Организация учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами в ООО «Комплект»

     Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

     Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

     Например: Организация «Комплект» принимает  делегацию, прибывшую для заключения договора о продаже готовой продукции. Для обеспечения приема  делегации на представительские расходы работнику организации был выдан аванс в сумме 16 000рублей. Расходы, подтвержденные подотчетным лицом документами, составили 15 340рублей, в том числе НДС – 2340рублей. Бухгалтер в учете выполнил следующие записи:

     Дт 71 Кт 50 – выдана сумма под отчет 16 000рублей.

     Дт 44 Кт 71 – отражены представительские  расходы на проведение банкета 15 340 рублей.

     Дт 19 Кт 71 – отражен НДС по проведению банкета  2340 рублей.

     Кт 71 Дт 50 – неиспользованная сумма  возвращена в кассу 660 рублей.

     2.2. Учет расчетов  с разными дебиторами  и кредиторами

     2.2.1. Учет расчетов  по исполнительным  листам

     Расчеты с разными дебиторами и кредиторами  возникают по различным причинам. Предприятие обязуется быть посредником между рабочими и служащими и третьими лицами, организациями, учреждениями (по исполнительным листам, за товары, проданные в кредит), оно хранит своевременно не полученную рабочими и служащими заработную плату, ведет расчеты по претензиям, по возмещению материального ущерба и т.п.

     К расчетам по исполнительным листам относятся  алименты, штрафы, возмещение причиненного ущерба и др. В исполнительном листе  обязательно указывается причина  и размер удержаний с работника. Размер удержаний, как правило, не должен превышать 50 процентов заработка работника за минусом НДФЛ. Но бывают случаи, когда организация может удержать и гораздо больше – до 70 процентов.  Так, организация может удержать 70 процентов заработка работника:

     – при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей;

     – при возмещении вреда, причиненного здоровью;

     – при возмещении вреда людям, которые  понесли ущерб в результате смерти кормильца;

     – при возмещении ущерба, причиненного преступлением.

     Обязательные  удержания следует учитывать  на субсчете «Расчеты по исполнительным документам» счета 76.

     Например: Работник Петров  ООО «Комплект» имеет ребенка, но в браке не состоит. Ежемесячно он обязан платить алименты в размере 25 процентов своих доходов. Зарплата Петрова равна 12 000 рублей. Сумма НДФЛ составила 1560 рублей. Сумма доходов, из которой  будут удерживаться алименты, составит 10 440 рублей. Алименты будут равны 10 440*25%=2610. Взнос за почтовый перевод составит 70 рублей. Итого из зарплаты Петрова организация удержит сумму равную 2680рублей. В бухгалтерском учете это отразится следующими записями:

     Дт 20 Кт 70 – 12 000рублей – начислена зарплата

     Дт 20 Кт 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» - 1560 рублей.

     Дт 70 Кт 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам» - 2680рублей.

     Дт 70 Кт 50  выдана Петрову заработная плата – 7760рублей

     Дт 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам» Кт 57 – 2680 рублей списана  сумма алиментов после поступления  уведомления об их получении взыскателем.

     2.2.2. Учет расчетов с транспортными организациями.

     По  нормам гражданского законодательства согласно ст. 510 ГК РФ стороны договора купли-продажи могут самостоятельно определять как условия и порядок  доставки товаров,  так и обязанности  продавца и покупателя, связанные  с доставкой. 

     Сделки  купли-продажи (поставки) товаров,  сопровождаются их транспортировкой, причем при этом возможны следующие варианты оплаты транспортных расходов: все оплачивает поставщик, все оплачивает покупатель, транспортные расходы распределяются между поставщиком и покупателем.

     В договоре поставки должен быть определен  порядок доставки товара. Возможны следующие варианты:

     поставщик доставляет продукцию покупателю собственным транспортом;

     покупатель  сам вывозит товар со склада поставщика;

     расходы по транспортировке продукции несет поставщик, при этом доставку осуществляет сторонняя транспортная организация (эти расходы являются издержками поставщика);

     расходы по транспортировке продукции, понесенные поставщиком, возмещаются покупателем (доставку осуществляет сторонняя транспортная организация). Возмещаемые расходы не включаются в выручку поставщика.

     В случае, когда договор купли-продажи  содержит обязанность продавца по транспортировке  реализуемого товара до какого-либо пункта (оговоренного договором), цена товара устанавливается с учетом доставки.

