между учредителями (акционерами) в равных долях. Место нахождение данного общества  -  Российская Федерация, 165180, Архангельская область, г. Вельск 27.

     Органами  управления предприятия являются собрание акционеров и генеральный директор. Основным видом деятельности ОАО «Комплект» является производство мягкой мебели. На предприятии есть различные производственные помещения.  Открытое акционерное общество является юридическим лицом и имеет обособленное имущество. ОАО «Комплект» имеет гражданские права,  необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных Федеральным законом. Основной целью предприятия является получение прибыли.

     Предприятие ООО «Комплект» в процессе финансово-хозяйственной  деятельности своим работникам выдает некоторые суммы в подотчет.

     Подотчетные лица – работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения этих функций администрация  выдает им денежные средства в виде авансов, в размере, определенном действующим законодательством. Денежные авансы выдаются под отчет на служебные командировки, на мелкие хозяйственные расходы и на представительские расходы. [7]

     Основанием  для выезда является приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника  в командировку – форма № Т-9 (приложение 1). В нем указывается фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), цель, время и место командировки. После выхода приказа работнику выдается командировочное удостоверение – форма №Т-10. (приложение 2). В нем указывается фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, ее срок и наименование организации, куда командируется работник. Если командированное лицо хочет получить деньги под отчет, то он должен написать заявление на имя руководителя. Сумма аванса не должна превышать предполагаемые расходы исходя из действующих норм. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50. Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату.  Расходный кассовый ордер – форма КО- 2 (приложение 3) регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером. Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в предоставляемом им авансовом отчете – форма АО-№1 (приложение 4).

     Состав  расходов включает оплату:

     - суточных за время нахождения в командировке;

     - расходы по найму жилого помещения;

     - проезда в оба конца;

     - иные расходы, которые произвел  работник с разрешения или  без разрешения работодателя.

     После возвращения командировки подотчетное  лицо вместе с авансовым отчетом представляет, в соответствии со Служебным заданием отчет о его выполнении – форма № Т-10 (приложение 5).

     При наличии неизрасходованных сумм они подлежат обязательному возврату наличными или путем удержания  из его заработной платы. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. (Приложение 6). Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».  Сумма перерасхода подлежит возмещению работнику предприятия. Полный аванс выдается работнику только после полного расчета по прежнему авансу.

     Например: начальник отдела снабжения ООО  «Комплект» Сидоров А.А. направлен  из г. Вельска в командировку в  г. Москву сроком на 4 дня с 6 по 9 февраля 2009 года. Включительно в связи с производственной необходимостью. Сумма аванса 6500 рублей исходя из следующего расчета: проезд в оба конца 1600 рублей. Проживание в гостинице – 2200 (1100рублей*2дня), суточные – 400рублей (100*4).

     Фактические расходы составили 4100рублей. Но Сидоров А.А. предоставил в бухгалтерию квитанции об оплате за проживание в гостинице на сумму  2200 (1100*2). В учете производственные расходы составили 4500рублей (100рублей*4дня +1200рублей*2дня) сверх нормы – 300рублей (4500-4200). Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере №7. В данном учетном регистре осуществляется также аналитический учет  расчетов по каждому подотчетному лицу. В соответствии с приведенными выше операциями в учете следует отразить следующие записи:

     Выдан аванс начальнику снабжения Сидорову А.А. на сумму 6500рублей: дебет счета 71, кредит счета 50 - 6500.

     Согласно  авансовому отчету произведенные Сидоровым А.А. расходы в сумме 4200рублей включены в состав текущих расходов организации: дебет счета 26 –3559,33рублей ( в т.ч.: проезд – 1355,95рублей, квартирные –1864,41рублей и суточные 400рублей). 19 –640,67рублей (в т.ч. на проезд – 244,06, на проживание –335,59), кредит счета 71- 4200рублей.

     На  сумму НДС, принятую к вычету – 686,44рублей; дебет счета – 68, кредит счета – 19;

     Неиспользованная  сумма возвращена в кассу предприятия 2000рублей: дебет счета 50, кредит 71.

     2.1.2. Учет расчетов  по административно-хозяйственным  расходам

     Учет  с подотчетными лицами ведется также  по административно-хозяйственным расходам. Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтовые расходы, приобретение материалов, приобретение запасных частей, транспортных средств, бензина на АЗС. Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств на административно-хозяйственные расчеты, являются: товарный чек магазина, кассовый чек, счет-фактура.  Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

     - наименование документа;

     - дату составления документа;

     - наименование организации, от имени которой составлен документ;

     содержание  хозяйственной операции

     - измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном  и денежном выражении (названия  типа «канцтовары», «хозтовары»  и т.п. без расшифровок по  видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

     - должность и личную подпись  ответственного лица, заверенную  штампом (печатью) организации-продавца. 

     Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

     - наименование организации-продавца;

     - идентификационный номер (ИНН)

     - заводской номер ККМ;

     - порядковый номер чека;

     - дата и время покупки;

     - стоимость (цену) покупки;

     В счёте–фактуре должны быть указаны:

     - порядковый номер счёта-фактуры  и дата выписки;

     - наименование продавца в соответствии  с учредительными документами;

     - идентификационный номер продавца (ИНН);

     - наименование грузополучателя в  соответствии с учредительными  документами и его почтовый  адрес;

     - идентификационный номер покупателя (ИНН);

     - наименование товара (работы, услуги);

     - стоимость (цена) товара (работ, услуг);

     - налоговая ставка;

     - сумма налога на добавленную  стоимость;

     - страна происхождения товара;

     Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

     Например:  из кассы ООО «Комплект» выдано под  отчет Иванову И.И. на приобретение ТМЦ  1590 рублей. В бухгалтерском  учете данной организации следует  сделать следующие записи:

     Дт 71 Кт 50 – выдана сумма из кассы  подотчетному лицу на сумму 1590 рублей.

     Дт 15 Кт 71 – отражена оплата подотчетным  лицом приобретение ТМЦ.

     Дт 19 Кт 71 – отражен НДС по приобретенным  материальным ценностям, оплаченным подотчетным  лицом.

     Иванов  И.И. закупил материальные ценности и предоставил в кассу товарный (приложение 6) и кассовый чеки.

     2.1.3. Учет расчетов  по представительским  расходам.

     Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

     В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации. Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

     В настоящее время организациям следует  руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.