     Если  в тексте договора указано, что транспортные расходы формируют договорную цену товара, их не следует учитывать  раздельно от стоимости товара, даже если эти расходы выделены в договоре (или других первичных документах) отдельной строкой, т. к. в такой ситуации суммы, уплачиваемые поставщику, включающие в себя и доставку, формируют "налоговую" стоимость товаров. В этом случае в договоре поставки (купли-продажи) должно быть однозначно указано, что окончательная цена товара устанавливается с учетом доставки. Если же из условий договора следует, что цена товара сформирована без учета транспортных  расходов, то транспортировка осуществляется сверх цены товара и выступает в качестве отдельной услуги.

     Если в договоре не определены условия распределения обязанностей и расходов сторон по транспортировке товара, то согласно ст. 506 ГК РФ доставить товар должен продавец.

     В ст. 458 ГК РФ определено, что если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара.

     Для правомерного отражения как в  бухгалтерском так и в налоговом учете затрат на оплату транспортных услуг по перевозке товаров должен быть в наличии следующий комплект документов:

     договор перевозки товаров (приложение 8);

     акты сдачи-приемки оказанных услуг (приложение 9);

     счета на оплату оказанных услуг;

     товарно-транспортные накладные на перевозку товаров, принадлежащих организации;

     счета-фактуры (приложение 10), выставленные подрядчиком на организацию согласно требованиям НК РФ.

     Стоимость транспортировки товара может быть включена в цену товара, может быть, и не включена. В первом случае цена реализации товара формируется с учетом стоимости доставки, причем в отгрузочных документах отдельной строкой не выделяется, а покупатель не возмещает поставщику транспортные расходы. Следовательно, стоимость таких услуг - это расходы поставщика. Затраты по доставке продукции покрываются выручкой от ее реализации.

     Такие расходы являются затратами по сбыту  продукции (коммерческими расходами) учитываются на счете 44 «Расходы на продажу».

     В учете поставщика в этом случае делаются следующие записи:

     Дебет 44 Кредит 76 -  отражена стоимость  услуг транспортной организации  по доставке товаров покупателю;

     Дебет 19 Кредит 76 - учтен НДС по транспортным расходам;

     Дебет 76 Кредит 51 - оплачены услуги транспортной компании;

     Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - зачтен НДС по оказанным и оплаченным транспортным услугам;

     Дебет 90-3 Кредит 44 - списаны коммерческие расходы на себестоимость. Если в условиях договора предусмотрено, что обязанность по доставке товаров до покупателя возложена на продавца, в этом случае продавец оказывает покупателю услугу по доставке. В отгрузочных документах стоимость транспортных услуг выделена отдельной строкой, покупатель оплачивает услуги отдельно от стоимости товаров. В этом случае оказание услуг по транспортным перевозкам следует рассматривать как отдельный вид деятельности.

     Выручку от реализации транспортных услуг надлежит отражать на счете 90 "Продажи" (субсчет 90/1 "Выручка"). В организации торговли, оказывающей транспортные услуги, будут иметь место два вида деятельности: торговля и оказание транспортных услуг. Поэтому, выписывая накладную и счет-фактуру покупателю, фирма-поставщик  выделяет сумму транспортных расходов отдельной строкой.

     При этом поставщик не включает в выручку  от реализации суммы, которые он получил от покупателя в качестве возмещения транспортных расходов. Отражает он их так:

     Дебет 62 Кредит 76 субсчет «Расчеты с транспортной компанией» - отражены расходы по доставке продукции, подлежащие возмещению покупателем (включая НДС);

     Дебет 76 субсчет «Расчеты с транспортной компанией» Кредит 51- оплачены услуги транспортной компании;

     Дебет 51 Кредит 62 - от покупателя поступила  сумма возмещения транспортных расходов (включая НДС). 
 
 

3. Пути совершенствования учета с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами.

     На  примере ООО «Комплект» были рассмотрены  теоретические аспекты учета  расчетов с подотчетными лицами, с  разными дебиторами и кредиторами, а также организация их учета. Следует отметить, что организация  учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании.

     1) расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

     2)Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

     Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки  в командировку, которая впоследствии была отменена, и сотрудник получил  от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. Эта разница может быть компенсирована за счет средств из организации на основе принятия решения руководителем.

     3) Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой  целью необходимо автоматизировать   учет расчетов с подотчетными лицами,  что позволит механизировать обработку информации  о командированных работниках,  понизить  вероятность  ошибок  при перенесении информации из  первичных  документов  в  регистры  бухгалтерского  учета,  а  также  сократить  количество  первичной  учетной  документации, это будет способствовать  повышению точности и оперативности  учета  расчетов с подотчетными лицами на предприятии.